Vinkit uudelle Odoo-käyttäjälle

Miten toteutamme Odoo ERP -projektit? -blogissa kuvasimme Odoon käyttöönoton eri vaiheet, mutta entäpä mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen?

Tähän blogiin olemme keränneet muistilistan uusille Odoo-käyttäjille ja käymme läpi vaiheet, jolla saat enemmän irti järjestelmän käytöstä ja kuinka toimit oikein ongelmatilanteissa.

ERP-järjestelmän opettelu alkaa kunnolla vasta käyttöönoton jälkeen

Käyttöönottoprojektin aikana annetaan laaja koulutus Odoon käyttöön, mutta alkuvaihe minkä tahansa järjestelmän käytössä on silti uuden järjestelmän opiskelua ja tehokkaimpien toimintatapojen löytämistä. Odoo on moderni ja laaja ERP, joka tarjoaa erittäin paljon erilaisia toimintoja, joten koulutusvaiheessa ei voida mitenkään käydä sen kaikkia eri yksityiskohtia läpi. On siis tärkeää, että yrityksessä perehdytään laajasti järjestelmän ominaisuuksiin ja testataan, mitkä ominaisuuksista ovat kaikista hyödyllisimpiä ja tuottavat arvoa. 

Testiympäristö on turvallinen paikka opetella Odoon käyttöä

Odoon käyttöönottoprojektin aikana pystytämme jokaiselle asiakkaalle kaksi Odoo-ympäristöä: tuotantoympäristön eli varsinaisen ERP-järjestelmän sekä staging- eli testiympäristön. Testiympäristö on kopio varsinaisesta Odoosta, ja se toimii samalla periaatteella kuin varsinainen järjestelmä –  eli se on loistava paikka harjoitella Odoon käyttöä! 

Kaikki uudet asiakkaat voivat aloittaa järjestelmän harjoittelun testiympäristöstä, ja testiympäristön hyödyntäminen on hyvä keino oppia sujuvaksi Odoon käyttäjäksi. Uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee lähes aina todella paljon uutta asiaa, joten kaiken sisäistäminen kerralla on lähes mahdotonta. Testiympäristö toimii hyvin koulutuksen yhteydessä opittujen asioiden palauttamisessa mieleen. Jos sinulla on epävarma tunne siitä, miten jokin asia pitää Odoossa tehdä, kokeile sitä ensin testiympäristössä. Testiympäristössä ei haittaa jos jokin menee vikaan. Jos taas asioita lähtee testaamaan tuotantoympäristössä voi pahimmillaan saada koko järjestelmän sekaisin.

Testiympäristö pysyy käytössä myös käyttöönottoprojektin jälkeen, joten voit hyödyntää sitä jatkuvasti asioiden testaamiseen ja muistin virkistykseen. Myös yrityksen uudet työntekijät kannattaa opettaa käyttämään järjestelmää ensin testiympäristössä.

Prosessiohjeen avulla vältetään turhat virhetilanteet

Vaikka tarjoamme laajan tuen Odoo-järjestelmän käyttöön, on ensisijaisen tärkeää, että asiakkaalla on nimetty järjestelmän pääkäyttäjä, joka on aina ensimmäinen kontaktipiste ongelmatilanteissa. Pääkäyttäjän tehtävä on tuntea järjestelmä kokonaisuutena ja kouluttaa sisäisesti uudet käyttäjät Odoon käyttöön. 

Pääkäyttäjän lisäksi jokaisella asiakkaalla tulisi olla oma sisäinen prosessiohjeensa, jossa kerrotaan vaiheittain miten järjestelmää tulisi käyttää. Prosessiohjetta emme voi tehdä asiakkaalle valmiiksi, sillä yrityksellä itsellään on paras tuntemus omasta toimialastaan ja näkemys siitä, mitä asioita ERP-järjestelmän avulla halutaan seurata. Asiakaspalvelussa voidaan antaa vain yleisiä esimerkkitapauksia miten asioita voi tai kannattaa tehdä Odoossa, mutta ne eivät välttämättä ole paras toimintatapa kaikille yrityksille – modernissa ERPissä asioita voidaan tehdä usealla eri tavalla, joten yrityksen täytyy itse testata ja löytää omat toimintatapansa. 

Prosessiohjeen tekemiseen voi käyttää apuna yleistä Odoo-ohjekirjaa, mutta yleiset ohjeet eivät yksinään riitä, sillä jokaisella yrityksellä voi olla toimialakohtaisia ja täysin omia prosesseja, joita halutaan noudattaa – esimerkiksi mitä vaiheita kuuluu yrityksen myyntiprosessiin ja mitä asioita tulee kirjata järjestelmään missäkin vaiheessa. 

ERP-järjestelmän käyttöönoton yksi haasteista onkin omien prosessien ja tehokkaimpien toimintamallien löytäminen uudessa järjestelmässä. Tähän kannattaa siis varata aikaa ja toiminto kerrallaan aloittaa ohjeen kirjoittaminen jo projektivaiheessa. Mitä tutummaksi järjestelmä tulee, sitä tehokkaampaa Odoon käyttö on ja sitä enemmän sieltä löytää toimintoja, jotka tehostavat toimintaa – ohjetta kannattaa siis kehittää jatkuvasti eteenpäin ja lisätä asioita tarpeen mukaan.

Kaipaatko apua yrityksen prosessien kanssa?

Tarjoamme konsultointia ja lisäkoulutusta Odoon käyttöön, ja autamme prosessien sovittamisessa Odooseen.

Mitenkäs sitten ne ongelmatilanteet?

Teknisistä käyttöohjeista sekä prosessiohjeista huolimatta ERPin käytössä tulee aina toisinaan ongelmatilanteita ja siksi tarjoamme laajan tuen järjestelmän käyttöön. Avoin.Systemsin asiakaspalvelu on ensisijaisesti teknistä käyttötukea, eli autamme virhe- ja ongelmatilanteissa. Aspa-tiimimme ei tee asioita asiakkaan puolesta, vaan neuvoo mistä löytää ratkaisun ja tukee järjestelmän käytön opettelua. Käyttöönoton jälkeen ensimmäisinä kuukausina tarjoamme tehostettua käyttötukea, jotta asiakkaana opit käyttämään järjestelmää tehokkaasti ja oikein. 

Toimi näin Odoon ongelmatilanteissa

Ongelmatilanteet voidaan jakaa karkeasti kahteen eri kategoriaan:

Toimintamalli, jos olet unohtanut tai et osaa suorittaa jotain toimintoa Odoossa:

1 Tarkista löytyykö prosessiohjeesta tai Odoo-ohjekirjasta vastaus

2 Jos vastaus löytyy ohjekirjasta, testaa toiminto ensin testiympäristössä.

3 Kysy apua kollegalta tai järjestelmän pääkäyttäjältä.

HUOM! Vasta sitten kun ensimmäiset kohdat on käyty läpi, tulisi ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.

4 Lähetä tukipyyntö asiakaspalveluun:

  • Otamme tukipyynnöt vastaan ainoastaan sähköpostitse tai tukipyyntö-lomakkeen kautta viralliseen asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen.
  • Kirjoita tukipyynnölle mahdollisimman kuvaava otsikko, EI NÄIN: “Ongelma” tai “Vika Odoossa”
  • Kuvaa viestissä tilanne niin tarkasti kuin pystyt: Mistä moduulista on kyse? Mitä olit tekemässä? Mikä on lopputulos, johon pitäisi päästä?
  • Liitä mukaan kuvakaappauksia tai video tilanteesta.

5 Kun olet lähettänyt tukipyynnön, älä yritä itse korjata ongelmaa, vaan odota asiakaspalvelun vastausta. Asiakaspalvelumme vastaa tukipyyntöihin arkisin 24 h sisällä, usein jo saman päivän aikana. 

Toimintamalli, jos saat virheilmoituksen Odoossa:

1 Lue virheviesti ja kopioi viesti tai ota siitä kuvakaappaus.

2 Lähetä tukipyyntö sähköpostitse viralliseen asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen tai tukipyyntö-lomakkeen kautta.

3 Kirjoita tukipyynnölle mahdollisimman kuvaava otsikko ja mainitse otsikossa myös virheilmoituksen otsikko (virhe saattaa olla asia joka liittyy useampaan asiakkaaseen, joten tarkka otsikko auttaa löytämään ratkaisun ongelmaan nopeammin).

4 Kirjaa ylös vaiheet, joita teit ennen virheen ilmentymistä. Kuvaa viestissä tilanne niin tarkasti kuin pystyt: Mistä moduulista on kyse? Mitä olit tekemässä? Mikä oli lopputulos tai virheilmoitus? Mikä oli odotettu lopputulos?

5 Liitä mukaan tukipyyntöön kuvakaappaus tai kopioi järjestelmän antama virheilmoitus tekstinä.

6 Kun olet lähettänyt tukipyynnön, älä yritä itse korjata ongelmaa, vaan odota asiakaspalvelun vastausta. Asiakaspalvelumme vastaa tukipyyntöihin arkisin 24 h sisällä, usein jo saman päivän aikana.

Kerrataanpa vielä!

Uuden Odoo-käyttäjän muistilista:

  • Varaa aikaa järjestelmän opettelulle ja tehokkaimpien toimintatapojen löytämiselle.
  • Kirjoita yrityksen sisäinen prosessiohje järjestelmän käyttöön (Tämä kohta koskee järjestelmän pääkäyttäjiä).
  • Harjoittele järjestelmän käyttöä testiympäristössä.
  • Ongelmatilanteissa, a. tarkista prosessiohje ja Odoo-käyttöohjeet, b. kokeile ensin asiaa testiympäristössä, c. kysy apua järjestelmän pääkäyttäjältä.
  • Jos ongelma ei ole edelleenkään ratkennut, lähetä tukipyyntö asiakaspalveluun.
  • Kirjoita tukipyyntö yllä olevien ohjeiden mukaisesti.
  • Odota asiakaspalvelun vastausta!

+ Kysy rohkeasti lisäkoulutusta, jos olet epävarma järjestelmän käytössä tai kaipaat apua prosessien sovittamisessa Odooseen.

Kaipaatko vinkkejä tai lisäkoulutusta Odoon käyttöön?