Kun käytössä on yksi Suomen kattavammista rakennuspuutavaran ja viimeistelytuotteiden valikoimista, toimivan arjen ytimessä on järjestelmä, johon voi luottaa. Ylöjärven Puu Oy päivitti Odoo-ympäristönsä ja lanseerasi täysin uuden verkkokaupan Avoin.Systemsin kanssa, purkaen samalla turhat räätälöinnit suoraviivaisemman arjen tieltä.
Ylöjärven Puu Oy on vuonna 1990 perustettu kahden suvun yhteisyritys, joka toimii edelleen perhepohjalta. Yritys myy puutavaraa ja viimeistelytuotteita rakentamisen ja remontoinnin tarpeisiin sekä kuluttaja- että yritysasiakkaille. Heillä on myymälä Ylöjärvellä sekä palveleva verkkokauppa.
Asiakastarina: Ylöjärven Puu Oy
Tarve
Ylöjärven Puulla tunnistettiin tarve saada pitkään vireillä ollut ERP- ja verkkokauppauudistus vihdoin maaliin, sillä aiempi ratkaisu ei täysin palvellut yrityksen tarpeita ja verkkokaupan lanseerausta. Tavoitteena oli päivittää Odoo uuteen versioon, korvata vanha tarjouskori aidolla verkkokaupalla ja ratkaista puutavara-alan monimutkaisten tuotevarianttien hallinta. Samalla yritys halusi eroon turhista räätälöinneistä ja etsi kumppania, jonka kanssa kehitystyö olisi sujuvaa, läpinäkyvää ja aidosti liiketoimintaa tukevaa.
Toteutus
Kun Avoin.Systems otti vetovastuun syksyllä 2024, projektiin otettiin heti realistinen ja napakka ote. Aiemman järjestelmän tarpeettomat räätälöinnit karsittiin pois, jotta ratkaisu voitiin rakentaa fiksusti ja suoraviivaisesti Odoon vakiotoimintoihin nojaten. Käytännössä koko ympäristö verkkokauppaa ja maksuominaisuuksia myöten rakennettiin uusiksi. Määrätietoisen projektijohdon ja avoimen kommunikaation ansiosta haastavasta aikataulusta pidettiin kiinni ja live-vaiheeseen päästiin suunnitellusti.
Lopputulos
Nyt Ylöjärven Puulla on käytössään moderni ja yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus, jossa varasto, myynti, ostot, kirjanpito ja uusi verkkokauppa rullaavat saumattomasti samalla alustalla. Arki on helpottunut merkittävästi, kun kaikki tuotetiedot löytyvät yhdestä paikasta. Lisäksi kuukausimaksuun sisältyvä, helposti tavoitettava tukipalvelu on tuonut mielenrauhaa – asiantuntevaa apua on aina saatavilla ilman pelkoa yllättävistä lisälaskuista.
Pitkästä projektista maaliin ja irti toimittajariippuvuudesta
Ylöjärven Puun ERP- ja verkkokauppauudistus aloitettiin alun perin jo vuonna 2021 toisen toimittajan kanssa, ja matkaan kului neljä vuotta. Ajankohtaiseksi nousi Odoon versionpäivitys sekä kauan kaivatun verkkokaupan loppuunrakentaminen ja lanseeraus. Yritys halusi ehdottomasti pysyä Odoossa, samalla katsottiin parhaaksi etsiä uusi asiantuntijakumppani, jonka kanssa homma saataisiin vietyä jämäkästi maaliin ja järjestelmästä saataisiin irti sen täysi potentiaali.
Syksyllä 2024 asiakkuus siirtyi Avoin.Systemsille. Suunnittelu- ja määrittelyvaiheen jälkeen tavoitteena oli ratkaista toimialan erityispiirteisiin liittyvät tarpeet, kuten tuotevarianttien hallinta, sekä rakentaa täysin toimiva verkkokauppa aiemman tarjouspyyntökorin tilalle.
Realistinen ote ja turhien räätälöintien karsiminen
Projektiin otettiin alusta alkaen käytännönläheinen ja napakka asenne. Aiemmassa versiossa oli tehty jonkin verran räätälöintejä, jotka paljastuivat lopulta tarpeettomiksi. Nämä purettiin pois, mikä teki kokonaisuudesta huomattavasti suoraviivaisemman.
Avoin.Systemsillä oli realistinen ote asiaan ja projektiin, mikä on mahdollista ja mikä ei, mitä kannattaa räätälöidä ja mitä kannattaa tehdä Odoon vakiotoimintojen kanssa.
Ylöjärven Puun toimitusjohtaja Mika Marjolahti.
Aikataulu oli haastava ja käytännössä kaikki rakennettiin uusiksi, mutta Avoin.Systemsin tiukka projektijohto piti linjan selkeänä. Viimeinen deadline saavutettiin, ja uusi järjestelmä saatiin live-tilaan suunnitellusti.
Merkittävin muutos asiakasrajapinnassa oli verkkokauppa: aiemman tarjouspyyntökorin tilalle saatiin aito verkkokauppa monipuolisine maksuvaihtoehtoineen, ja se on rullannut hyvin heti julkaisusta lähtien.
Kaikki toiminnot luontevasti yhden raudan sisällä
Odoo on lunastanut paikkansa Ylöjärven Puun arjessa. Muita erillisiä järjestelmiä ei tarvita, ja myös integraatiot muun muassa Maventaan ja Outlookiin toimivat saumattomasti taustalla. Kun kaikki tuotetiedot ovat samassa paikassa, tiedon etsiminen on nopeaa ja koko liiketoiminnan hallinta huomattavasti suoraviivaisempaa.
”Kyllähän se on helpottanut, kun kaikki on niin sanotusti saman raudan kanssa”, Marjolahti summaa. Kun tavara saapuu, varastonhallinta, myynti, kirjanpito ja uuden verkkokaupan tilaukset pyörivät kaikki sujuvasti samassa ohjelmistossa.
Tuki, joka auttaa oikeasti – ja ilman yllätyskuluja
Yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa on ollut sujuvaa, ja erityistä kiitosta Ylöjärven Puu antaa asiantuntevasta ja helposti tavoitettavasta tukipalvelusta. Aiemmin yrityksen kompastuskivenä oli, että kaikki apu maksoi erikseen. Nykyinen kuukausimaksuun sisältyvä asiakaspalvelu on ilahduttanut kovasti, sillä se säästää monelta epäselvyydeltä.
Jos jotakin kysyy, niin se otetaan tosissaan, eikä sivuuteta. Jää sellainen fiilis, että koitetaan oikeasti auttaa.
Mika Marjolahti, Ylöjärven Puu
Myös projektin budjetointi osui kohdalleen, ja alun perin arvioidut kustannukset pysyivät raameissaan ilman ikäviä yllätyksiä loppulaskussa.
Tulevaisuudessa yhteistyö jatkuu muun muassa verkkokaupan jatkuvan kehityksen, Avoin.Finance-taloushallinnon laajentamisen sekä käytön kautta esiin nousevien hienosäätöjen merkeissä.