Älä lykkää ERP-projektia, vaan investoi ajoissa yrityksen kasvuun

ERP-projekti – pakollinen paha ja tuskainen taival? Näin moni asiakas vaikuttaa ajattelevan. On todella yleistä, että projektin aloittamista pitkitetään toistuvasti, huolimatta siitä, että yrityksessä on jo tunnistettu tarve uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle. Vielä huonommassa tilanteessa yrityksessä on jopa tehty päätös ostettavasta järjestelmästä, mutta syystä x, y tai z projektin aloittamista silti lykätään. Tässä blogissa käymme läpi mitä haittaa ERP-projektin lykkäämisestä on ja annamme 5 konkreettista vinkkiä ERP-hankkeen sujuvaan käynnistämiseen.

Milloin kannattaa hankkia ERP-järjestelmä?

ERP-järjestelmän hankkimisen lykkäyksen syynä on usein vetoaminen kiireeseen tai muuten huonoon ajankohtaan liiketoiminnan kannalta “Nyt just on liian kiire, me palataan asiaan kun on vähän rauhallisempaa”. Todellisuudessa tällaista asiakkaiden odottamaa rauhallista ja hyvää hetkeä ERP-projektin toteuttamiselle ei tule koskaan. Pahimman sesongin keskellä ERP-projekti voi olla stressaava, mutta kiire on silti pelkästään tekosyy projektin lykkäämiselle.

ERP-projektit ovat luonnostaan pitkäkestoisia ja niihin menee helposti 4-8 kuukautta, tai jopa enemmänkin aikaa. Millä yrityksellä sitten muka on yli 4 kuukautta rauhallista aikaa ERP-projektin läpivientiin? Oikein arvattu – sellaista ei ole olemassa. Jos liiketoiminnan kannalta tulee liian hiljaista, niin yritykset eivät uskalla investoida ERP-järjestelmään. Asiaa kannattaa kuitenkin ajatella näin: jos joku yrityksen nykyisistä toiminnoista toimii esteenä kasvulle, miksi lykätä järjestelmän hankintaa, joka auttaa kasvamaan? Koska hyvää hetkeä ERP-projektille ei ole olemassa, on sen hankintaan hyvä varautua ajoissa ja varata tarvittavat resurssit hankkeen läpivientiin mieluummin ennakkoon kuin viime hetkellä.

ERP-projektin lykkääminen lisää hankkeen epäonnistumisen riskiä

ERP-järjestelmän yhtenä tärkeänä tehtävä on luoda edellytyksiä kasvulle, mutta mitä haittaa ERP-järjestelmän ostamisen lykkäämisestä sitten on? Sen lisäksi, että yrityksesi junnaa paikallaan ja henkilöstön motivaatio laskee, on ERP-hankkeen lykkäämisellä myös monia muita haittapuolia. Pahimmillaan ERP-projektia lykätään siihen asti, että on ihan viimeinen hetki päivittää järjestelmä, jolloin projekti tehdään pakosta ja kiireellä. Tämä on lähtökohtaisesti erittäin huono tilanne ja voi johtaa moniin ongelmiin tulevaisuudessa.

Kiireellä läpi viedyssä projektissa voi tulla eteen osa tai jopa kaikki seuraavista ongelmista:

  • Koska on kiire, suunnittelulle ei ole tarpeeksi aikaa ja joku keskeinen ERP-järjestelmän osa-alue voi jäädä liian vähälle huomiolle. Kun tämä tulee projektissa esille myöhemmin, nostaa se projektin kustannuksia ja venyttää projektin aikataulua
  • Nopeasti läpiviety ERP-hanke luo helposti muutosvastaisuutta. Uuden ERP-järjestelmän käyttöön liittyy lähes aina myös prosessimuutoksia. Jos näitä ei viestitä henkilöstölle oikein ja perustella niiden tarvetta, laskee se työntekijöiden motivaatiota ja luo muutosvastaisuutta. Jotta uusi ERP-järjestelmä saadaan tehokkaasti käyttöön on tärkeää, että avaintyöntekijät ovat motivoituneet käyttämään sitä ja osaavat käyttää sitä oikein.
  • Jotta saadaan järjestelmä julkaistua aikataulussa, ruvetaan projektissa oikomaan, jolloin esimerkiksi koulutus jää liian vähälle sekä kunnollinen testaus jää tekemättä tai liian vähäiseksi. 
  • Kun järjestelmää ei ole opittu käyttämään oikein tai osia jäänyt tekemättä, niin järjestelmää pidetään huonona. Tämä korreloi tulevaisuuden kustannuksiin jos pitää uudelleen kouluttaa tai tehdä uusi ERP-projekti, jotta saadaan koulutuksen ja testauksen vähäisyydestä johtuvat “virheet ja puutteet” korjattua. 

Hyvissä ajoin aloitettu projekti voi jakaantua pidemmälle aikavälille ja olla temmoltaan rauhallisempi. Tällöin voidaan panostaa järjestelmän koulutukseen ja harjoitteluun, jolloin on helpompi sisäistää järjestelmän ominaisuudet ja saada siitä kaikki hyöty irti. Järjestelmän hankinta on huomattavasti stressittömämpi kun sen voi tehdä omaehtoisesti, tällöin voit vaikuttaa itse aikatauluun ja suunnitteluun. Näin ollen voit myös todennäköisesti tehdä parempia ratkaisuja, koska isoin määrittävä tekijä päätöksissä ei ole liian tiukan aikataulun toteutuminen.

5 vinkkiä ERP-projektin sujuvaan käynnistämiseen

1. Delegoi vastuuta

Vaikka olisit ERP-hankkeen käynnistäjä tai päätöksentekijä, sinun ei tarvitse tehdä projektia yksin ja olla kaikesta vastuussa. Yrityksen sisällä on hyvä olla selkeä vastuuhenkilö, jolle on resursoitu riittävästi aikaa yrityksen tarpeita vastaavien ERP-järjestelmien kartoitukseen. Tehokkain tapa saada projekti etenemään on määrittää ERP-projektille projektipäällikkö, joka on sitoutunut hankkeeseen ja jolla on tarpeeksi tietoa yrityksen prosesseista päätöksenteon tueksi. Projektipäällikkö on myös luontainen henkilö, joka tulevaisuudessa tulee toimimaan järjestelmän pääkäyttäjänä.

2. Nykyprosessien kartoitus ja ongelmakohtien tunnistaminen

Nykyprosessien määrittely ja niiden ongelmakohtien tunnistaminen on ensimmäinen askel onnistuneeseen järjestelmähankintaan. Jos ERP-projektin aloittaminen tyssää aina siihen, että ei ole aikaa tarkastella nykyisiä prosesseja ja kartoittaa sopivia järjestelmiä, niin prosessi kannattaa aloittaa määrittelyprojektilla asiantuntevan kumppanin kanssa. Vaatimusmäärittelyllä saadaan kattava kuvaus yrityksen nykyisistä prosesseista, niiden kehityskohteista ja valmis projektisuunnitelma ERP-järjestelmän varsinaiseen toteutukseen. Ennen kaikkea tärkein tulos on, että kaikilla yrityksessä on yhteinen näkemys siitä, mitä vaatimuksia ja odotuksia on uudelta ERP-järjestelmältä. On tärkeää muistaa, että mikään järjestelmä ei pysty täyttämään kaikkia yrityksen toiveita ja järjestelmän räätälöiminen jokaista pientä yksityiskohtaa myöten ei ole järkevää. Toiminnallisuuksia miettiessä kannattaa tähdätä siihen, että järjestelmä toteuttaa 80 % yrityksen toiminnallisuuksista ei 100 %.  Lue lisää miksi liiallista räätälöintiä kannattaa välttää ERP-projekteissa. 

3. Määritä prioriteetit

Kolmas vinkkimme on toiminnallisuuksien priorisointi. ERP-järjestelmää ostaessa on hyvä tiedostaa, että ERP on lähes aina jonkinasteinen kompromissi. Jos ei ole valmis muuttamaan yrityksen prosesseja vastaamaan täysin ostettavaa järjestelmää (harva yritys on), niin toiminnanohjausjärjestelmältä vaadittavien ominaisuuksien priorisointi auttaa vertailemaan eri järjestelmiä. Tee listaus järjestelmältä halutuista ominaisuuksista ja valitse prioriteetit yrityksesi pääliiketoiminnan ja tärkeimpien prosessien mukaan. Jos tärkein toiminnallisuus jota ERP-järjestelmältä haetaan on varastonhallinta, niin kannattaa valita järjestelmä, joka hoitaa sen tehokkaimmin. Prioriteettien määrittämisen jälkeen kartoita näihin suhteutettuna sopivat järjestelmät ja niiden toimittajat. Valitse niistä muutama parhaiten itsellesi sopiva, joilta pyydät tarkemman esittelyn. Mikäli vertailu tuntuu vaikealta kysy toimittajilta vastaavan toimialan referenssejä.

4. Aikatauluta ja resursoi ajoissa

On melko hyvin tiedossa, että ERP-järjestelmä on investointi. Pelkkä rahasumman investointi ei kuitenkaan riitä, vaan ERP-projektiin tarvitaan myös riittävästi yrityksen avainhenkilöitä mukaan. Kiireisessä yritysmaailmassa on vaikeaa löytää tarvittava aika projektin läpivientiin ilman kunnollista valmistautumista. Kartoita paljonko resursseja tarvitaan mihinkin vaiheeseen, aikatauluta ja resursoi projekti sinulle sopivalle aikataululle. Sitoudu tähän aikatauluun. Hidaskin projekti on parempi kun ERP-projektin lykkääminen.

ERP-projekti alkaa paljon varhaisemmassa vaiheessa kuin itse järjestelmän toteutus. Tämä kannattaa ottaa ajoissa huomioon ja varata kartoitukseen oma aikansa ja varsinaiseen projektiin kuluva aika erikseen. Resursoi ennakkoon koko projekti tarpeeksi pitkälle aikavälille, näin vältytään aikataulun viivästyksiltä kun yritetään saada projekti maaliin liian tiukassa aikataulussa. Esimerkiksi näin: ERP-järjestelmien selvitykseen 3 kuukautta, jonka jälkeen 2 kuukauden päästä projektin aloitus ja 3-6 kuukautta järjestelmän varsinaiseen toteutukseen ja käyttöönottoon. Järkevä aikataulutus takaa sen, että toimittajalla sekä yrityksessä sisäisesti on tarpeeksi aikaa varautua projektiin. On hyvä tiedostaa, että erityisesti toimittajan kannalta tieto projektin aloitusajankohdasta on hyvä saada vähintään pari kuukautta ennakkoon sen sijaan, että toiveena on “aloitus niin pian kuin mahdollista”. 

5. Määritä deadline päätökselle

Viimeinen, mutta lähestulkoon tärkein vinkkimme on: tee myös päätökselle deadline ja pysy siinä. Päätöksen jälkeen toimittajan kanssa voi vielä säätää itse projektin toteutuksen aikataulua, resursseja ja ketkä henkilöt osallistuvat mihinkin vaiheeseen. Jos päätökselle ei aseteta deadlinea, jätetään se usein viime tinkaan. ERP-projektia ei kannata viedä pikavauhdilla läpi ja  aikaa kannattaa varata myös projektista viestimiseen henkilöstölle ja muille sidosryhmille riittävän ajoissa.

Onko yritykselläsi haasteita ERP-projektin käynnistämisessä? Autamme kartoittamaan sopivan ratkaisun yrityksenne tarpeisiin sekä autamme ERP-hankkeen läpiviennissä.