Odoon prosessit tutuiksi 3: varastonhallinta

Odoon prosessit tutuiksi -blogisarjan 3. osa käsittelee varastonhallintaa. Odoon varastonhallinta linkittyy suoraan myyntiin, tarjoten kätevän ja kattavan ratkaisun materiaalihallintoon. Katso kertauksena vielä myynnin prosessit täältä, ennen kuin sukelletaan varastonhallinnan maailmaan!

Varastosiirtoja voi syntyä monesta lähteestä. Myynnin toimitukset, ostojen vastaanotot, yrityksen sisäiset siirrot ja valmistuksen kuluttamat komponentit ja synnyttämät lopputulokset käyttävät kaikki varastosiirtoja.

Odoon varastonhallinta noudattaa kaksinkertaista varastokirjanpitoa. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisella siirrolla tulee olla lähtöpaikka ja kohdepaikka – aivan kuten taloushallinnon puolella kirjanpidon kirjausten kanssa. Näin voidaan varmistua tavaroiden kulusta, ja esimerkiksi sarja- tai eränumeroiden seurannassa voidaan hyödyntää aukotonta seurantaa.

Yksinkertaistettu kuvaus varastosiirroista Odoossa. Varastosiirroilla on aina sekä lähtö- että kohdepaikka.

Käytännössä varastosiirrot tapahtuvat yllä olevan prosessin mukaisesti. Esimerkissä WH/IN/00001 on ostotilauksesta synnytetty vastaanotto. Varastosiirron nimessä WH kertoo kohteen olevan päävarasto, yleensä Odoossa nimetty “WH”, ja vastaanotto, eli “IN”. Nimeä voi myös vapaasti muuttaa. Toisella puolella, kun tavaraa laitetaan päävarastosta asiakkaille, luodaan WH/OUT -tunnuksella ulospäin lähtevä varastosiirto asiakkaalle. 

Odoon varastokirjanpidon logiikka tarkoittaa sitä, että koko järjestelmä on dynaaminen. Odoossa ei pääsääntöisesti käsitellä varastosaldoja – saldot muodostuvat varastokirjanpidon kirjausten summista.

Esimerkki varastosaldojen laskennasta Odoossa.

Prosessikaavio kuvaa tätä logiikkaa tuotteella, jonka alkusaldo on 0 kpl. Alkupisteenä on 100kpl vastaanotto, eli varastosiirto toimittajan paikasta yrityksen varastoon. Sen jälkeen toimitukset, palautukset ja inventaariot muuttavat varastossa olevaa määrää dynaamisesti. Saldoja voi muuttaa siis ainoastaan varastosiirtojen kautta.

Myynnin ja varastonhallinnan saumaton integraatio

Nyt kun Odoon varastonhallinnan perusasiat ovat kunnossa, voidaan syventyä itse päivittäiseen toimintaan varaston kanssa. Kuten aiemmin mainittua, moni muu toiminto voi laukaista varastosiirtoja. Otetaan esimerkiksi myyntitilaus, jossa myydään varastoitavaa tuotetta.

Kun myyntitarjous hyväksytään myyntitilaukseksi, ja sillä myynnillä on varastoitavia tuotteita, Odoo katsoo ensin mahdollisia varastoreittejä. Varastoreitit toimivat ohjenuorana siitä, miten tavaroita tulee asiakkaalle toimittaa. Helpoin esimerkki on make to stock (MTS), joka tarkoittaa tuotetta, jota yksinkertaisesti toimitetaan varastosta asiakkaalle. Kun sellainen myynti hyväksytään, jolla on MTS-tuote, luodaan varastosiirto omasta varastosta asiakkaan virtuaalipaikkaan. Varastosiirrot kootaan yhdelle varastokeräilylle omina riveinään. Mikäli MTS-tuotteella ei löydy saatavuutta, sitä ei tietenkään pystytä toimittamaan, mutta se ei myöskään laukaise suoraan hankintaketjua esimerkiksi tarjouspyynnön muodossa.

Toinen yleinen vaihtoehto tuotteille on make to order eli MTO. Make to Order toimii niin, että hyväksytty myyntitilaus katsoo ensin varastosaldoja, ja mikäli saatavuutta ei löydy, katsoo tuotteen hankintareittejä. Hankintareiteissä voi olla esimerkiksi Osta tai Valmista. Tällöin myyntitilaus siis luo esimerkiksi ostotarjouksen tuotteesta, kun se vahvistetaan. Myös dropship, eli suoratoimitus, on mahdollista Odoossa, jolloin ostotarjouksella asetetaan vastaanottajaksi loppuasiakas yrityksen oman varaston sijasta.

Odoossa on mahdollista rakentaa monimutkaisiakin varastoreitityksiä, ja soveltaa niitä varastojen, tuotteiden, tuotekategorioiden ja myyntirivien kohdalla. Mahdollista on rakentaa esimerkiksi useamman vaiheen varastotoimituksia (esim. keräily, paketointi, lähetys), tai jopa monen varaston kautta kulkevia ketjutuksia. Monimutkaiset varastoreititykset kuitenkin tekevät järjestelmästä raskaamman ja jokaisesta toimituksesta monimutkaisemman. Tämän lisäksi reittien konfigurointi vaatii kattavaa osaamista ja testaamista, ja monimutkaisen varastoreitityksen kanssa suosittelemmekin konsultin mukaan ottamista virheiden ja käytön hankaluuden välttämiseksi.

Odoon varastonhallinta perustuu hyvin vakaalle pohjalle. Kaksinkertainen varastokirjaus tarkoittaa sitä, että tavaroiden seuranta on aukotonta. Tämän pohjan päälle on rakennettu iso kirjo muita ominaisuuksia, joita ei tässä blogitekstissä ehditä käymään sen syvemmin läpi:

  • Sarjanumero- ja eräseuranta
  • Tehostettu keräily viivakoodipäätteellä (ml. cluster ja batch -keräilyt)
  • Varastopaikkojen ja -hyllyjen seuranta ja hallinta
  • Poisto- ja hyllytyssäännöt
  • Reaaliaikainen varastonarvostus (FIFO, keskihinta, manuaalinen)
  • Vuosi- ja keräilyinventaariot
  • Kattavat raportoinnit
  • Ja monta muuta varaston ominaisuutta

Nyt kun varastonhallinta on saatu perusperiaatteiltaan haltuun, seuraavassa Odoon prosessit tutuiksi -blogissa käsitellään seuraavaksi ostot ja hankinnat -kokonaisuus.

Ota yhteyttä ja kysy lisää!

Mikäli oma varastonhallinta tuntuu vaikealta, ota yhteyttä Avoin.Systemsin konsultteihin, jotka mielellään jeesaavat homman haltuun otossa.

P.S. Tiesithän, että Odoon varastonhallinnan käyttöönoton ei tarvitse maksaa maltaita ja kestää vuosia? Tsekkaa Wiisas Odoo ja lue miten olemme helpottaneet ERP:n käyttöönottoa!