Kun Ruokatieto Yhdistyksen vanha jäsenrekisterijärjestelmä tuli tiensä päähän, edessä oli paitsi ohjelmiston vaihto, myös omien toimintatapojen kriittinen tarkastelu. Avoin.Systemsin johdolla rakentuva uusi Odoo-kokonaisuus tuo datan kaikkien saataville ja avaa ovet tiedolla johtamiselle.
Ruokatieto Yhdistys ry tekee arvokasta työtä suomalaisen ruoan puolesta. Yhdistyksen juuret ulottuvat vuoteen 1959, jolloin se perustettiin muistuttamaan kaupungistuvaa nuorisoa siitä, mistä ruoka todellisuudessa tulee. Nykyään Ruokatiedon pöydän ääressä istuu koko kotimainen ruokaketju aina alkutuotannosta teollisuuteen ja kauppaan. Yhdistyksen ydin- ja tunnetuin tehtävä on hallinnoida pakatuista elintarvikkeista tuttua, 1993 perustettua Hyvää Suomesta -alkuperämerkkiä.
Asiakastarina: Ruokatieto Yhdistys ry
Tarve
Ruokatiedon vanha jäsenrekisterijärjestelmä oli tulossa tiensä päähän. Yhdistys ei halunnut vain siirtää vanhoja rutiineja uuteen alustaan, vaan etsi modernia ratkaisua, joka mahdollistaisi omien toimintatapojen kehittämisen ja tehostamisen. Haussa oli kumppani, joka ymmärtää yhdistyksen tarpeet ja pystyy tarjoamaan järjestelmän, joka skaalautuu CRM:stä koko organisaation yhteiseksi työkaluksi.
Toteutus
Parhaillaan käynnissä oleva ”Joutsen”-projekti käynnistyi tiiviillä, kasvotusten pidetyillä työpajoilla, joissa luotiin vahva luottamus Avoin.Systemsin ja Ruokatiedon välille. Odoon vakiotoiminnot kattavat valtaosan tarpeista, mikä on vähentänyt kalliiden räätälöintien määrää. Avoin.Systemsin selkeä ja napakka projektinjohto on pitänyt langat tiukasti käsissä ja varmistanut, että toteutus pysyy suunnitellussa aikataulussa.
Lopputulos
Vuodenvaihteessa julkaistava Odoo-järjestelmä kokoaa Ruokatiedon datan yhteen paikkaan. Tiedon läpinäkyvyys ja ajantasaisuus vähentävät henkilöriippuvuuksia ja mahdollistavat aidon tiedolla johtamisen. Esimerkiksi Hyvää Suomesta -merkin auditointiprosessit ja sidosryhmäviestintä siirtyvät modernille alustalle. Jatkossa järjestelmää on mahdollista laajentaa myös projektinhallintaan ja talouden toimintoihin.
Vanhojen rutiinien haastaminen
Uuden järjestelmäprojektin taustalla oli selkeä tarve: vanha palveluntuottaja ja järjestelmä eivät enää kyenneet palvelemaan yhdistyksen kehittyvää toimintaa. Pelkkä vanhojen tietojen ja toimintamallien siirtäminen uuteen ohjelmistoon ei kuitenkaan ollut vaihtoehto.
”Suurin pelkoni oli, että nykyinen toimintamalli siirretään uuteen järjestelmään sellaisenaan.
Ihmisillä on luontainen muutosvastarinta – aina on tehty näin, miksei siis jatkossakin. Halusimme kuitenkin miettiä, miten asiat voisi tehdä toisin; tehokkaammin, asiakaslähtöisemmin ja työntekijäystävällisemmin.”
Toiminnanjohtaja,
Ruokatieto Yhdistys ry
Uudeksi alustaksi valikoitui Odoo, sillä se tarjoaa mahdollisuuden rakentaa laaja ERP-kokonaisuus, joka skaalautuu pelkästä jäsenrekisteristä koko toiminnan ohjauskeskukseksi. Noin 80 prosenttia Ruokatiedon tarpeista voitiin kattaa Odoon vakiotoiminnoilla, mikä minimoi raskaan räätälöinnin tarpeen.
Ihmiseltä ihmiselle -kohtaaminen vakuutti
Ohjelmistokumppanin valinnassa Avoin.Systems erottui joukosta kyvyllään kuunnella asiakasta. Odoon joustavuus ja Avoin.Systemsin asiantuntijoiden ratkaisukeskeinen asenne vakuuttivat koko Ruokatiedon tiimin alkumetreiltä lähtien.
”Myyntitilanne oli kiva, ja koimme heti tulevamme kuulluiksi. Arvostan myyjiä, jotka osaavat hommansa,” Anni-Mari kiittelee.
Yhteinen suunnitteluvaihe toteutettiin kasvotusten pidetyissä live-työpajoissa, mikä syvensi luottamusta ja piti ajatuksen kirkkaana. Projektia ei jätetty vain paperin tasolle, vaan toimivia ratkaisuja etsittiin tiiviissä vuorovaikutuksessa.
”Suunnitteluvaihe oli hyvin vuorovaikutteinen ja Avoin.Systemsillä osataan aidosti kohdata ihmiset. Töitä tehdään ihmiseltä ihmiselle – se on minulle todella tärkeää, sillä se luo luottamusta.”
Anni-Mari Syväniemi
Syväniemen mukaan Avoin.Systemsin tapa johtaa projektia teki vaikutuksen. Projektijohto on napakkaa, ja asioita viedään suoraan eteenpäin. On tärkeää, että kumppani osaa ottaa vastuun, johtaa prosessia ja sanoa tarvittaessa myös suoraan ”ei”, jotta projekti pysyy raiteillaan.
Koko tiimin työkalu tuo läpinäkyvyyttä
Projekti on parhaillaan toteutusvaiheessa, ja uuden järjestelmän tavoiteltu julkaisu on vuodenvaihteessa. Ensimmäisessä vaiheessa ytimeen nousee CRM, jonka kautta hallinnoidaan jäseniä, sidosryhmiä ja esimerkiksi Hyvää Suomesta -merkin vaatimia säännöllisiä auditointeja.
Manuaalisen työn vähentäminen on yksi projektin kulmakivistä. Merkittävä tekninen virstanpylväs onkin saumaton integraatio GS1-tuotetietokantaan, jonka avulla tuotteiden viivakoodit ja muut tärkeät tiedot siirtyvät jatkossa järjestelmään täysin automaattisesti.
Tulevaisuuden askeleet ja tiedolla johtaminen
Tulevaisuudessa Odoon roolia arjen helpottajana on tarkoitus laajentaa entisestään. Suunnitelmissa on tuoda järjestelmään muun muassa projektinhallinta, jota on aiemmin pyöritetty raskaasti ja pirstaleisesti Excelien ja sähköpostien varassa. Samalla kartoitetaan uutiskirjeiden hallinnan ja sähköisen laskutuksen integroimista tiiviiksi osaksi uutta kokonaisuutta.
Ruokatiedon tavoitteena on järjestelmä, jonne kootaan kaikki toiminnan kannalta kriittinen tieto. Kun data ei ole siiloissa tai yhden ihmisen muistin varassa, toiminnasta tulee turvallisempaa ja avoimempaa.
”Odotan eniten sitä, että raportointia voidaan hyödyntää tehokkaammin ja siirrymme aitoon tiedolla johtamiseen. Kun tieto on reaaliaikaista ja ajantasaista, se helpottaa meidän jokaisen arkea. Tämä projekti pakottaa meidät tutkimaan omaa arkeamme kriittisesti – se on hyvin tervetullutta,” Anni-Mari summaa.