Myynti on keskeinen osa jokaisen yrityksen toimintaa ja moderneilla yrityksillä sen tukena toimii asiakkaiden hankintaan ja hallintaan tarkoitettu työkalu: CRM- eli Customer Relationship Management -järjestelmä. Tässä Odoon prosessit -blogisarjan osassa käymme läpi sitä, minkälaisen prosessin läpi myynti menee, ja minkälaisia ominaisuuksia Odoosta löytyy.

Odoon CRM- ja myyntiprosessit

Odoossa CRM ja myynti jakautuvat samannimisiin moduuleihin. CRM Odoossa tarkoittaa ensisijaisesti uusien asiakkaiden hankintaan tarkoitettua työkalua, jolla saadaan erilaiset myyntimahdollisuudet yhden katon alle järjestelmällisesti ja määrämuotoiseen formaattiin. Ensisijaisesti pyritään tarjoamaan työkalu siihen, että myyntitiimi pysyy ajan tasalla jokaisesta myyntitapauksesta ja, että myynnin putken seuranta on helppoa ja tehokasta. Myynnin puolella päästään siihen, mikä yritykselle loppujen lopuksi tuo tuloa – eli myyntitarjouksiin ja tilauksiin. 

Zoomaa ja tarkastele Odoon CRM- ja myyntiprosessien kokonaiskuvaa

Prosessi lähtee liikkeelle ensimmäisestä yhteydenotosta

Aloitetaan prosessin läpikäyminen siitä, mistä se aina lähtee – asiakkaasta. Usein homma lähtee liikkeelle asiakkaan omasta aloitteesta, esimerkiksi verkkosivujen yhteydenottolomakkeesta tai suorasta sähköpostista. Nämä on hyvä kytkeä suoraan Odooseen: esimerkiksi myynnin sähköpostilaatikko voidaan kytkeä Odooseen niin, että sinne tulevat sähköpostit muodostavat liidejä. Vastaavasti verkkosivuja voidaan hyödyntää esimerkiksi Avoin.Systemsin WordPress-integraatiolla, josta voidaan liittää interaktiiviset lomakkeet suoraan Odooseen. Web-veistämöltä saat verkkosivut, jotka soljuvat saumattomasti Odoon kanssa!

Liidien vastuutus ja aikataulutetut toimenpiteet helpottavat seurantaa

Liidien lähteestä huolimatta, tärkeintä on, että niille tehdään jotain. Ensimmäinen askel liidin saapumisen jälkeen onkin se, että Odoo vastuuttaa myyntihenkilön liidille. Näin vastuu liideistä on selkeä, ja liidiä saadaan liikkumaan eteenpäin. Vastuutettu henkilö ottaa liidin käsittelyyn ja täydentää sen tiedot, mukaan lukien yhteyshenkilön sekä yrityksen tiedot, sekä arvioi oman osaamisensa pohjalta mahdollisuuden prioriteetin. Sen jälkeen aloitetaan itse myyntityö.

Jokaisella liidillä käyty keskustelu ja viestit jäävät näkymiin ja voidaan asettaa aikataulutettuja toimintoja, jolloin tehtyjä toimenpiteitä voidaan seurata vaivattomasti

Selkeästä kanban-näkymästä hahmottaa koko myyntiputken tilanteen

Avoin.Systemsin kaikissa ERP-projekteissa teemme myynnin prosessien kartoituksen, jonka hyöty tulee tässä kohdin esiin. Oli sitten prosessin ensimmäinen askel sähköpostiviesti, puhelu, tai tapaaminen, se asetetaan aikataulutettuna toimintona myyjälle tehtäväksi, kuten myös prosessin muut vaiheet. Jokainen aikataulutettu toiminto tallennetaan Odooseen niin, että myynnin johto tietää mitä myyntitiimi tekee eikä mahdollisuuksia jää roikkumaan. Kanban-näkymästä niin myyjät kuin johtajat näkevät koko myyntiputken tilanteen, ja hyvin määritellyllä myyntiprosessilla saadaan parannettua merkittävästi myynnin tehokkuutta. Kun myynnin esityö on tehty, ja asiakas pyytää tarjouksen, tehdään se suoraan Odoossa hyppäämällä myyntimoduulin puolelle.

Odoon CRM-moduulin kanban-näkymä

Tarjouksen tekeminen

Myyntimoduulissa ensimmäinen vaihe on myyntitarjouksen tekeminen. Tämä voidaan tehdä joko tyhjällä pohjalla, tai nopeammin valitsemalla tarjouspohja. Näin saadaan tarjoukselle myyntirivit tietoineen, mutta edelleen muokattavassa muodossa. Voit muokata, poistaa ja lisätä myyntirivejä, liittäen niihin tuotteet ja määrät. Myyntiriville voidaan myös asettaa rivikohtaiset prosenttialennukset, yksikköhinnat. Verokannat otetaan tuotteelta, peilaten myös asiakkaan tietoja: ei enää vääriä veroja ulkomaanmyynteihin! Varastoitavissa tuotteissa niiden ennustetut varastosaldot näkyvät suoraan rivin info-napista. Kun valitaan asiakas myyntitarjoukselle, Odoo ottaa automaattisesti liittyvät tiedot tarjoukselle, kuten hinnaston ja verokannan. Asiakkaan lisäksi voidaan valita erikseen laskutus- ja toimitusosoitteet. Mikäli hinnasto ei tule asiakkaan tai asiakkaan maan perusteella (esim. hinnastot eri valuutoissa), se voidaan asettaa myös manuaalisesti. Mikäli halutaan, voidaan asettaa tarjoukselle laskentasääntöjen perusteella toimituskulut. 

Käytä tarjouspohjaa tai täytä tiedot manuaalisesti

Myyntitarjoukselle tulee asettaa liuta muita kenttiä, joista osa voidaan asettaa suoraan tarjouspohjalla, ja osa tulee asettaa manuaalisesti, ja osaa ei jokaiselle myyntitilaukselle tarvitsekaan täyttää. Näistä tärkeimmät ovat:

  • Myyjä – tarjouksen ja myöhemmin tilauksen vastuuhenkilö. Tätä voidaan vaihtaa myöhemmin, mikäli tarpeellista.
  • Myyntitiimi –  tämä on tilastotieto, jonka avulla voidaan seurata eri myyntitiimien onnistumista.
  • Asiakasviite – Tämä näkyy osana myyntitilauksen viitettä asiakkaalle.
  • Varasto – määrittelee, mistä tämän myyntitilauksen varastoitavat tuotteet lähetetään oletuksena.
  • Incoterms – kansainväliset toimitusehdot.
  • Lähetyssäännöt –  tähän valitaan, halutaanko tuotteiden lähtevän niin nopeasti kuin mahdollista, vai odotetaanko kaikkien tuotteiden saatavuutta ennen lähetystä.
  • Toimituspäivä – Odoo tarjoaa ehdotuksena tähän päivämäärää perustuen tuotteiden ja toimittajien toimitusaikoihin sekä yrityksen käsittelyaikoihin, mutta siihen voi myös manuaalisesti valita haluamansa toimituspäivän.
  • Verokanta – mikäli verokanta eroaa asiakkaan normaalista verokannasta, se voidaan asettaa myyntitarjouskohtaisesti.
    Näiden tietojen lisäksi voidaan asettaa esim. raportointitietoja.

Odoon myyntitarjouksen täyttäminen saattaa näiden ohjeiden perusteella näyttää työläältä, mutta oikein pidetyllä tuote- ja asiakastietokannalla sekä tarjouspohjien avulla siitä voidaan tehdä hyvin nopea ja tuskaton prosessi. Automaation ja selkeän käyttöliittymän avulla varmistetaan myös että myyntitarjous vastaa esimerkiksi varaston saatavuutta.

Verkkotarjoukselta asiakas voi suoraan kommentoida, hyväksyä tai hylätä tarjouksen

Myyntitarjouksen lähetys asiakkaalle voidaan tehdä usein tavoin. Yksi Odoon parhaista ominaisuuksista on ns. verkkotarjous, joka voidaan lähettää suoraan asiakkaalle. Sitä voidaan pitää yksinkertaisena, jolloin siihen tulee ainoastaan myyntitarjouksen rivit, tai rikastettuna, jolloin siihen voi myyntitarjouspohjan perusteella asettaa lisämateriaalia: tekstiä, kuvia ja videoita. Asiakas voi suoraan verkkotarjoukselta kommentoida, hylätä tai hyväksyä allekirjoituksen kera myyntitarjouksen. Vaihtoehtoisesti myyntitarjous voidaan luoda .pdf-muodossa ja lähettää sähköpostilla suoraan asiakkaalle tutkailtavaksi Odoosta. Samalla kun tarjous lähetetään asiakkaalle Odoosta, sen tilaksi muuttuu ‘Tarjous lähetetty’.

Asiakas voi verkkotarjoukselta suoraan hyväksyä ja allekirjoittaa tarjouksen

Keskustelu ja kommentit linkittyvät suoraan myyntitarjoukselle

Lähetettiin tarjous millä tahansa tavalla, siitä käyty keskustelu pitäisi säilyä myyntitarjouksen alla Odoossa, jotta muut työntekijät näkevät tarvittaessa kaiken tiedon. Sähköpostikeskustelut asiakkaan kanssa, sisäiset keskustelut sekä aikataulutetut toiminnot ja muutokset myyntitarjouksella tallentuvat kaikki lokiin, jättäen selkeän jäljen työn teosta.

Sellaiset tilaukset, jotka eivät kulje tarjousvaiheen läpi, kuten esimerkiksi integroidun verkkokaupan tilaukset, eivät kulje tämän tarjousprosessin läpi, vaan tulevat suoraan vahvistetuiksi myyntitilauksiksi ja aiheuttavat vastaavat Odoon toimenpiteet. Näin mahdollistetaan erittäin vahva skaalautuvuus – kysy lisää Odoon ja verkkokaupan ratkaisuista Avoin.Systemsin myyntitiimiltä!

Tarjouksen hyväksyminen – tehtiin se manuaalisesti tai asiakkaan toimesta verkkotarjoukselta – pistää Odoon toimintaan. Riippuen tuotteiden tyypeistä, laskutusperiaatteista ja logistiikkareiteistä, myynti voi luoda niin toimitustilauksia, ostoja kuin laskujakin. Näin vahvistettu tarjous heijastuu koko organisaation läpi toiminnallisesti jaoteltuna. 

Odoon CRM- ja myynti-toiminnoilla seuraat yrityksen toimintaa vaivattomasti

Odoon myyntiprosessin ytimessä on, että se muuntaa paljon taitoa ja osaamista vaativan myyntitoiminnan sellaiseksi, että sen eteen tehty työ, tulokset ja prosessit ovat näkyvissä selkeästi ja helposti. Näin pystytään tekemään ennusteita yrityksen tulevaisuudesta ja parantamaan toimintaa määrämuotoisesti. Vaikka myynti tietenkin ajaa yritystä eteenpäin, vähintäänkin yhtä tärkeää on se, mitä siitä seuraa – eli miten hoidetaan myytyjen tuotteiden tai palveluiden toimitus. Tästä aiheesta lisää blogisarjan seuraavassa osassa, jossa käymme läpi Odoon varaston toiminnallisuuksia.

Jos sillä aikaa jäi jo kiinnostamaan, miten oman yrityksesi myyntiprosessia voisi parantaa, otathan yhteyttä niin yhdessä pohditaan parhaat työkalut!

Rollo Kuokkanen

sales & customer service manager