ERP hyödyt – toiminnanohjausjärjestelmän 10 hyötyä

Excel, sähköposti, kynä ja paperi – vai sittenkin moderni ERP-järjestelmä? Listasimme 10 hyötyä, jotka yrityksesi saa ERP-järjestelmästä.

Lähes jokaisella yrityksellä on käytössään jonkinasteinen järjestelmä yrityksen toiminnan ohjaamiseen. ERP-projektit syövät resursseja ja voivat aiheuttaa harmaita hiuksia, mutta kolikolla on aina kääntöpuolensa. Jos yrityksen nykyjärjestelmä on jonkinlainen purkkaratkaisu tai yritys on kasvanut yli järjestelmän kantokyvyn, kannattaa kiinnittää huomio uuden järjestelmän kautta saavutettaviin hyötyihin. Listasimme 10 hyötyä, jotka toimiva ERP-järjestelmä tuo yritykselle:

1. Manuaalisen työn minimointi

Ihannetilanne, jota varmasti lähes jokainen yritys tavoittelee ERP-hankinnalla on manuaalisen työn vähentäminen. Kaikkea ihmistyötä ei voida toki vielä karsia ERP-järjestelmien avulla, mutta paras vaihtoehto on minimoida toistuvat manuaaliset tehtävät, joihin ei oikeasti tarvita enää ihmisresursseja. Tällaisia on esimerkiksi tietojen siirto kahden eri järjestelmän välillä, varastossa tapahtuvien siirtojen kirjaaminen sekä raporttien tekeminen. Modernin ERP-järjestelmän avulla voidaan säästää viikossa useita työtunteja.

2. Virheiden väheneminen

Toinen ehdoton hyöty on virheiden väheneminen. Pitkällä aikavälillä ERP auttaa vähentämällä esimerkiksi manuaalisista tiedonsyötöistä johtuvia virheitä. Kun yrityksen liiketoiminta kasvaa, niin tämä etu korostuu entisestään. Jos ERP-järjestelmään päivittäin kirjattavien tietojen määrä on vähäinen, virheet huomataan helposti ja on aikaa tehdä työtä tarvittavalla huolellisuudella. Datamäärän kasvaessa useisiin kymmeniin tai jopa satoihin riveihin päivässä on kuitenkin huomattavasti vaikeampaa huomata virheelliset tai puuttuvat tiedot ja niiden tullessa esiin, voi tietojen korjaaminen viedä paljon aikaa.

3. Tiedon määrämuotoinen tallentaminen

Toiminnanohjausjärjestelmä nimensä mukaan ohjaa yrityksen toimintaa toimimalla paikkana, johon tiedot tallennetaan aina samalla tavalla määrämuotoisesti. Tämä edesauttaa siinä, että voidaan luottaa tiedon oikeellisuuteen. Ihmisten käytännöt vaihtelevat, joten ilman tiedon määrämuotoista tallentamista tietoa voi löytyä useasta eri paikasta ja eri muodossa, joka vaikeuttaa asioiden löytämistä sekä toiminnan analysointia. Tiedon läpinäkyvyys vähentää erityisesti ylimääräisen kommunikaation tarvetta, kun ei tarvitse selvitellä esimerkiksi sähköpostin tai teamsin välityksellä mitä on tehty.

4. Datan oikeellisuus ja läpinäkyvä seuranta

Kun manuaalinen työ sekä siitä johtuvat virheet on minimoitu ja kaikki tiedot kirjataan samalla tavalla, voidaan luottaa datan oikeellisuuteen. Tällöin voidaan seurata esimerkiksi yrityksen myyntiä, varaston tilannetta tai asiakaspalvelutikettejä reaaliaikaisesti. Tiedot eivät ole yhden henkilön takana, joten toimintaa on helppo seurata ja analysoida.

5. Prosessien kehittäminen ja oppiminen

Samalla kun ERP-järjestelmä pakottaa tiedon kirjaamisen tiettyyn toimintamalliin, niin sama tapahtuu usein koko prosessille. Järjestelmä ohjaa kirjaamaan asiat aina tietyssä muodossa ja järjestyksessä, jolloin yritys joutuu usein ERP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä tarkastelemaan omia prosessejaan ja tekemään muutoksia niiden suhteen. Tämä tuo hyötyjä siinä, että usein voidaan minimoida manuaalisia vaiheita, nopeuttaa asioiden käsittelyä ja oppia samalla tehokkaita toimintatapoja myös muissa osa-alueissa.

6. Toimintojen automatisointi ja tehostaminen

Edellä mainitut hyödyt ovat osatekijöinä siinä, että yrityksen toimintaa voidaan automatisoida ja tehostaa. Kun yrityksen toiminnassa on tunnistettu aikaa vievät ja toistuvat tehtävät, voidaan niitä lähteä automatisoimaan. Automatisoimalla jo muutaman vaiheen prosessissa voidaan toimintaa tehostaa merkittävästi. Mitä standardimpia prosessit ovat, sitä enemmän voidaan hyödyntää automaatiota. Toimintaa voidaan myös tehostaa prosessien kokonaisvaltaisella tarkastelulla ja luomalla parhaat käytännöt, joita noudattamalla toiminnanohjausjärjestelmästä saa irti sen koko potentiaalin.

7. Rahan säästö

Sopiva toiminnanohjausjärjestelmä tuo yritykselle myös rahallisia säästöjä. ERP-järjestelmä automatisoi rutiininomaiset työt, jolloin työntekijöille vapautuu aikaa tehdä oikeasti tuottavaa työtä, ja tätä kautta säästyy rahaa. Lisäksi tehokas ERP-järjestelmä mahdollistaa yrityksen kasvun ilman henkilötyövoiman lisäämistä, joka tuo kokonaisuuden kannalta merkittäviä säästöjä.

8. Henkilöstön tyytyväisyys

Lyhyellä aikavälillä ERP-järjestelmän vaihto saattaa aiheuttaa tyytymättömyyttä, sillä on yleistä, että järjestelmäprojektien yhteydessä esiintyy muutosvastaisuutta. Kun uusiin toimintatapohin ja järjestelmän logiikkaan tottuu, niin vaikutus on päinvastainen. Oikein toteutettuna ERP-järjestelmä tekee ihmisten työnteosta mielekkäämpää, kun toistuvia rutiinitöitä voidaan automatisoida ja saadaan aina ajantasaista tietoa oman työnteon tueksi.

9. Toiminnan analysointi ja yrityksen kehittyminen

Tehokkaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla yritykselle avautuu mahdollisuus analysoida ja kehittää toimintaansa perustuen faktoihin. ERP-järjestelmän yksi tärkeimmistä toiminnoista on tuottaa luotettavaa ja ajantasaista dataa yrityksen johdon käyttöön. Saatavilla olevan laadukkaan datan avulla voidaan analysoida toimintaa tehokkaasti ja tehdä luotettavia päätelmiä, joihin nojaten kehittää toimintaa. ERP-järjestelmän auttaa yritystä tekemään parempia päätöksiä.

10. Yrityksen kasvu

Isoin hyöty, johon toiminnanohjausjärjestelmän avulla tähdätään on yrityksen kasvu. Pelkkä ERP-järjestelmä ei tuo automaattisesti yritykselle kasvua, mutta se mahdollistaa toiminnan skaalamisen ja luo edellytyksen kasvulle. ERP-järjestelmä varmistaa, että kasvu ei valu hukkaan lisääntyneen työmäärän myötä, vaan pienemmällä työmäärällä voidaan saavuttaa aiempaa parempia tuloksia.

Blogin asiantuntijat

Joni Winsten, Sales Manager

Joni vastaa Avoin.Systemsin ERP-myynnistä sekä Wiisas Odoo valmis ERP-järjestelmän tuotekehityksestä. Tiivis asiakasrajapinnassa työskentely tarjoaa ensikäden tietoa yritysten kasvutavoitteista ja nykyisistä toiminnan pullonkauloista.