Hytest Ltd. on globaali biotekniikka-alan huippuosaaja, jonka arjessa noudatetaan äärimmäisen tiukkoja laatuvaatimuksia. Jotta asiantuntijoiden aika vapautuu rutiineista aidon arvon luomiseen, yrityksen määrätietoisena tavoitteena on keskittää liiketoimintansa mahdollisimman kattavasti yhteen Odoo-systeemiin. Vaiheittain rakentuva, automaatiota hyödyntävä ratkaisu minimoi inhimilliset virheet ja tukee vahvasti yrityksen kansainvälistä kasvua.
Hytest Ltd. on vuonna 1994 perustettu biotekniikka-alan huippuasiantuntija, joka toimittaa raaka-aineita maailman suurimmille diagnostiikkavalmistajille. Yrityksen tuotteista yli 90 % menee vientiin, ja heidän valmistamiaan tuotteita käytetään muun muassa sydän- ja verisuonitautien, influenssan sekä koronan testauksessa.
Hytestin toimintaympäristö on poikkeuksellinen: kauppaa käydään mikrolitroissa ja milligrammoissa, ja laatuvaatimukset ovat äärimmäisen tiukat. Kun asiakkaana on kansainvälisiä diagnostiikka- ja lääketeollisuuden jättiläisiä, toiminnanohjausjärjestelmältä vaaditaan ehdotonta luotettavuutta, saumatonta jäljitettävyyttä ja kykyä mukautua alan erityispiirteisiin.
Asiakastarina: Hytest Ltd.
Tarve
Hytestillä tunnistettiin tarve päivittää Odoo nykyaikaiseen versioon ja tuoda koko liiketoiminta sekä hajallaan oleva data, kuten irrallisissa Exceleissä asuva tuotedata, yhteen järjestelmään. Raskaista räätälöinneistä haluttiin eroon ja manuaaliset prosessit automatisoida. Lisäksi tarvittiin tuki uusille toiminnoille, kuten talous, HR ja CRM, sekä yhdysvaltalaisen tytäryhtiön toiminnoille, vastaten samalla diagnostiikka-alan äärimmäisen tiukkoihin laatu- ja jäljitettävyysvaatimuksiin.
Toteutus
Avoin.Systems toteutti onnistuneet versiopäivitykset ja mukautti Odoon alan tarpeisiin fiksusti ja kustannustehokkaasti. Massiivinen määrä tuotedataa siirrettiin suoraan Odoon ytimeen. Lisäksi parhaillaan rakennetaan moniyhtiöympäristöä (Multi Company) USA:n tytäryhtiölle toimintojen yhtenäistämiseksi ja tehostamiseksi. Avoin kommunikaatio ja rohkeus haastaa vanhoja toimintatapoja olivat onnistuneen projektin ytimessä.
Lopputulos
Nyt Hytestillä on käytössään laajasti palveleva, moderni ja automaatiota hyödyntävä Odoo-ympäristö. Arki on helpottunut ja virheiden mahdollisuus pienentynyt merkittävästi, kun esimerkiksi kriittiset tuotetietolomakkeet ja -etiketit syntyvät järjestelmästä automaattisesti oikeilla tuote- ja erätiedoilla. Keskitetty data mahdollistaa ensiluokkaisen jäljitettävyyden alan säädösten mukaisesti. Yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa on ollut erittäin sujuvaa ja nähdään tärkeänä, pitkäaikaisena strategisena kumppanina.
Toimiala: Biotekniikka ja diagnostiikka (raaka-ainetoimittaja)
Työntekijöitä: n. 170, joista n. 40 Suomessa
Teknologia: Odoo
Päätoiminnot:
- Varastonhallinta
- CRM ja Myynti
- Ostot
- Taloushallinto
- Tuotannonohjaus
- HR
- Markkinointi
- Moniyhtiöympäristö (Multi Company)
Kaikki toiminnot samassa järjestelmässä
Hytestin ja Avoin.Systemsin yhteinen taival alkoi jo loppuvuodesta 2017. Aluksi yritys siirtyi Avoin.Systemsin avustuksella vanhasta Open ERP 7 -versiosta Odoo 11 -versioon, ja hiljattain ympäristö on päivitetty uuteen Odoo 17 -versioon.
Projekteissa on ollut selkeä johtoajatus: saattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet saman Odoo-katon alle. Samalla vuosien varrella kertyneitä raskaita kustomointeja on karsittu isolla kädellä.
Tavoitteena on ollut virtaviivaistaa prosesseja ja toimintamalleja niin, että ne palvelevat paremmin isommankin organisaation tarpeita. Osa entisistä ”must have” -kustomoinneista on saatu karsittua matkan varrella pois, mistä iso kiitos Avoin.Systemsille.
Antti Kulta, tekninen johtaja, Hytest Ltd.
Kehityksen myötä Odooseen on tuotu laajasti uusia kokonaisuuksia. Järjestelmässä pyörii nykyään taloushallinto, HR-toiminnot, tuotanto ja ostot sekä markkinoinnin automaatiot. Lisäksi vanha CRM on juuri saatu korvattua Odoon omalla CRM:llä. Seuraavana edistysaskeleena on Yhdysvaltojen tytäryhtiön integrointi samaan järjestelmäperheeseen saumattoman moniyhtiöympäristön (Multi Company) avulla.
Automaatio ja tuotedatan keskittäminen helpottavat arkea
Yksi merkittävimmistä onnistumisista on ollut valtavan tuotedatamassan siirtäminen erillisistä Exceleistä suoraan Odooseen. Kaiken tiedon löytyminen yhdestä paikasta on tehostanut työtä ja minimoinut inhimillisten virheiden mahdollisuuden – mikä on milligrammojen kanssa operoitaessa kriittistä. Jos asiakkaalle lähtevän putken kylkeen lyödään käsin yksikin väärä merkki, tilaus voidaan pahimmassa tapauksessa joutua palauttamaan.
Yksi merkittävimmistä edistysaskelista on ollut tuotetietolomakkeen (Certificate of Analysis) automatisointi. Aiemmin lomakkeiden täyttö satojen pohjien avulla oli raskas manuaalinen prosessi. Nyt Odoo luo dokumentin automaattisesti oikean tuotteen ja erän perusteella vain nappia painamalla. Tämä oli Hytestille jopa automatisoitua etikettien tulostusta isompi ilonaihe.
Keskitetty data palvelee laajasti koko taloa. Laatuosasto pystyy hyödyntämään järjestelmän hakuja ja raportteja eräseurannassa, mikä takaa sataprosenttisen jäljitettävyyden sille, mitä on lähetetty ja kenelle.
Kun data on kaikki yhdessä paikassa, niin sitä on paljon helpompi käyttää. Kaiken näköinen raportointi onnistuu vaivattomasti, ja saamme export-toiminnolla ulos melkein mitä tahansa, mitä keksimme pyytää.
Antti Kulta
Kansainvälistä kasvua moniyhtiöympäristössä
Hytest on kasvanut isoksi kansainväliseksi toimijaksi, ja viitisen vuotta sitten yritys siirtyi suuren kiinalaisen emoyhtiön alaisuuteen. Kokonaisuuteen kuuluu nykyään noin 170 työntekijää, ja hiljattain perustettu Yhdysvaltojen tytäryhtiö on asettanut omat vaatimuksensa.
Avoin.Systems on juuri nyt toteuttamassa Hytestille Odoon Multi Company -ympäristöä, jonka avulla Suomen pääkonttori ja Yhdysvaltojen tytäryhtiö voivat toimia saumattomasti yhteen. Jatkossa sisäiset ostot ja tilausvahvistukset rullaavat yhtiöiden välillä automaattisesti järjestelmän sisällä mahdollisimman vähin klikkauksin.
Saumatonta kumppanuutta ja syvää ymmärrystä
Kun toimiala on erikoinen ja prosessit monimutkaisia, ohjelmistokumppanilta vaaditaan teknisen osaamisen lisäksi aitoa liiketoiminnan ymmärrystä. – Odoo on saatu onnistuneesti puhumaan Hytestin ”omaa kieltä”. Haastavan toimialan ominaisuuksiin on pystytty vastaamaan ketterällä järjestelmällä, ilman että on tarvinnut rakentaa turhia, ylläpitoa vaikeuttavia kustomointeja.
Vaativat ja monimutkaiset projektit vaativat kovaa työtä molemmin puolin pöytää, mutta Antin mukaan Avoin.Systemsin tiimin kanssa työskentely on ollut paitsi tuloksellista, myös aidosti mukavaa.
Kaiken kaikkiaan teidän palveluasenne, ystävällisyys ja asiantuntijuus on ollut ihan omaa luokkaansa. Olette oppineet meidän maailmamme jutut nopeasti ja samalla uskaltaneet tyylikkäästi ehdottaa fiksumpia tapoja toimia, Kulta summaa yhteistyötä.