Meillä osaamisen törmäyttäminen tarkoittaa, että ERP- ja web-asiantuntijamme ovat sekoittuneet yhteisiin tiimeihin. Tutustu kuinka toteutimme tiimiuudistuksen yhteistyössä henkilöstön kanssa ja miten uusi rakenne palvelee sekä työntekijöidemme että asiakkaidemme tarpeita.
Miksi tiimirakennetta lähdettiin uudistamaan?
Marraskuussa 2022 toteutimme brändiuudistuksen, jossa toimme yhteen aiemmin eriytetyt ERP- ja web-liiketoiminnan yksikkömme. Tiimiuudistus jatkaa brändiuudistuksen tavoitetta vahvistaa yrityksen yhtenäistä kulttuuria ja liiketoimintaa.
Jatkuvasti muuttuvassa ja monikanavaisessa maailmassa tarvitaan joustavuutta ja innovaatioita perinteisten prosessien rinnalle. Pelkkä nimenvaihdos ja toisesta brändistä luopuminen ei tuntunut riittävältä, että aiemmin erilliset tiimit saadaan toimimaan tehokkaasti yhdessä. Vuoden 2023 aikana kumpusi ajatus tiimirakenteelle, joka tukisi vahvemmin strategista valintaa keskittyä ERP-ja verkkokauppa yhteisprojekteihin.
Uudistus toteutettiin sekä liiketoiminnan tarpeista että työntekijöidemme toiveesta kehittää yhteistyötä.
Pekka Ikonen, COO – tiimiuudistuksen vetäjä
Isona ajurina tiimiuudistukselle oli tukea tiimiemme toimintaa ERP:n ja verkkokaupan yhdistävissä Avoin.Total -projekteissa. Myös työntekijöiltä oli tullut toiveena, että tiimeissä olisi osaamista molemmista teknologioista, jotta projektinaikainen kommunikointi ja yhteistyö olisi nopeampaa. Kun samassa tiimissä on sekä ERP- että verkkokauppaprojektien asiantuntijoita, vuorovaikutus tehostuu ja asiantuntijoiden osaaminen kehittyy entistä monipuolisemmaksi.
Miten toteutimme uudistuksen?
Tiimiuudistuksessa lähdettiin liikkeelle osallistamalla työntekijöitä mahdollisimman laajasti. Ensimmäisissä työpajoissa käynnistettiin keskustelu tiimiuudistuksesta, johon kaikki aiheesta kiinnostuneet työntekijät saivat ottaa osaa. Seuraavaksi osallistujat jaettiin pienryhmiin, joiden tavoitteena oli jatkaa keskustelua ja tuottaa ideoita uudelle tiimirakenteelle.
Pienryhmäkeskustelujen jälkeen suunnitteluun osallistuvaa porukkaa tiivistettiin ja keskustelua jatkettiin janitoreiden eli tiiminvetäjien kanssa. Toinen vaihe sisälsi useita palavereja sekä aktiivista viestittelyä slackissa. Tiiminvetäjiä rohkaistiin keskustelemaan aiheesta oman tiimin kesken, ja näin jokaisen oli mahdollista osallistua myös jatkokeskusteluun oman tiiminvetäjän välityksellä.
Uusi tiimirakenne oli yhteenveto pienryhmäkeskusteluista. Lopputuloksena luotiin yksi cross-competence eli monialainen tiimi, johon yhdistettiin sekä toiminnanohjauksen että verkkokaupan asiantuntijoita. Toisena muutoksena olemassa olevaa tukitiimiä vahvistettiin kehittäjäosaamisella.
Uusi tukitiimi sai nimeksensä Avoin.Success. Laadukkaiden projektien lisäksi aktiivinen tuki- ja jatkokehitys on tärkeässä roolissa, jotta toteutetut systeemit palvelevat asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla. Avoin.Success -tiimin avulla voimme tarjota aiempaa kattavammin ja nopeammin palvelua olemassa oleville asiakkaille.
Uusi tiimirakenne tukee vahvasti strategiaamme panostaa integroituihin ERP- ja verkkokaupparatkaisuihin, minkä lisäksi se vahvistaa entisestään asiakaspalvelun ja tukitoimintojen kriittistä roolia. Kaksi tiimiä pidettiin tässä vaiheessa entisellään, koska jo toimiviin tiimirakenteisiin ja toimintatapoihin ei haluttu tehdä liian isoa muutosta kerralla.
Millaisen vastaanoton uudistus sai tiimeissä?
Jokainen muutos vaatii sopeutumista, ja tehokkaan yhteistiimin ja kokonaan uuden Avoin.Success -tiimin toimintatapojen ja prosessien luominen ei tapahdu hetkessä. Fiilis uusissa tiimeissä on kuitenkin hyvä ja muutos nähdään ensisijaisesti positiivisena asiana.
Oppina tulevaisuuteen, loppuvaiheessa muutoksen kohteena olevat tiimit olisivat toivoneet enemmän aikaa muutoksen suunnitteluun ja pohjustamiseen, sekä lisää osallistamista lopullisen tiimijaon suunnitteluun. Erityisesti loppuvaiheessa henkilöstö koki tiukan aikataulun vähentäneen viestintää. Uusilla tiimeillä on kuitenkin jatkossa vapaat kädet vaikuttaa omiin tuleviin toimintatapoihin ja löytää uuteen tilanteeseen sopivimmat prosessit.
Koska olemme uusi tiimi, niin alussa menee hetki siihen että tutustumme toisiimme ja luomme yhteiset toimintatavat. Meillä on kuitenkin hyvä tilanne siinä, että tiiminä voimme itse kehittää toimintaamme eteenpäin. Haluan rohkaista koko tiimiä osallistumaan uusien työtapojen rakentamiseen.
Noora Heikkinen, uuden Avoin.Success -tiimin janitor
Työntekijämme kokevat, että uusi Avoin.Success -tiimi auttaa vähentämään ad-hoc-tehtäviä toimitustiimeissä. Samalla se tuo tiimin kehittäjille mahdollisuuden laajaan ja vaihtelevaan työnkuvaan.
Tukitiimin vahvistaminen tukee myös tavoitettamme jatkuvasti parantaa asiakaskokemusta- ja tyytyväisyyttä. Haluamme panostaa olemassa olevien asiakkaidemme palvelemiseen ja jatkossa voimme tarjota aiempaa kattavammin ja nopeammin palvelua, koska tiimiin kuuluu nyt myös omia kehittäjiä.
Olemme ns. “nopean toiminnan joukko” – pystymme toteuttamaan aiempaa joustavammin pienkehitystä asiakkaille ja tarjoamaan nopeammin vastauksen tukipyyntöihin, koska tiimiin kuuluu nyt omia kehittäjiä.
Noora Heikkinen – uuden Avoin.Success -tiimin janitor
Osaamisen törmäyttäminen nähdään hyvänä asiana
Yhteisprojektien ja osaamisen kannalta uusi tiimirakenne nähdään uudessa monialaisessa tiimissä positiivisena. Aiemmin ERP:n ja verkkokaupan yhdistävissä Avoin.Total -käyttöönottoprojekteissa on ollut erilliset tiimit verkkokaupan ja toiminnanohjauksen toteutukseen. Uusi monialainen tiimi tuo projektin molemmat osa-alueet yhden tiimin sisälle, joka mahdollistaa aiempaa tehokkaamman yhteistyön.
Cross-competence osaamisen lisääminen on hyvä juttu. Uudessa tiimissä saa paremman näkyvyyden web-puolen toimintaan ja tulee paljon helpommin kommunikaatiota “yrittämättä” yhteisten tapaamisten myötä.
Santeri Valjakka – kehittäjä monialaisessa tiimissä
Kun tiimissä on sekä toiminnanohjauksen että verkkokaupan asiantuntijoita, tieto liikkuu tiimin sisällä nopeammin ja tiimin sisällä osaaminen molemmista kasvaa. Tulevaisuudessa uudessa tiimissä toivotaan mahdollisimman paljon yhteisprojekteja, joissa koko tiimi pääsisi työskentelemään yhdessä saman projektin äärellä.
Yhteisprojektit hyötyvät todella paljon tiimimuutoksesta, sillä viestintä lisääntyy merkittävästi. Tämä on ainutlaatuinen mahdollisuus meille uuden tiimin jäsenille oppia toisiltamme.
Venla Kortström – projektipäällikkö monialaisessa tiimissä
Haluatko kuulla lisää meistä yrityksenä?
Lue lisää meistä ja millainen porukka täällä työskentelee.