Odoon prosessit tutuiksi – osa 1

Odoo nykyaikaisena ja laajana toiminnanohjausjärjestelmänä tarjoaa niin suuren liudan ominaisuuksia, prosesseja ja konfiguraatioita, että se voi ensikertalaista säikäyttää. Tässä juttusarjassa syvennymme Odoon prosesseihin ja tarjoamme toivottavasti kristallinkirkkaan vision kokonaiskuvasta. Alla olevassa Odoon prosessikaaviossa olemme kuvanneet Odoon perusprosessit.

Odoon prosessikuvaus

Jotta saat parhaan mahdollisuuden kuvan, aloitamme aivan asian ytimestä – Odoon ytimestä. Kaiken keskellä asiakaskeskeisessä liiketoiminnassa on asiakas ja myynti. Asiakkaiden tarpeet, tulivat ne mitä tahansa kanavaa pitkin, on muutettava tehokkaasti ja nopeasti myynneiksi, jotka tyydyttävät ne tarpeet. Sen takia Odoon keskiössä on myyntimoduuli.

Ennen myyntiä harjoitetaan markkinointia, johon Odoo 13 Enterprise antaa täydet työkalut. Muodosta sähköpostikampanjoita, hallitse sosiaalisen median tilejä tai jopa yrityksen verkkosivuja suoraan Odoosta, jolloin ne ovat heti linkittyneet suoraan CRM-moduuliin. Vaihtoehtoisesti voit käyttää nykyisiä järjestelmiä, jotka voidaan liittää Avoin.Systemsin integraatioilla saumattomasti Odooseen. 

Nykyisessä tilanteessa verkkokauppa on yksi yrityksen vahvimpia myyntikanavia. Odoon verkkokauppa sopii etenkin B2B-kauppaan, B2C-verkkokaupan eritysratkaisujen integroiminen Odooseen on Avoin.Systemsin erikoisosaamista. Toisaalta myös kivijalkakaupan kassapääte luonnistuu suoraan Odoon prosesseihin.

Mutta mitä siellä myynnissä sitten tapahtuu? Tuli tarve suunnasta mistä suunnasta hyvänsä, myyntiin tarvitaan aina tuotteita, hinnastoja ja asiakkaan tietoja. Odoon tehokkaasta tuote- ja kontaktienhallinnasta saadaan nämä. Modernissa ERP:issä pystytään tekemään paljon muutakin, kuin vaan laittamaan tulostettu paperinen tarjous postiin ja toivomaan parasta. Verkkotarjouksella lisäät kaunista sisältöä suoraan tarjoukseen, jonka asiakas voi allekirjoittaa ja jopa maksaa suoraan itse! Saumattomasti liitetyllä varastonhallinnalla myyjä näkee heti tuotteiden saldot nyt ja tulevaisuudessa, ja voi antaa asiakkaille tarkan tiedon siitä, milloin tuote olisi saatavilla. Varastonarvostuksen ja analyyttisen tiliöinnin avulla myyntikate on aina selkeä.

Kun myyntitilaus vahvistetaan, se siirtyy eteenpäin myydyn tuotteen tietojen mukaisesti. Palvelut siirtyvät projektille, jossa ne muodostavat analyyttisen tilin perusteella projekteja tai liittyvät vanhalle projektille. Tilaukset siirtyvät tuotteen tietojen mukaisesti toistuvaislaskutukseen, joka alkaa laskujen luomisen. Fyysiset tavarat siirtyvät varaston puolelle. Asiakkaan tarve siis aiheuttaa seurausten ketjun.

Mikäli palvelun laskutusperiaatteena on tuntityö, Odoon tuntikirjausten avulla voit seurata toimitettuja tunteja ja edelleen laskuttaa ne. Samalla mallilla valmis tehtävä voidaan kirjata toimitetuksi, mikäli se on kiinteähintainen, ja laskuttaa asiakkaalla – ja voit silti seurata tuntityön aiheuttamia kuluja analyyttisella tilillä tekijäkohtaisesti! Projektin analyysista saat kattavan tiedon laskutetusta ja laskutetusta työstä, sekä projektin katteesta kustannusten mukaisesti.

Tilaukset siirtyvät kätevästi Odoon Subscriptions-moduuliin, jossa ne muodostavat jälleen kerran analyyttiseen tiliin liittyen toistuvaislaskutuksen, jota voidaan käyttää esimerkiksi lisenssien tai ylläpidon laskuttamiseen.

Varaston puolella Odoon joustavuus tulee todella esille. Myyntitilauksen rivien ja varastohallinan perusteisesti muodostetaan varastosiirtoja tuotteille; aina yksinkertaisesta siirrosta omasta varastosta asiakkaalle monimutkaisiin logistiikkaketjuihin. Palaamme tarkemmin varastonhallintaan sekä hankintaketjuihin tämän blogisarjan myöhäisemmässä osassa.

Lopulta kaiken toiminnan tulee aina muuntua rahaksi, ja siihen muunnokseen tarvitaan Odoon laskutusta. Avoin.Systemsin laskutuspaketilla voit integroida suoraan esimerkiksi Maventan verkkolaskuvälityksen sekä myynti- että ostolaskuihin, tai integroida kirjanpitäjän taloushallintojärjestelmän, esimerkiksi Netvisorin suoraan Odooseen. Vastaavasti pankki-integraatioilla ja automaattisella täsmäytyksellä voidaan pyörittää taloushallintoa pitkälti Odoossa itsessään.

Kokonaisuudessaan Odoon myynti-toimitus-laskutus -prosessi on hyvin kattava, ja tarjoaa valtavasti mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen. Oli toimialasi mikä tahansa, muokattavuuden ja joustavuuden avulla saadaan yhdessä rakennettua Odoon prosessiin soveltuvat toimintatavat. 

Juttusarjan seuraavassa osassa syvennymme lisää CRM- ja Myynti-moduuleihin. Katsomme, miten modernin yrityksen myyntiä voidaan määrämuotoistaa Odoon CRM:llä, ja miten myyntiä voidaan merkittävästi nopeuttaa ja helpottaa Myynti-moduulilla. Mutta jos jo tätä lukiessa Odoo alkoi houkuttelemaan, otathan meihin yhteyttä niin voimme mielellämme kertoa lisää!

Kysy lisätietoja Odoon prosesseista

Rollo Kuokkanen

Sales / Customer Service Manager