ERP Days 2023 -tapahtumassa esiteltiin mielenkiintoinen tutkimus keskisuurten ja isojen yritysten ERP-hankinnoista. Käynnissä on ERP-järjestelmien uusimisaalto, sillä vanhat järjestelmät alkavat olla elinkaarensa päässä.
Avoin.Systemsin tiimi yhdessä yhteistyökumppaninsa Odoon edustajien kanssa.
Suosituimmat syyt erpin hankintaan ovat teknisiä:
- Teknologia on tullut elinkaarensa päähän
- Ratkaisu ei tue liiketoimintamallia tai liiketoiminnan tarpeita
- Tekninen arkkitehtuuri on epäoptimaalinen
Arkkitehtuurimalleista skaalan ääripäitä ovat monoliittiset kokonaisratkaisut ja ”best of breed” tyyppiset kevyet mikropalvelut.
Taloushallinnon osalta puolestaan ei haeta ”best of breed” ratkaisuja, eikä taloushallinto ole hankinnan draiveri, vaan lähinnä se tulee ratkaisussa mukana. Talousjärjestelmän pääfunktio on tarjota luvut.
Joissain tapauksissa tekninen ratkaisu toimii, mutta prosessit eivät ole yhtenäisiä läpi organisaation. Prosesseja on harmonisoitu ja hiottu aikanaan, mutta sitten ne ovat päässeet rapautumaan. Orgaanisesti syntyneitä teknisiä virityksiä ja erilaisia toimintamalleja esiintyy eri puolilla organisaatiota. Osastot eivät tiedä toistensa toiminnasta.
Uusilta ratkaisuilta odotetaan pilvipohjaisuutta ja parempaa tietoturvaa, tekoälyä ja koneoppivuutta. Hankkeiden etenemiseen vaikuttaa kuitenkin se, että liiketoiminta ei puhu IT:tä eli ei ymmärrä teknisiä mahdollisuuksia.
Uuden erpin core-toimintoihin viedään useimmiten talous. Muita yleisimpiä toiminnallisuuksia ovat toimitusketjun ja ostojen hallinta sekä myynnin ja markkinoinnin toiminnot.
Verkkokauppoja uudistetaan liian usein yksittäisenä kokonaisuutena, miettimättä kokonaisarkkitehtuuria osana uudistusta. Tämä aiheuttaa toimintaan pullonkauloja myöhemmin, kun yrityksen taustaprosessit ja -järjestelmät eivät pysy myynnin tahdissa.
Teknologiavalintaan vaikuttaa kokonaishinta, kattavat standarditoiminnot, helppo käyttöönotto ja toimialakohtaiset ratkaisut.
Toimittajalta odotetaan toimiala- sekä erp-kokemusta sekä teknistä osaamista, joten referenssien pitää olla kunnossa.
ERP-hankkeissa ylivoimaisin haaste on, että asiakasyritykseltä puuttuu liiketoiminnan prosessikuvaukset. Usein ostaja odottaa saavansa oman yrityksen prosessikuvaukset osana käyttöönottoa, vaikka nämä tulisi olla valmiina ennen erp-uudistusta. Toiseksi suurin haaste on pienet resurssit. Kolmanneksi haastavinta on saada liiketoiminta ja IT puhumaan samaa kieltä.
Asiakasyritys tarvitsee useimmiten tukea ratkaisun konseptointiin, projektinhallintaan ja migraatioon. Arvoon nousee myös kumppanin muutosjohtamisosaaminen.
Universaalina ongelmana ERP-hankkeissa on, että hankkeet omistaa IT, vaikka näiden tulisi olla liiketoimintavetoisia. Käytännössä liiketoimintastrategian tulisi siis ohjata myös ERP-uudistusta. Samoin mikäli käynnissä on yritysjärjestelyjä (mm. fuusio), se hoidetaan ensin pois alta ja sitten vasta järjestelmäuudistus.
Seuraa havaintojamme monikanavaisesta myynnistä, toiminnanohjauksesta ja markkinatilanteesta somessa tunnisteella #AvoinInsights!