Onko yrityksesi tai toimintosi budjetti vuodelle 2023 jo valmiina? Mahtavaa! Ja jos ei, onneksi satuit avaamaan tämän blogin – annan sinulle näkökulman, joka saa sinut innostumaan budjetoinnista tai vähintäänkin näkemään sen mahdollisuudet uudessa valossa.
Vuosiperusteinen budjetointiprosessi koetaan usein raskaana, ja se onkin monissa tapauksissa turhan jäykkä tapa ohjata yritystä kiivaasti muuttuvassa maailmassa. Yritykset ovat löytäneet rullaavan budjetoinnin hyödyt, minkä avulla markkinamuutokset voidaan ottaa nopeasti huomioon tavoitteenasetannassa ja toiminnan kehittämissuunnittelussa.
Vuosibudjetoinnin perisynti on oikoa kiireessä ja copy-pastettaa viime vuoden luvut tulevan vuoden suunnittelun pohjaksi. Todellisuudessa oikea tapa monissa tilanteissa olisi aloittaa budjetointi puhtaalta pöydältä. Mutta miksi? Palataan ajatuksessa hieman taaksepäin.
Kaikki lähtee strategiasta – kulmahuoneen bullshittia vai työntekijöitäsi inspiroiva voima?
Strategia nähdään usein pk-yrityksessä turhan negatiivisessa valossa. Kalvosulkeisina, konsulttien puuhasteluna tai pahimmillaan toiminnan rampauttajana.
Todellisuudessa strategia tulisi nähdä valtavana voimavarana. Kalvosulkeisten sijasta hyvä strategia voidaan tiivistää muutamaan toimintaa ohjaavaan lauseeseen. Silloin kun ihmiset muistavat strategian ja toteuttavat sitä käytännössä, sillä on valtavan voimaannuttava merkitys – ihmiset puhaltavat yhteen hiileen ja etenevät yhteistä tavoitetta kohti.
Pysähdy miettimään yrityksesi strategiaa kriittisesti. Määritteleekö se tarpeeksi tarkalla tasolla liiketoimintamission tai -vision ja sen mukaisen toiminnan valituissa tuote- tai markkinasegmenteissä? Tai sen, miten erotutte ainutlaatuisella tavalla kilpailijoistanne? Tärkein kysymys on, ohjaako strategia toimintaanne aidosti käytännössä arvolupauksena?
Strategiaa happotestaa vieläkin tehokkaammin konkretia: voitatteko kaupat tärkeintä kilpailijaanne useammin, onnistutteko toimittamaan tuotteen asiakaslupauksenne mukaisesti tai pystyttekö tarjoamaan voittavan asiakaskokemuksen.
Strategia se on sekin, että myydään ja toimitetaan kaikille kaikkea, mutta se vaatii ylettömät resurssit ja rahakirstun. Menestyneimmät yritykset keskittyvät tiettyihin, kapeisiin ja erottuviin kyvykkyyksiin, jotka mahdollistavat valitun strategian toteuttamisen mahdollisimman hyvin. Päämääränä strategian kautta on saavuttaa visio eli tavoitetila, johon yritys haluaa päästä. Monesti strategiat ja visiot valitettavasti määritellään liian löyhäksi, jolloin ne eivät ohjaa yrityksen toimintaa.
Keskeisintä on nähdä budjetointi ennen kaikkea strategisena työkaluna. Budjetti on kriittinen käytännön työkalu strategian toteuttamiseksi käytännössä mm. resursoinnin, investointien ja johdon tai avainhenkilöiden motivoinnin näkökulmista. Budjetin tarkoitus on ohjata toimintaa tavoiteltuun suuntaan.
Jos teet budjetin viime vuoden pohjalta muuttamalla numeroita +/- 20%, se käytännössä ohjaa sinua toimimaan viime vuoden toimenpiteiden pohjalta ja jumiuttaa ajattelusi sen sijaan, että katsoisit eteenpäin.
Määrittele strategiset tavoitteet ennen budjetointia
Asetelma pitäisi kääntää niin, että budjettia ei tiedetä, ennen kuin liiketoimintatavoitteet tiedetään. Mitä yrityksesi olisi järkevintä tavoitella seuraavan vuoden aikana, jotta se etenisi strategian mukaiseen suuntaan? Markkinaosuuden kasvattamista, isompaa myyntiä nykyasiakkaille, aggressiivisempaa uusasiakashankintaa, asiakaskokemuksen kehittämistä, uudelleenpositiointia toimittajasta strategiseksi kumppaniksi vai teknologista edelläkävijyyttä? Uskallan väittää, että yrityksesi tarvitsemat toimenpiteet vaativat uudenlaisia rivejä viime vuoden budjetti-Exceliisi.
Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa budjetoinnin ja sen seuraamisen. Jos sinulla ei ole järjestelmää, jolla teet tai seuraat budjettia, ihan ensimmäisenä sellaisen suunnittelu olisi paikallaan. Käytännön tasolla ihannetilanne on, kun yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä tukee ja ohjaa ihmisiä toimimaan oikealla tavalla. Kannattaa satsata alussa järjestelmän suunnitteluvaiheeseen ja ihmisten osallistamiseen, sillä suunnitteluvaihe tulee käyttöönoton ohessa määrittelemään pitkälti, miten hyvin työntekijäsi sitoutuvat liiketoimintajärjestelmän käyttöön jatkossa.
Näin toiminnanohjausjärjestelmä vauhdittaa tavoitteidenne saavuttamista
Lopuksi palauta mieleen tai kirkasta itsellesi, millaisia liiketoimintatavoitteita yrityksellänne on vuodelle 2023. Lähes kaikilla osa-alueilla toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan vauhdittaa strategisten tavoitteiden saavuttamista:
- Jos tavoitteenanne on kehittää asiakaskokemusta digitaalisissa kanavissa, on syytä budjetoida asiakaskeskeisesti suunnitellun verkkopalvelun tai -kaupan uudistukseen.
- Jos yrityksellänne on kunnianhimoiset kasvutavoitteet, varmista hyvissä ajoin, että ERP-järjestelmä laajenee ketterästi yrityksesi kasvun tahdissa.
- Jos yrityksessäsi on tunnistettu haasteita kannattavuuden kanssa, on ensimmäinen askel hankkia reaaliaikainen näkyvyys yrityksesi varastoon ja taloushallintoon.
- Jos nykyinen ERP-järjestelmänne ei auta työntekijöitä tekemään työtään parhaalla mahdollisella tavalla, on paras ratkaisu kartoittaa kokonaiskuva asiantuntijan johdolla, ja arvioida yhdessä tärkeimmät kehityskohteet vuodelle 2023.
Liiketoimintatavoitteitanne aidosti tukevan järjestelmän hankkiminen on iso juttu ja se pitää budjetoida sekä aikatauluttaa hyvissä ajoin. Varmista, että teidän yrityksessänne lähdetään kehittämishankkeisiin suunnitelmallisesti ja hyvissä ajoin!