Onnistuneen ERP-projektin kulmakivet – katso 6 keskeistä tekijää

ERP-projektit eivät ole hankalasta maineestaan huolimatta rakettitiedettä. Niiden onnistuminen vaatii loppupeleissä muutaman kriittisen tekijän huomioimista ja pitkäjänteistä työskentelyä. Tässä blogitekstissä käymme läpi, mitkä tekijät luovat edellytykset ERP-projektin onnistumiselle.

kaksi läppäriä ylhäältä päin kuvattuna

Määritä tuoteomistaja ja varaa riittävästi resursseja prosessiin

Asiakkaan tiivis osallistuminen on ehdottoman tärkeä osa onnistunutta ERP-projektia. Ilman kunnollista panostusta projektiin on lähes mahdotonta saada asiakasta tyydyttävää lopputulosta, ja koko projekti on molemmille osapuolille erittäin raskas. Parhaan mahdollisimman ERP-järjestelmän toteuttaminen vaatii aina asiakkaan omaa aktiivisuutta, sillä järjestelmästä pitää tehdä asiakkaan näköinen. Tämä vaatii myös luonnollisesti riittävästi oikeiden henkilöiden työajan resursoimista projektiin. Projektiin kuluva aika korreloi suoraan resurssien määrään, tiiviissäkin aikataulussa voi tehdä hyvän projektin jos molemmilla osapuolilla on siihen resursseja. Jos taas on vähän resursseja, niin sitä pidempi on myös projektin aikaikkuna. Asiakkaan tärkeimpiä henkilöitä, jotka ovat koko projektin ajan tiiviisti mukana, ovat tuoteomistaja eli product owner sekä pääkäyttäjä. 

Tuoteomistaja eli Product Owner on vastuussa lopputuotteesta ja tekee päätöksen siitä mitkä kehitysideat viedään läpi ja mitkä priorisoidaan tulevaisuuden kehityslistalle.

Tuoteomistajan tärkeimpiä tehtäviä on asioiden priorisointi eli kehitysideoiden ja kokonaisuuksien asettaminen tärkeysjärjestykseen. Tämän vuoksi tuoteomistajan tulisi olla henkilö, joka ymmärtää laajasti oman organisaationsa toimialaa ja liiketoimintaympäristöä sekä hahmottaa hyvin yrityksen liiketoimintaprosessit ja organisaatiorakenteet. ERP-projektin sujuvuuden kannalta ratkaisevassa asemassa on, että tuoteomistaja on sitoutunut projektiin ja varmistaa tarvittavat resurssit asiakkaan puolelta. Tuoteomistajalla pitää olla riittävä näkemys yrityksen toiminnasta, jotta hän voi tehdä päätöksiä tai vähintään tietää keneltä voi saada vastauksia projektin aikana. Tämä vaatii tuoteomistajalta sitä, että hän tuntee organisaation eri osien tarpeet, osaa ohjata muutosprosessia ja pystyy kommunikoimaan sujuvasti eri sidosryhmien kanssa.

Asiakkaan resurssien ja tuoteomistajan tärkeyttä havainnollistaa peukalosääntö: asiakkaan pitäisi resursoida järjestelmäprojektiin tuplasti se aika, mikä toimittajalta kuluu projektiin. Riittävien resurssien varmistaminen on haastavaa, sillä on täysin ymmärrettävää, että yrityksellä ei ole välttämättä mahdollisuutta irrottaa osaavinta henkilöä täysipäiväisesti projektiin. Jos asiakkaalta ei sisäisesti löydy sopivaa henkilöä, niin paras vaihtoehto on pyytää toimittajalta apua – voimme tarjota konsultin tai projektipäällikön avuksi myös meidän puolelta, jotta projekti saadaan onnistumaan.

ERP-projekteissa tarvitaan aina muutosjohtamista

Järjestelmäprojektin tavoitteena on tyyppillisesti liiketoiminnan parantaminen, prosessien nopeuttaminen, myynnin lisääminen tai mahdollisesti kustannusten vähentäminen – näihin tavoitteisiin peilaten järjestelmää ja liiketoimintaprosesseja tulisi kehittää. ERP-projektin yhteydessä liiketoimintaprosesseja tulisi tarkastella kokonaisvaltaisesti. Työntekijöillä pitää olla hyvä kuva siitä, miksi järjestelmä otetaan käyttöön ja mikä sen rooli on omassa työnkuvassa.  Myös toimittajan puolelta on hyvä alusta asti korostaa, että mikään järjestelmä ei automaattisesti ratkaise yrityksen kaikkia ongelmia, vaan sen käyttöä pitää harjoitella itsenäisesti ja löytää oman organisaation kannalta tehokkaimmat tavat hyödyntää sitä, esimerkiksi millaisia asioita seurata raporteissa.

Asiakkaan tehtävänä on sisäisesti johtaa muutosta ja selvittää eteen tulevia ongelmia. Toimittajan tehtävänä puolestaan on tarjota tuki muutoksen läpivientiin ja hallita odotuksia järjestelmän suhteen, sekä myös kouluttaa ja neuvoa järjestelmän käytössä. Jos muutosvastaisuuteen ei puututa, se voi aiheuttaa käyttöönoton jälkeen suuria ongelmia. ERP-järjestelmän yhtenä tehtävänä on tehdä toiminnasta määrämuotoista, joka vaatii sen, että määriteltyjä toimintatapoja noudatetaan. Työntekijöiden on tärkeä ymmärtää, miksi asiat pitää tehdä tietyllä tavalla, joka voi poiketa vanhoista käytännöistä. ERP-järjestelmän käyttöönotto ei tarkoita jokaisen työtehtävän nopeutumista ja automatisointia, vaan ratkaisevassa asemassa on yrityksen kokonaistehokkuus ja asioiden helpompi seuranta. Jos työntekijät joutuvat opettelemaan paljon uusia asioita eivätkä koe, että heidän työnkuvansa helpottuu, niin ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii erityisen aktiivista muutosjohtamista.

Toimittajan tehtävänä on varmistaa laadukas ja sujuva projektin eteneminen

Vaikka painotamme asiakkaan roolia ja aktiivista osallistumista järjestelmäprojektiin, niin myös toimittajalla on tärkeä rooli ERP-projektin onnistumisessa. Loppupeleissä toimittajan asiantuntijuus, strukturoitu projektinhallinta ja kyky ratkaista eteen tulevat haasteet vaikuttavat suuresti projektin lopputulokseen. Toimittajan projektipäällikön pitää hallita kokonaisuutta sekä ohjata prosessia projektiryhmän lisäksi. Mitä enemmän projektipäällikkö pystyy opettamaan samalla kun asioita käydään läpi, niin sitä enemmän asiakas oppii ja yritykseen muodostuu projektin aikana sisäisiä osaajia. Projektin alussa tulisi yhdessä määritellä myös projektikäytännöt, toimitusmenetelmä ja kehityssykli, ja molempien osapuolten tulisi sitoutua näihin yhdessä sovittuihin käytäntöihin.  Lue blogista tarkempi kuvaus miten toteutamme Odoo ERP-projektit.

Toimittajan puolelta onnistuneen projektin kannalta avainasemaan nousee myös järjestelmän tuntemus. On ensisijaisen tärkeää, että toimittaja tuntee järjestelmän hyvin, jotta se saadaan palvelemaan asiakkaan liiketoimintaa. Tämä varmistetaan kattavalla määrittelyllä, sillä vasta asiakkaan prosessien yksityiskohtaisella tarkastelulla saadaan selville, miten järjestelmä voidaan parhaiten valjastaa asiakkaan hyödyksi. Asiakkaan kannalta on tärkeää, että ERP-järjestelmä on laadukas eli sen kanssa ei tule ongelmia ja virhetilanteita. Jokainen tauko työnteossa virhetilanteiden takia vähentää tehokasta työaikaa. Järjestelmän laatuun linkittyy myös sen koodin laadukas toteutus. Se miten järjestelmän koodi on toteutettu vaikuttaa erityisesti järjestelmän elinkaarikustannuksiin. Lue lisää mitä tarkoittaa laatu ERP-järjestelmissä täältä.

Järjestelmän vaiheittaisella toteutuksella py​​stytään välttämään perinteisen ERP-projektin sudenkuoppia

Järjestelmän tuntemukseen ja asiantuntijuuteen linkittyy myös asiakkaan haastaminen ERP-projektissa. Vaikka pyritään aina saamaan asiakkaan liiketoiminnan kannalta paras mahdollinen ratkaisu, niin asiakkaan jokaista toivetta järjestelmän suhteen ei pidä kuitenkaan toteuttaa. ERP-projekteissa pitäisi pyrkiä aina siihen, että hyödynnetään mahdollisimman pitkälle järjestelmälle ominaisilla prosesseilla ja toimintatavoilla. Vasta sitten kun on rauhassa tutustunut järjestelmään ja sen toimintalogiikkaan, voidaan oikeasti todeta onko siinä jokin hidastava tekijä tai puuttuva ominaisuus, ja alkaa miettimään järjestelmän räätälöintiä. Räätälöidyt ominaisuudet ovat perusteltuja tietyissä projekteissa ja järjestelmissä, mutta monessa tapauksessa asiakkaalla ei ole käsitystä, mitä seurauksia räätälöidyillä ominaisuuksilla saattaa olla. ERP-projektin tavoitteena on tottakai täyttää asiakkaan toiveet ja tarpeet parhaalla mahdollisella tavalla, mutta asiantunteva järjestelmätoimittaja osaa tarjota erilaisia vaihtoehtoja ja ratkaista asiakkaan tarpeen myös ilman räätälöintiä. Tarve voidaan ratkaista esimerkiksi toimintatapojen muutoksella, käyttöohjeilla, järjestelmän konfiguroinnin avulla tai käyttämällä kolmannen osapuolen komponentteja. Järjestelmän räätälöinti tulisi aina olla viimeinen vaihtoehto, sillä se vaikuttaa aina myös järjestelmän elinkaarikustannuksiin.

Modernit ERP-järjestelmät, kuten Odoo, kannattaa ottaa käyttöön vaiheistetusti. Tämä tarkoittaa, että tehdään ensin “MVP-toteutus” (minimum viable product), joka tarkoittaa käytännössä sitä, että tehdään ensin kevennetty versio järjestelmästä, mutta joka on asiakkaalle toiminnallisesti riittävä kokonaisuus. MVP-toteutuksen ideana on, että ensimmäinen versio sisältää kaikkein kriittisimmät ominaisuudet, mutta ei vielä kaikkia haluttuja ominaisuuksia, vaan tarkoitus on laajentaa järjestelmää vaiheittain. Mitä pienemmissä kokonaisuuksissa järjestelmä pystytään määrittämään sitä helpompaa ja nopeampaa sen käyttöönotto on. Moderniin ERP-järjestelmään voi aina lisätä uusia ominaisuuksia jälkikäteen ilman räätälöintiä tai massiivisia lisäkuluja. Lue lisää modernin ERP-järjestelmän hyödyistä.

Vaiheistuksen avulla pystytään välttämään perinteisiä ERP-projektin sudenkuoppia eli aikataulun venymistä ja budjettien ylittymistä. Vaiheistus myös totuttaa käyttäjät pikkuhiljaa järjestelmään ja pienentää oppimiskynnystä, koska käyttäjille koulutetaan ja heidät totutetaan järjestelmän eri toimintoihin useassa vaiheessa. Kun järjestelmää on opittu käyttämään kunnolla lisääntyy myös ymmärrys järjestelmän mahdollisuuksista jatkokehitystä varten. Monelle yritykselle vaiheistettu käyttöönotto on suositeltava vaihtoehto, sillä valtavan yksittäisen ratkaisun käyttöönotto on usein korkeariskinen, pitkäkestoinen ja kallis hanke. 

Yhteispeli ja jatkuva kommunikointi luo puitteet onnistuneelle projektille

Lähes jokaisessa ERP-projektissa tulee eteen haasteita, sillä ERP-järjestelmät ovat moniulotteisia kokonaisuuksia, joihin liittyy monia eri toiminnallisuuksia, mahdollisesti muita järjestelmiä ja mukana on useita eri sidosryhmiä, joilla on erilaisia tarpeita. Kuitenkin, jos perusasiat on kunnossa ja osataan ennakoida, niin haasteista huolimatta projekti voidaan saada onnistuneesti maaliin. Keskeistä projektin kaikissa vaiheissa on avoin kommunikaatio ja yhteistyö. Jos budjetti venyy tai aikataulu on epärealistinen, niin hyvällä kommunikoinnilla voidaan reagoida tilanteeseen ja sopia yhdessä tarvittavat korjausliikkeet. Joskus projektin budjettia on hyvä venyttää, jotta saadaan järjestelmä varmasti palvelemaan asiakkaan tarpeita tai viivyttää projektia, jotta asiakas saa lisäaikaa opetella järjestelmän käyttöä ja testata se perusteellisesti ennen julkaisua. Nopealla reagoinnilla voidaan välttää ongelmia tulevaisuudessa ja saada pitkällä aikavälillä paras ratkaisu. ERP-järjestelmä on aina pitkän aikavälin sijoitus ja päätökset tulisi suhteuttaa aina huomioiden kokonaisuus ja järjestelmän elinkaari.

Yhteenveto ERP-projektin onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä

1) Ennen ERP-projektin aloitusta tuoteomistajan määrittäminen, joka on sitoutunut projektiin ja joille resursoitu riittävästi aikaa.

2) Aktiivinen muutosjohtaminen, muutosvastaisuuden tunnistaminen ja siihen puuttuminen.

3) Toimittajan asiantuntijuus järjestelmän suhteen ja asiakkaan haastaminen tarvittaessa. 

4) Laadukas ja strukturoitu projektinhallinta.

5) Vaiheittainen “MVP-toteutus”, projektin pilkkominen osiin pienentää oppimiskynnystä ja pitää projektin aikataulussa.

6) Avoin kommunikaatio läpi koko projektin sekä ennakoiva ongelmien tunnistaminen ja niihin puuttuminen.

Blogin asiantuntijat

Blogin asiantuntijoina toimivat Avoin.Systemsin toimitusjohtaja Tuomo Aura ja ERP-projektipäällikkö Pekka Ikonen, joilla on monen vuoden kokemus ERP-projekteista ja Odoo-järjestelmästä.

Tuomo Aura
CEO

Pekka Ikonen
Project Director