Odoo Field Service eli kenttäpalvelu ja työmääräysten hallinta

Mitä tarkoittaa kenttäpalvelu ja työmääräysten hallinta Odoossa?

Odoo-toiminnanohjaus jatkaa laajentumistaan, ja uusimman 13-version mukana yhtenä uutena toimintona on field service eli kenttäpalvelu ja työmääräysten hallinta. Kaikki alko Odoon perustajan Fabienin mukaan siitä, kun hänen kotona oleva vesiboileri meni rikki. Huolto tilattiin, mutta heti ensimmäisenä asiana huomattiin, ettei huoltomiehellä ollut oikeaa varaosaa. Seuraavan kerran huoltomies tuli viikkoa myöhemmin – ja taas kerran oikea osa puuttui. Vasta kolmannella kerralla huoltomies sai boilerin korjattua. Boileri ja huoltoyhtiö menivät – yllätys yllätys – heti kun mahdollista vaihtoon.

Työmääräysten ja kenttäpalvelun toiminnan organisointi on luonteeltaan monimutkaista, mutta Fabien koki, että yllä olevasta tilanteesta on helppo parantaa. Sen johdosta Odoo alkoi kehittämään täysin uutta moduulia, joka on räätälöity nimenomaan tähän tarpeeseen. Odoo 13-version yhteydessä syntyikin uusi upea kokonaisuus kaikenlaisten työmääräysten hallintaan.

Field service -moduulin tavoittena on saada tieto työmääräystä tekevälle henkilölle mahdollisimman tarkasti: mitä tulee tehdä sekä helpottaa kulutetun ajan ja varaosien määrän hallintaa. Samalla mahdollistetaan allekirjoitetut todistukset huollosta sekä laskujen luominen. Kokonaisuudessaan Odoon kautta pyöritetään siis esimerkiksi vesiboilerin huolto kustannuksineen kaikkineen.

Työmääräyksien näkymä Odoossa

Odoon käyttäjille työmääräyksien näkymä on tuttu, sillä se muistuttaa pitkälti projektien näkymää. Vaiheiden sijaan työmääräykset jaetaan päivämäärän mukaan kanban-näkymään. Uutuutena työmääräysten kanssa on tuotu samaan aikaan täysin uusi karttanäkymä, joka Google Mapsin kanssa sijoittaa asiakkaat kartalle, ja pystyy luomaan optimaalisen reitin niiden välille!

Odoo field service karttanäkymä
Karttanäkymä

Yksittäisen työmääräyksen luominen on Odoomaisen helppoa ja kätevää. Tuli yhteydenotto tai huoltopyyntö mistä tahansa esim. soitto tai sähköposti, luodaan työmääräys-moduulissa uusi tietue. Asiakkaan osoitetiedot tulevat CRM-kannasta, ja työmääräykselle valitaan sopivat päivämäärät. Kun on valittu vielä vastuutettu henkilö Odoo tarkistaa kuinka monta muuta työmääräystä samalla työntekijällä on samaan aikaan ja ilmoittaa ne. Vaihtoehtoisesti työmääräykselle voidaan lisätä kevyesti muokattavissa oleva työkirja.

Työmääräyksen luominen Odoossa

Tälle työkirjalle voidaan antaa liitteisiin esimerkiksi huolto-ohjeita, ja sen lisäksi tallentaa huoltotoimenpiteet. Työntekijä voi jopa antaa allekirjoituksen, joka tallennetaan erilliseen tietokantaan jota on mahdotonta muokata jälkikäteen.

Kun työntekijä pääsee paikalle, ei tarvitse painaa kuin ‘Aloita’-nappia, niin Odoo aloittaa heti käytetyn ajan mittaamisen. Näin saadaan todelliset kustannukset selville, ja voidaan laskuttaa asiakasta huoltoon käytetystä ajasta. Samalla voidaan kirjata kulutetut komponentit, jotta varastosaldot pysyvät kunnossa.

Työkirja

Kun työntekijä on saanut huollon valmiiksi, allekirjoittanut työkirjan ja pysäyttänyt tuntikirjauksen, voidaan luoda suoraan asiakkaalle valmiiksi kuitattava raportti joko suoraan työntekijän laitteella, tai se voidaan lähettää CRM-tietokannassa olevaan sähköpostiosoitteeseen hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi. Samoin voidaan luoda lasku suoraan asiakkaalle joko kentältä tai toimistolta.

Työmääräyksillä Odoo on jälleen kerran laajentunut kattamaan lisää liiketoiminnan tarpeita, saumattomasti integroituna kaikkiin toimintoihin. Työmääräyksillä helposti suunnittelet suoraan asiakkaan elämään vaikuttavat toiminnot tehokkaiksi. Samalla luot jäljen kaikesta tehdystä, sekä helpotat työntekijöidesi elämää. Koska kaikki on suoraan integroitua, huoltaja pystyy helposti kirjaamaan käytetyt osat ja pitämään siten varastosaldot suorassa.

Lue lisää Odoo 13 ominaisuuksista

Odoo 13 versiossa lähes kaikkia perussovelluksia on kehitetty ja uusia erityisesti toimialakohtaisia sovelluksia lisätty. Uudet sovellukset ovat Kenttäpalvelu ja asiakaskäynnit, Työvuorosuunnittelu, Vuokraus, Social (markkinointi), Verkko-oppiminen (E-learning), Hyväksynnät (hyväksyntäprosesseihin), Rekrytoinnin suosittelut ja SMS-markkinointi.

Olemme kääntäneet Odoo 13 -julkaisutiedot Suomeksi, julkaisutiedoista voit lukea kaikista uusista sovelluksista ja ominaisuuksista, joita Odoo 13 toi mukanaan.

Haluatko kuulla lisää Field Service -sovelluksesta?

Ota rohkeasti yhteyttä, kerromme mielellämme lisää Odoon sovelluksista ja niiden ominaisuuksista.

Svante Suominen

0440-SVANTE