Yleisimmät kysymykset Odoon hankintaan liittyen

ERP-järjestelmän hankintaan liittyy paljon eri ulottuvuuksia, ja eri järjestelmiä vertaillessa on välillä vaikeaa löytää tietoa helposti ymmärrettävässä muodossa. Tähän blogiin olemme poimineet yleisimmät asiakkailtamme tulevat kysymykset Odoo-järjestelmän hankintaan liittyen ja pyrimme vastaamaan niihin selkeästi ja ymmärrettävästi.

Kysymykset on jaettu teemoittain – jos jokin aihealue kiinnostaa sinua erityisesti, voit hypätä suoraan siihen:

Avoin lähdekoodi

Avoin lähdekoodi on turvallista, eikä siihen sisälly muita järjestelmiä enemmän riskejä. Avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa tukea, toimittajariippumattomuutta sekä laajaa kehittäjäyhteisöä. Kun lähdekoodi on avointa ja julkisesti nähtävillä, niin virheet huomataan ja korjataan todella nopeasti, ja koko järjestelmä kehittyy jatkuvasti. Odoo on maailmanlaajuisesti tuhansien kumppanien kehityksessä oleva järjestelmä, ja sitä kehitetään myös suomalaisten kumppanien toimesta aktiivisesti.

Avoin lähdekoodi ei tarkoita, että järjestelmä tai sen kehittäminen olisi ilmaista. Avoin lähdekoodi mahdollistaa sen, että kuka tahansa voi kehittää järjestelmää ilmaiseksi, mutta sen päälle voidaan rakentaa kaupallisia ratkaisuja eli ERP-palveluita, joita Odoo Partnerit tarjoavat.

Käyttöliittymä & teknologia

Odoo on täysin selainpohjainen järjestelmä, joka ei vaadi erillisiä ohjelmistoja asennettavaksi. Odoo on koodattu Python ohjelmointikielellä ja se käyttää Postgres- tietokantaa. Lisäksi raportit on tehty Odoon kehittämällä QWEB -kielellä (XML-pohjainen). Front-end puolella käytetään myös JavaScriptiä. Odoon kehitys tapahtuu GitHubissa. Lähdekoodin kehitystä johtaa belgialainen yhtiö Odoo S. A., joka on kehittänyt 30 päämoduulia, joita päivitetään säännöllisesti. Lisäksi Odoo- kehittäjäyhteisöön kuuluu yli 1500 aktiivista jäsentä, jotka kehittävät jatkuvasti lisämoduuleja.

Odoo on erittäin nopeasti kehittyvä ERP-järjestelmä – siitä julkaistaan joka vuosi uusi pääversio. Tiheä päivitystahti kertoo Odoon kehittymiskyvystä ja halukkuudesta tuoda uusia ominaisuuksia järjestelmään ja tehostaa sen toimintaa. Jokaisen pääversion mukana Odoo parantaa järjestelmän suorituskykyä ja nopeutta, sekä tuo siihen uusia ominaisuuksia.

Odoo on ERP-maailmassa ketterä toimija, joka ei tee pitkäaikaisia roadmappeja, sillä järjestelmän kehitykseen vaikuttaa ensisijaisesti asiakkaiden tarpeet. Viimeisimmissä versiopäivityksissä Odoon verkkosivusto ja verkkokauppa ovat kehittyneet huimaa vauhtia ja kokonaan uusien moduulien sijaan järjestelmässä on keskitytty parantamaan jo olemassa olevia päämoduulien ominaisuuksia.

Odoossa on moderni alustasta riippumaton käyttöliittymä, joka toimii myös mobiililaitteilla, lisäksi Odoosen löytyy oma mobiilisovellus, jonka voi ladata App Storesta tai Play-kaupasta. Avoimen lähdekoodin mahdollistamana järjestelmään löytyy myös muita kolmansien osapuolien kehittämiä sovelluksia.

Odoon on täysin selainpohjainen järjestelmä, joka toimii hyvin myös tablet-laitteilla käytettynä. Voit ladata tabletille myös Odoon mobiilisovelluksen, jos et halua käyttää sitä selaimella.

Toteutamme suomalaisille yrityksille Odoo-järjestelmän aina oletuksena suomeksi ja Avoin.Systems tarjoaa kattavat suomenkieliset käyttöohjeet sekä asiakaspalvelun.

Odoo on kansainvälinen järjestelmä, joka on saatavilla yli 30 kielellä. Kaikissa eri maissa voidaan käyttää samaa järjestelmää paikallisella kielellä ja uusien kieliversioiden lisääminen on täysin ilmaista.

Käännöksiä voi tehdä myös itse omaan Odoo-järjestelmään ja Odoo-yhteisöön kuuluvat voivat kääntää Odoota ilmaiseksi ​​Transifex-järjestelmään, josta käännökset siirtyvät osaksi avoimen lähdekoodin Odoo-järjestelmää kaikille saatavaksi.

Käyttöönotto

Odoon käyttöönottoprojektiin sisältyvät yleensä seuraavat vaiheet: vaatimusmäärittely, järjestelmän toteutus ja asetusten konfigurointi, järjestelmän testaus, järjestelmän koulutukset sekä järjestelmän julkaisu.

Odoo-projekti aloitetaan tarpeiden määrittelyllä, jossa käydään läpi asiakkaan prosessit sekä järjestelmään tarvittavat toiminnallisuudet. Näiden pohjalta toteutetaan järjestelmä ja konfiguroidaan sen asetukset. Seuraavaksi järjestelmää testataan ja asiakas koulutetaan järjestelmän käyttöön. Varsinainen käyttöönotto, jossa siirrytään Odoon käyttöön tuotantoympäristössä, tapahtuu yleensä pian koulutusvaiheen jälkeen, jotta opitut taidot eivät ehdi unohtua.  

Lue tarkempi kuvaus Odoo-käyttöönotosta Avoin.Systems blogista: Miten toteutamme Odoo ERP-projektit?

Tutustu myös asiakkaidemme kokemuksiin: Odoo referenssit

Odoon käyttöönoton voi ja se kannattaa vaiheistaa. Suosimme kaikissa Odoo käyttöönotoissa MVP-toteutusta, eli järjestelmän toteutusta niin, että järjestelmään tuodaan lisää toimintoja vaihe kerrallaan. Tämä nopeuttaa järjestelmän käyttöönottoa sekä tekee projektista helpommin hallittavan. 

 

On fiksua ottaa ensin käyttöön kriittiset perustoiminnallisuudet ja vasta sen jälkeen syventää ja laajentaa asioita, kun peruskäyttö on sujuvaa. Tämä parantaa huomattavasti käyttökokemusta ja sitä, että järjestelmä tulee kunnolla käyttöön ja sitä osataan käyttää oikein.

Lue lisää Avoin.Systems blogista: Onnistuneen ERP-projektin kulmakivet

Moderniin ERP-järjestelmään voi aina lisätä uusia ominaisuuksia jälkikäteen ilman räätälöintiä tai massiivisia lisäkuluja, joten osa kehityksestä kannattaa jättää varsinaisen käyttöönoton jälkeen. Vasta sitten kun on rauhassa tutustuttu järjestelmään ja sen toimintalogiikkaan, voidaan oikeasti todeta onko siinä jokin hidastava tekijä tai puuttuva ominaisuus, ja alkaa miettimään järjestelmän räätälöintiä.

Lue lisää vaiheittaisesta toteutuksesta Avoin.Systems blogista: ERP on jatkuva prosessi – miksi ja miten jatkokehittää ERPiä?

Periaatteessa minkä tahansa Odoo-moduulin voi asentaa järjestelmään. Emme kuitenkaan suosittele, että moduuleja asennetaan ilman riittävää perehtymistä moduulin toimintaan ja sen tekniseen laatuun. Kuka tahansa voi kirjoittaa moduulin, joten niiden laatu tulisi aina tarkistaa ja testata kattavasti. Lisäksi Odoo-moduulit ovat voimakkaasti riippuvaisia toisista moduuleista, eli ennen uuden Odoo-moduulin asentamista tulisi tietää mitä kaikkea moduuli tekee ja mihin kaikkeen se vaikuttaa. Jokainen uusi moduuli vaatii myös jonkin verran konfigurointia, jotta moduuli toimii halutulla tavalla. Tämän takia uusien moduulien asentaminen pitäisi käydä läpi osaavan partnerin kanssa, jotta ei vahingossa rikota olemassa olevia toimintoja.

Odoo-järjestelmää voidaan suhteellisen helposti kustomoida asiakkaiden tarpeisiin, mutta siitä huolimatta kustomointeja tulisi aina harkita tarkkaan. Odoon räätälöinneillä voidaan harkitusti toteuttaa yrityksen prosesseja tehostavia täsmäratkaisuja. Räätälöidyt ominaisuudet ovat perusteltuja tietyissä projekteissa ja järjestelmissä, mutta monessa tapauksessa asiakkaalla ei ole käsitystä, mitä seurauksia räätälöidyillä ominaisuuksilla saattaa olla. Järjestelmän räätälöinti tulisi aina olla viimeinen vaihtoehto, sillä se vaikuttaa aina myös järjestelmän elinkaarikustannuksiin.

Lue lisää Avoin.Systems blogista: Miksi asiakaskohtaiset räätälöinnit kannattaa minimoida ERP-projekteissa

Tutustu asiakkaidemme kokemuksiin Odoosta

Integraatiot

Odoo on mahdollista integroida myös muihin järjestelmiin. Ulkoisten järjestelmien integroinnilla voidaan harkitusti toteuttaa monimutkaisia ja yrityksen prosesseja tehostavia täsmäratkaisuja. Odoon ideologian mukaisesti arvioimme aina ensin kannattaako integraatiota lähteä rakentamaan, eli kannattaako sama tai pienempi työ käyttää mieluummin Odoon muokkaamiseen asiakkaan tarpeisiin sopivammaksi kuin rakentaa integraatio, jolla ei saavuteta välttämättä isoja etuja. Integraation toteuttaminen on usein työlästä, koska kaksi eri tavalla toimivaa ja erilaisista tietomalleista muodostuvaa järjestelmää laitetaan keskustelemaan keskenään.

Integraatiot ovat harvoin helppoja tai yksinkertaisia toteuttaa. Integraatioissa asioita liikkuu kahteen suuntaan ja näillä voi olla laajojakin vaikutuksia molempien järjestelmien toimintaan, joten on tärkeää suunnitella ja määritellä integraatio tarkkaan ennen kuin sellaista aletaan rakentamaan. Esim. verkkokauppaintegraatiossa voi liikkua yli 30 erilaista tietoa edestakaisin, joiden pitää molemmissa järjestelmissä mennä juuri oikeaan paikkaan, olla oikeassa muodossa ja tehdä oikeita asioita. Lisäksi tulee määritellä, miten toimitaan toisen järjestelmän päivittyessä ja miten mahdolliset poikkeustilanteet käsitellään.

Integraatioiden hinnat vaihtelevat todella laajasti riippuen integraation monimutkaisuudesta. Lähtökohtaisesti uusien integraatioiden rakentaminen on kallista, joten siksi kannattaa arvioida huolellisesti niiden kannattavuus (ROI) ennen kuin integraatiota lähdetään toteuttamaan.

Avoin.Systems on kuitenkin toteuttanut valmiita integraatioita Odoo-järjestelmään, jolloin integraatioiden käyttöönotto on huomattavasti edullisempaa (näitä ovat esim. Netvisor, Procountor, WooCommerce ja Maventa-integraatiot). Valmiit integraatiot sisältävät aina kuukausimaksun, joka kattaa integraation ylläpidon, jonka puitteissa integraation toimintaa valvotaan ja mahdollisia virheitä korjataan.

Asiakastuki & jatkokehitys

Odoo toimii partnerimallilla, jossa paikalliset Odoo Partnerit tarjoavat omille asiakkailleen tuen ja ohjeet. Suomalaisilta Odoo Partnereilta saa ohjeita ja asiakaspalvelua suomeksi. Avoin.Systems tarjoaa asiakailleen laajat käyttöohjeet suomeksi, suomenkielisiä ohjevideoita Odoon käyttöön sekä suomenkielisen asiakaspalvelun.

Avoin.Systems tarjoaa koulutusta ja jatkokehitystä ainoastaan omassa ylläpidossaan oleville Odoo-asiakkaille. Syy tähän on se, että muiden toteuttamien Odoo-järjestelmien suhteen ei voida helposti nähdä millaisia konfigurointeja tai kustomointeja toinen Odoo Partneri on tehnyt tai millaisia prosesseja ja toimintatapoja on sovittu. Järjestelmän koulutusta varten asiakkaan Odoo ja sen asetukset pitäisi käydä ensin läpi, johon menisi paljon aikaa, ja se olisi myös kustannuksiltaan kallista. Odoo-kumppania vaihtamalla integraatioiden toteutus ja lisäkoulutus tietysti onnistuu.

Jatkokehitys tarkoittaa lisäominaisuuksien tuomista tai olemassa olevien ominaisuuksien kehittämistä eteenpäin järjestelmän julkaisun jälkeen. Jatkokehityksellä vastataan aina asiakkaan tarpeisiin ja tuotetaan jotain lisäarvoa, esim. ajansäästö tai manuaalisten vaiheiden poistaminen.

Kehitystarpeita nousee luonnostaan järjestelmän käytön myötä. Toimimme projektiluontoisesti, eli yhdessä asiakkaan kanssa säännöllisissä tapaamisissa käsitellään esille nousseita tarpeita ja kehityskohteita. Tapaamisia voi olla esimerkiksi parin viikon tai kuukauden välein tai jatkokehitys voi myös olla kausittaista. 

Lue lisää jatkokehityksestä Avoin.Systems blogista: ERP on jatkuva prosessi – miksi ja miten jatkokehittää ERPiä?

Odoo Partnerit

Odoo Partner on Odoo S.A.:n valtuuttama virallinen yhteistyötaho, joka toteuttaa Odoo-käyttöönottoja yrityksille. Virallinen Odoo Partner -nimike annetaan Odoo-toimittajille, jotka tarjoavat laadukkaita Odoo-palveluita ja täyttävät Odoon kumppanivaatimukset. Odoo Partnerit jaetaan kolmeen eri tasoon (ready – silver – gold), tämä luokittelu kertoo miten kokenut partneri on kyseessä. Gold-tason partnerit ovat tehneet lukuisia Odoo-käyttöönottoja sekä suorittaneet vähintään kolme Odoo-sertifiointia.

Lue lisää Odoo Partnereista täältä >

Odoo on kansainvälinen toiminnanohjausjärjestelmä ja Odoo S.A. on järjestelmää kehittävä belgialainen yritys, joka keskittyy järjestelmän jatkuvaan kehittämiseen. Odoo-järjestelmän käyttöönotoista vastaavat puolestaan viralliset Odoo Partnerit, jotka toimivat paikallisina Odoo-kumppaneina. Suomalaiset Odoo Partnerit myyvät ja kehittävät järjestelmää suomalaisille yrityksille. Odoo S.A. puolestaan pitää huolta järjestelmän kehityksestä, kumppaniverkostosta ja kumppaneiden koulutuksesta sekä Odoo-lisenssien myynnistä.

Odoo Partneria on mahdollista vaihtaa, mutta partnerin vaihtamista harkitessa on hyvä tiedostaa, että vaihtaminen tarkoittaa aina jonkinasteista projektia, kun toisen toimittajan tekemä Odoo siirretään uuteen ympäristöön. On myös hyvä huomioida, että välttämättä kaikki ominaisuudet eivät ole siirrettävissä, kuten esimerkiksi toisen partnerin toteuttamat integraatiot tai räätälöinnit.

Odoon hinnoittelu

ERP-järjestelmä on asiakkaasta, yrityksen toimintatavoista ja halutuista toiminnallisuuksista riippuva kokonaisuus, joten tarkkoja hintoja projektista ei pysty antamaan ennen kartoitusta järjestelmältä vaadittavista toiminnoista. Järjestelmän hinta muodostuu kuitenkin seuraavista osa-alueista:

  • Käyttöönottoprojekti
  • Odoo-lisenssit
  • Ylläpito ja asiakaspalvelu
  • Jatkokehitys

Lue kattavampi kuvaus Avoin.Systemsin Odoo-hinnoittelusta täältä: Opas Odoo ERP-järjestelmän hankintaan

Huom! Jokainen Odoo Partneri voi hinnoitella Odoo käyttöönoton ja ERP-järjestelmän tukipalvelut haluamallaan tavalla. Tämä on kuvaus Avoin.Systemsin hinnoitteluperiaatteesta.

Odoo käyttöönotot voi jakaa karkeasti kahteen eri ryhmään: Kiinteähintainen projekti sekä arvioitu projekti. Yleensä projektin monimutkaisuus tai laajuus määrittävät jo alussa kumpaan ryhmään projekti kuuluu. 

Mikäli kyseessä on kohtuullisen suoraviivainen käyttöympäristö, voidaan käyttöönottoprojekti hinnoitella kiinteällä hinnalla. Tällä tavoin toimitaan esimerkiksi Avoin.Systemsin Avoin.ERP Ready -paketissa. Mikäli taas puhutaan laajemmista projekteista tai monimutkaisemmista toteutuksista, tehdään käyttöönottoprojekti yleensä hinta-arvio mallilla, jossa ensin arvioidaan projektin koko vaatimusmäärittelyllä, jonka pohjalta saadaan selville projektin todellinen kokoluokka.

Odoo lisenssillä tarkoitetaan järjestelmän käyttöön vaadittavaa vuosittaista korvausta, joka ostetaan Odoo S.A:lta. Odoo S.A. on järjestelmän omistava belgialainen yritys, joka vastaa järjestelmän kehityksestä. Odoo lisenssien hinta perustuu käytössä oleviin moduleihin ja käyttäjämäärään. Hinnoittelu on hyvin avointa ja onkin suoraan laskettavissa Odoon nettisivuilla. Lisenssit laskutetaan aina suoraan loppuasiakkaalta ja ne ostetaan aina vähintään vuodeksi kerrallaan.

Odoo S.A. haluaa hoitaa lisenssiasiat aina suoraan loppuasiakkaan kanssa, tämä tarkoittaa sitä, että paikallisen Odoo Partnerin lisäksi asiakkaalla on aina suora yhteys ja sopimussuhde Odoo S.A:n kanssa. Tämä tuo huomattavaa lisäturvaa asiakkaalle, mm. tilanteessa, jossa toteuttava kumppani ei suoriudu tehtävistään.

ERP-järjestelmä on yrityksen tärkeimpiä tietojärjestelmiä, joten se vaatii laadukkaan ylläpidon, jossa proaktiivisesti tunnistetaan ongelmia ja korjataan niitä. Avoin.Systemsin periaatteisiin kuuluu hyvä ja pitkäaikainen asiakassuhde, joten asiakaspalvelu on kytketty kiinteäksi osaksi ylläpitoa. 

Avoin.Systemsin asiakkailla on yksi kiinteä kuukausimaksu, joka sisältää sekä teknisen ylläpidon että laadukkaan asiakaspalvelun. Ylläpitomaksun suuruuteen vaikuttaa järjestelmän monipuolisuus sekä mahdollisesti tehtyjen räätälöintien määrä sekä myös käytön laajuus. Ylläpitomaksun tarkoitus on varmistaa, että asiakkaalla on aina käytössään tietoturvallinen sekä toimiva järjestelmä.

Tutustu lisää, sopiiko Odoo yrityksesi tarpeisiin