Odoon prosessit tutuiksi 4: Ostot ja hankinnat

Hankinnat ja ostot muodostavat merkittävän osan materiaalihallintoa tekevän yrityksen työtaakasta, ja Odoo tarjoaa erinomaiset työkalut niiden ohjaamiseen. Varastoblogissamme kerroimme jo muutamia ostojen ominaisuuksia, mutta nyt on hyvä mennä syvemmälle asiaan ja käydä koko prosessi läpi.

Tarpeiden synnyttäminen

Kaikki ostot lähtevät jonkinlaisesta tarpeesta. Odoossa tarpeet voidaan karkeasti luokitella kahteen: automaattisesti syntyviin ja manuaalisesti tehtyihin. Automaattisesti syntyvät tarpeet perustuvat esimerkiksi saldoihin (hälytysrajat); mutta ne voivat myös olla suoraan esimerkiksi myyntiin tai valmistukseen perustuvia (MTO ja suoratoimitus). Automaattiset tarpeet siirtyvät ostoiksi, kun tuotteella käytetään Osto-reittiä. Tämän lisäksi tuotteella tulee tietenkin olla toimittajatiedot, jotta Odoo pystyy luomaan tarjouspyynnön tuotteista. Hälytysrajoilla pystyt määrittelemään varastokohtaisesti tuottelle minimi- ja maksimisaldot. Kun tuotteen määrä on alle minimimäärän, tehdään uusi tarjouspyyntö.

Manuaaliset tarpeet luodaan joko käyttämällä tuotteen tilauspyyntö-nappia tai tekemällä suoraan uusi tarjouspyyntö.

Tarjouspyyntö, ostotilaus ja tavaran vastaanotto

Kun tarve on syntynyt, tuli se mitä reittiä tahansa, se päätyy tarjouspyynnöksi (RFQ, request for quotation). Hinnat otetaan toimittajatietojen takaa, johon pystyy liittämään myös esimerkiksi valuutan ja määräalennuksen. Mikäli samalle toimittajalle syntyy useampia automaattisia tarpeita, ne kootaan auki olevalle tarjouspyynnölle – näin saadaan esimerkiksi viikon ostot kerättyä kaikki yhdelle tarjouspyynnölle. Tarjouspyynnön voi sitten lähettää toimittajalle, joka kertoo joko koko tilaukselle tai tuotekohtaisesti toimituspäivän sekä varmistaa hinnat. Sen jälkeen tarjouspyynnön voi hyväksyä. Samoin kun myynneissä, ostoissa tarjouspyynnön hyväksyntä ostotilaukseksi synnyttää varastotoiminnot – tässä tapauksessa vastaanotot tuotteista.

Tarjouspyynnön lähettäminen asiakkaalle, vahvistaminen ostotarjoukseksi ja varaston vastaanotto Odoossa.

Vastaanotot käsitellään normaalisti varastomoduulissa. Kuten myyntitilauksilla, ostotilausten vastaanotoilla on linkki ostotilauksen riveihin, joten vastaanotettuja määriä voidaan verrata tilattuihin määriin. Mikäli varastonarvostus on tuotteilla automaattinen, ne kirjataan ostotilausten hintojen perusteella vastaanoton yhteydessä taseeseen. Jos kyseessä on suoratoimitus, kohdeosoitteena on loppuasiakkaan osoite, muuten Odoossa oleva varaston osoite.

Ostot ja kirjanpito

Ostolaskujen suhteen toimintatapa riippuu pitkälti käytettävästä kirjanpidon järjestelmästä sekä yrityksen käytännöistä. Mikäli kirjanpidon järjestelmänä on Odoo, tuodaan ostolaskut laskunvälittäjän rajapinnan kautta (esim. Maventa) ja täsmäytetään ostotilaukseen. Avoin.Systemsin lisäominaisuudella voidaan myös luoda maksumääräys yhdelle tai useammalle laskulle samalla. 

Jos kirjanpito suoritetaan toisessa järjestelmässä, esimerkiksi Procountorissa tai Netvisorissa, ostolaskut saapuvat sinne. Ne voidaan myös tuoda Odooseen tarkistusta varten rajapinnan yli, mutta pääsääntöisesti paras lähestymistapa on se, että ostolaskujen tarkistus tapahtuu pitämällä sekä Odoo että kirjanpitojärjestelmä samaan aikaan auki ja verraten laskuja. 

Ostoon liittyvät kulut voidaan kirjata osaksi varastonarvoa landed cost -toiminnolla. Sillä pystytään ottamaan esimerkiksi rahti-, tulli- ja käsittelykuluja niin, että ne vaikuttavat eri laskentasääntöjen perusteella ostettujen tuotteiden varastonarvostukseen.

Miten Odoon ostojen hallinta voisi palvella sinun yritystäsi?

Täysin saumattomana järjestelmänä Odoo tarjoaa mahdollisuuksia mitä erilaisimpiin käyttötapauksiin, ja ostot eivät ole millään tavoin poikkeus tähän. Esimerkiksi saman konsernin sisäinen kauppa pystytään hyvin pitkälti automatisoimaan niin, että yhden yrityksen ostotilaus synnyttää toiselle automaattisesti vahvistetun myyntitilauksen. Näin yritykset pystyvät tekemään toistensa tuotteilla kauppaa niin, että kirjanpito ei missään kohti mene sekaisin. Toisaalta pystytään myös yhdistämään esimerkiksi myyntiä, valmistusta ja ostoja. Tilauskohtaisesti räätälöitäville tuotteille pystytään tekemään suoraan myynnistä valmistustilaus, muokkaamaan osalistaa ja synnyttämään komponenteista ostotilauksia; myös alihankintana toteutettava kokoonpano onnistuu.

Ostojen tekeminen järjestelmällisesti ja tehokkaasti on elinehto monella alalla. Odoon kattavat raportointimahdollisuudet antavat työkalut niin myyntien kuin ostojenkin seurantaan. Automaattiset hankintatavat taas vähentävät manuaalista työtä ja virheiden riskiä. Hyvin alusta asti konfiguroitu järjestelmä tukee yrityksen tehokkuutta, kasvua ja työn mukavuutta. 

Wiisas Odoon avulla ostojen hallinta ja automatisointi on helppoa. Wiisas Odoossa saat sekä järjestelmän integraatioineen että kattavan tuen konfigurointiin ja omien prosessien kehittämiseen. Näiden lisäksi samaan palveluun kuuluu tietenkin kattavat koulutukset, päivittäistä tekemistä helpottava ohjekirja sekä asiantunteva asiakaspalvelu.

Lue kaikki Odoon prosessit tutuiksi -blogisarjan osat täältä:

Ota yhteyttä ja kysy lisätietoja

Lähetä viesti yhteydenottolomakkeella