Mitä hyötyä verkkokaupalle on ERP-järjestelmästä?

Milloin on oikea aika hankkia ERP?

Alussa verkkokaupan pyörittäminen voi tuntua yksinkertaiselta ilman integroitua ERP:tä tai varastonhallintaa, ja pienille yrityksille esimerkiksi Excel voi alkuvaiheessa toimia riittävänä tiedonhallinnan järjestelmänä. Tämän parissa ei kuitenkaan kannata jatkaa liian pitkään, sillä liiketoiminnan kasvaessa järjestelmän puutteet tulevat nopeasti vastaan.

Usein tilausmäärien kasvaessa tuntuu, ettei toiminnanohjausjärjestelmälle olekaan aikaa. Työntekijät on koulutettu Excelin käyttöön, ja toimintaan muodostuu kulttuuri, jossa ‘asiat tehdään näin, koska asiat on aina tehty näin’. Aikaa kuitenkin kuluu tehottomasti tuhansien Excel-rivien lataamisessa, ja erillisen varastonhallintajärjestelmän tarve korostuukin jokaisen tilauksen myötä työmäärän kasvaessa.

ERP ratkaisuna kannattaa heti, kun myyntivolyymit kasvavat riittävästi, jotta hankinta on perusteltua. Mitä aikaisemmin ERP-järjestelmään perehtyy, sitä paremmin verkkokauppa kehittyy sen rinnalla. Ratkaisuja on kuitenkin monia, eikä tälle aina ole yhtä oikeaa ratkaisua. Kuitenkin toimiva varastonhallinta on elintärkeää verkkokauppasi menestykselle. 

Itse valitsimme Odoon ERP-toiminnanohjausjärjestelmäksi. Odoo on hyvin käyttäjäystävällinen toiminnanohjausjärjestelmä; se on moduulipohjainen järjestelmä, jonka yksittäisistä moduuleista yritys voi valita juuri omaan tarpeeseensa sopivat moduulit eli liiketoimintasovellukset. Lisäksi voidaan toteuttaa asiakaskohtaisia räätälöintejä, mikä mahdollistaa sen, että Odoo voidaan ottaa käyttöön kaikenkokoisille yrityksille toimialasta riippumatta. Avoin.Systems on virallinen Odoo Partner, ja erikoistunut räätälöimään Odoo-järjestelmää suomalaisten pk-yritysten tarpeisiin.

ERPin hyöty — keskitetty tiedonhallinta

Yksi tärkeimmistä syistä integroida verkkokauppaan varastonhallinta on keskitetty tiedonhallinta. Moderni varastonhallintajärjestelmä tuo järjestelmällisyyttä toimintaan ja keskittää kaiken tarvittavan tiedon yhteen paikkaan. Tämä tieto Odoossa kattaa usein asiakas-, tilaus-, tuote-, hinta- ja toimitustiedot sekä varastosaldot. Kun kaikki nämä tiedot ovat aina ajantasaisia ja oikeita, verkkokaupan taustaprosessit toimivat sujuvammin ja asiakaskokemus paranee.

Integroidun varastonhallinnan etu on tiedon automaattinen siirtyminen eri prosessien välillä. Tällöin vältytään siltä, ettei samaa tietoa tarvitse kirjata toistuvasti useisiin eri järjestelmiin, jolloin aikaa säästyy ja virheiden mahdollisuus vähenee. Lisäksi ajantasaisen tiedon saatavuus parantaa sisäistä työskentelyä ja nopeuttaa tuotteiden tai palveluiden toimittamista asiakkaille.

ERP-järjestelmän käyttöönotto voi olla suuri hanke, mutta modernit järjestelmät mahdollistavat vaiheistetun käyttöönoton. Tämä on usein paras vaihtoehto, sillä se pienentää oppimiskynnystä ja riskiä verrattuna suuren yksittäisen ratkaisun käyttöönottoon. Vaiheittainen käyttöönotto mahdollistaa myös sen, että järjestelmän eri toimintoja voidaan kouluttaa ja ottaa käyttöön hallitusti, mikä helpottaa käyttäjien sopeutumista ja mahdollistaa järjestelmän tehokkaan hyödyntämisen yrityksessä.

Kokonaisuutena ERP-järjestelmän käyttöönotto tarjoaa merkittäviä etuja verkkokaupan hallinnassa. Se ei ainoastaan paranna toiminnan tehokkuutta ja asiakaskokemusta, vaan myös tukee liiketoiminnan kasvua ja skaalautuvuutta. Vaiheittaisen käyttöönoton ansiosta yritykset voivat räätälöidä järjestelmän käyttöönoton omaan tahtiinsa, varmistaen näin parhaan mahdollisen hyödyn ja sopeutumisen uuteen järjestelmään.

Näemme, että Odoon käyttöönotossa on 4 suurta hyötyä jokaiselle verkkokaupalle, jotka esittelemme seuraavaksi.

Odoo-ERP-järjestelmän hyödyt

1. Paranna asiakaskokemusta

Asiakaskokemus on verkkokaupan menestyksen kulmakivi. Asiakkaisiin vaikuttaa aina verkkokaupan pinnan alla piilevät prosessit — kuten ajantasainen viestintä ja nopea toimitus — ja ne toimivat olennaisina tekijöinä ostopäätöksissä. Vaikka asiakas näkee vain verkkokaupan käyttöliittymän, hänen kokemuksensa muodostuu monista taustalla vaikuttavista tekijöistä.

Erinomainen asiakaskokemus syntyy juuri näistä sujuvista ja tehokkaista taustaprosesseista, ja siksi prosessien automatisointi on avainasemassa. Esimerkiksi Odoo ERP-järjestelmän avulla voidaan automatisoida merkittävä osa verkkokaupan tiedonsiirtoa sekä tilausten käsittelyn rutiinitehtäviä. Tämä nopeuttaa tilausten käsittelyä, tehostaa toimintaa ja vapauttaa aikaa muille tärkeille tehtäville, kuten verkkokaupan analysoinnille ja optimoinnille.

Kun verrataan Odoo ERP:n käyttöä manuaaliseen tiedonkäsittelyyn, on manuaalisessa tiedonkäsittelyssä runsaasti enemmän riskejä virheisiin ja prosessin hidastuksiin. Myyntimäärien kasvaessa tämä riski korostuu. Odoo ERP:n automatisointiominaisuuksilla vähennetään manuaalisen työn tarvetta sekä mahdollisuutta prosesseista johtuviin virheisiin. Näin koko tilaus alusta loppuun muuttuu suoraviivaisemmaksi ja tehokkaammaksi, jolloin säästetään aikaa ja vähennetään asiakkaan suuntaan näkyviä ja häiritseviä virheitä.

Automaattiset prosessit, kuten ostolaskujen ja tiliotteiden automaattinen käsittely tai ostojen ja varastonhallinnan automatisointi, ovat esimerkkejä toiminnallisuuksista, jotka parantavat sekä asiakaskokemusta että liiketoiminnan tehokkuutta. Näiden automatisointien avulla varmistetaan, että varastossa on aina riittävästi tuotteita ja varastonkierto voidaan optimoida. Tällä tavalla Odoo luo vahvan perustan, joka tukee sekä asiakastyytyväisyyttä että liiketoiminnan kasvua.

2. Nopeammat prosessit

Nopeat ja tehokkaat prosessit ovat välttämättömiä jokaiselle menestyvälle verkkokaupalle. Tämän saavuttamiseksi on kriittistä, että tieto virtaa verkkokaupan ja varastonhallintajärjestelmän välillä reaaliaikaisesti ja ajantasaisesti. Kun nämä kaksi järjestelmää, verkkokauppa ja varastonhallinta, integroidaan saumattomaksi, tietojen paikkansapitävyys ja nopea päivittyminen on itsestäänselvää. 

Integraatio verkkokaupan ja ERP-järjestelmän välillä on avainasemassa tässä yhteydessä. Sen ansiosta verkkokaupassa näytetään aina oikeat tuote- ja hintatiedot sekä varaston ajantasaiset saldot. Tämä poistaa tarpeen päivittää tietoja manuaalisesti useisiin eri järjestelmiin, mikä ei ainoastaan nopeuta prosesseja vaan myös vähentää inhimillisen virheen mahdollisuutta.

Kun kaikki tiedot ovat jatkuvasti ajantasalla ja luotettavia, verkkokaupan ylläpitäjät voivat keskittyä paremmin asiakkaiden palvelemiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen. Tämä integraatio sekä parantaa asiakaskokemusta että tehostaa sisäisiä toimintoja, mikä on keskeistä verkkokaupan menestykselle nykypäivän nopeatempoisessa ja kilpailullisessa ympäristössä.

Lue tästä millaiselle verkkokaupalle Suomen suosituin verkkokauppa-alusta WooCommerce sopii.

3. Vähemmän ajankäyttöä hallinnointiin 

Verkkokaupan hallinnoinnin tehostaminen ja ajankäytön vähentäminen on yksi modernin liiketoiminnan keskeisistä tavoitteista. Automaation avulla voidaan nopeuttaa tilausten käsittelyä, vähentää virheitä ja tehdä prosesseista sujuvampia, mikä vapauttaa aikaa muihin tärkeisiin tehtäviin.

Integroimalla verkkokaupan ja ERP-järjestelmän toisiinsa, tieto pysyy reaaliaikaisena ja luotettavana. Moderni ERP-järjestelmä kokoaa kaikki tiedot yhteen paikkaan, josta on myös muuta hyötyä kuin ajantasaisen tiedon varmistuminen. Pitämällä kaiken tiedon yhdessä paikassa, Odoo pystyy muodostamaan datasta monipuolisia ja helposti ymmärrettäviä raportteja. 

Järkevällä ERP-järjestelmällä säästät aikaa verkkokaupan hallinnassa sekä siihen liittyvässä päätöksenteossa. Voit hyödyntää yhdestä paikasta löytyviä luotettavia ja selkeästi esitettyjä raportteja, jotka ovat olennainen tekijä verkkokaupan menestykselle ja kasvulle.

Kuuntele Webinaari aiheesta ‘Näin ratkaiset verkkokaupan toiminnanohjauksen haasteet’.

4. Verkkokaupan skaalaus kustannustehokkaasti 

Verkkokaupan skaalaaminen kustannustehokkaasti on mahdollista integroidun verkkokauppa + ERP -ratkaisun avulla. Kun toistuvat ja usein turhauttavatkin hallinnon tehtävät on automatisoitu, pääset keskittymään verkkokauppasi tärkeimpään valttiin: asiakkaaseen. Tilausmäärien kasvaessa voi yksilöllisen palvelun tarjoaminen olla haasteellista. Kun robotit hoitavat tiedonsiirron niin oikeat ihmiset vapautuvat hoitamaan oikeiden asiakkaiden tarpeita. 

Manuaaliset vaiheet ja puutteellinen automatisaatio verkkokaupan taustatoiminnoissa johtavat väistämättä pullonkauloihin, kun tilausmäärät kasvavat. Nämä pullonkaulat vuorollaan estävät verkkokaupan täyden myyntipotentiaalin hyödyntämisen. Esimerkiksi tuotetietojen tai varastosaldojen manuaalinen kirjaus ja tilausten laskutus ovat tyypillisiä toimintoja, jotka voivat hidastaa verkkokaupan toimintaa ja estää sen skaalautumisen.

Lue miten Connected Inventions B2B-verkkokauppa rakennettiin.

Integroitu verkkokauppa + ERP -järjestelmä mahdollistaa verkkokaupan kitkattoman skaalauksen. Tämä tarkoittaa että kun liiketoiminta laajenee, verkkokaupan ylläpidon työmäärä ei kasva suhteettomasti, sillä taustalla olevat prosessit ovat automatisoituja ja määrämuotoisia. Tämä takaa että verkkokaupan liiketoiminta voi kasvaa tai laajentua uusille markkina-alueille, sillä Odoo hoitaa skaalautuvat operatiiviset haasteet. 

Avoin.Totalin avulla yhdistät esimerkiksi WooCommerce-verkkokaupan ja Odoo ERP:n yhdeksi saumattomaksi kokonaisuudeksi. Integroitu ratkaisu varmistaa, että verkkokauppa kasvaa kustannustehokkaasti ja että resurssit voidaan kohdistaa asiakaspalvelun ja myynnin kehittämiseen sen sijaan että ne käytettäisiin aikaa vieviin manuaalisiin tehtäviin. Tämän seurauksena verkkokauppa pystyy vastaamaan markkinoiden muuttuviin vaatimuksiin joustavasti ja tehokkaasti.

Miksi valita Avoin.Systems?

Vaikka Odoon hyödyt ovat suuret, sen integraatio on monimutkainen prosessi, joka vaatii sekä teknistä osaamista että ymmärrystä liiketoiminnan jokaisesta prosessista. Tässä erotumme muista pitkällä kokemuksella Odoon käyttöönotoista.

Avoin.Systems on virallinen Odoo Partner. Tämä tarkoittaa, että meillä on mahdollisimman syvä ja kattava ymmärrys Odoon toiminnanohjausjärjestelmästä.  Olemme läpikäyneet perusteellisen koulutusprosessin ja olemme sertifioituja asiantuntijoita, jotka pystyvät hyödyntämään Odoon monipuolisia ominaisuuksia. Meillä on suora pääsy Odoo Enterprisen lähdekoodiin, mikä mahdollistaa joustavat ja räätälöidyt ratkaisut juuri sinun liiketoimintasi tarpeisiin. 

Sen lisäksi, että meillä on omia ohjelmistokehittäjiä, Odoo Partnerina meillä on suora yhteys Odoon kehittäjiin. Voimme aina ratkaista mahdolliset ongelmat nopeasti ja tehokkaasti, tarjoten sinulle parasta mahdollista tukea projektin aikana ja sen jälkeen. Asiakkaidemme tyytyväisyys on meille ensiarvoisen tärkeää joten ylläpidämme pitkäaikaisia asiakassuhteita tarjoamalla jatkuvaa tukea ja ylläpitoa.

Lue tästä miten verkkokauppaan yhdistetty toiminnanohjaus mahdollistaa Coston kasvun. 

Avoin.Systems on erikoistunut räätälöimään Odoo-järjestelmää suomalaisten pk-yritysten tarpeisiin. Tämä paikallinen asiantuntemus yhdistettynä globaaliin näkemykseen tekee meistä ainutlaatuisen kumppanin. Ymmärrämme paikalliset markkinat ja lainsäädännön, mikä on olennainen osa onnistunutta verkkokauppa-integraatiota. Meidän avullamme voit olla varma, että verkkokauppasi integraatio toteutetaan paitsi teknisesti korkeatasoisesti, myös liiketoimintasi erityisvaatimukset huomioiden.

Valitsemalla Avoin.Systems Odoo-kumppaniksesi verkkokauppaintegraatioprojektissasi, saat käyttöösi asiantuntijatiimin, joka on omistautunut auttamaan sinua saavuttamaan liiketoimintatavoitteesi. Meidän kauttamme verkkokauppasi integraatio ei ole vain tekninen projekti, vaan pitkäaikainen sijoitus yrityksesi tulevaisuuteen.