Kasvua ja tehokkuutta ilman päällekkäisiä järjestelmiä – 4business luottaa Odooseen

Trust the System -videosarja

Kuinka Odoo vauhdittaa yrityksen kasvua? 4business Oy:n operatiivinen johtaja Janne Lankinen kertoo, miten Odoo auttaa johtamaan projektiliiketoimintaa tehokkaasti, kannattavasti ja asiakaskokemus edellä.

Jakson tiivistelmä

Tässä jaksossa mukana keskustelemassa on 4business Oy:n operatiivinen johtaja Janne Lankinen. 4business on asiantuntijayritys, joka toteuttaa korkean teknologian toimitilaratkaisuja, hybridineuvottelujärjestelmiä ja smart office -ratkaisuja. Jaksossa keskustelemme mm. siitä miksi Odoo on ollut tärkeässä roolissa yrityksen kasvussa ja miten se on konkreettisesti tuonut säästöjä yrityksen toimintaan vuosien varrella.

Odoo käytössä jo vuodesta 2017

• 4business Oy on käyttänyt Odoo-toiminnanohjausjärjestelmää koko sen ajan, kun Janne on ollut töissä yrityksessä. Odoon käyttö on laajentunut vuosien varrella yrityksen tarpeiden kasvaessa ja muuttuessa.
• Tarkkaa tietoa järjestelmän alkuperäisestä valinnasta ei ole, mutta Janne järkeilee että Odoo on vastannut hyvin yrityksen silloisia tarpeita.

Koko myyntiprosessi on nähtävissä Odoossa

• Myyntiprosessi alkaa buukkauksesta, jolla sovitaan tapaamisia myynnille potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Odoon liidiputkeen kerätään soittolistoja ja jokaisesta puhelusta tehdyt muistiinpanot kirjataan suoraan Odoon CRM:ään ja vastuutetaan tarvittavat toimenpiteet myynnille.
• Sovittu tapaaminen synnyttää uuden myyntimahdollisuuden, ja kaikki asiakkaan kanssa käyty kommunikaatio löytyy aina CRM:stä myyntimahdollisuuden takaa. Tämä varmistaa sen, että myyjä voi aina tarkastella aiempia keskusteluja ja sopimuksia ennen seuraavaa kontaktia, mikä tehostaa myyntiprosessia ja luo asiakkaalle ammattimaisen vaikutelman.

Odoo on kriittinen työkalu tehokkaalle ja laadukkaalle myyntityölle

• Odoo tarjoaa myyntiputken hallintaan selkeät työkalut, joiden avulla myyntimahdollisuudet viedään järjestelmällisesti läpi koko prosessin.
• Järjestelmä mahdollistaa myös analytiikan, jonka avulla voidaan arvioida myyntihankkeen toteutumisen todennäköisyyttä, perustuen aiempaan ostokäyttäytymiseen ja myyntivaiheeseen. Tämä tukee myynnin ennustamista ja auttaa seuraamaan myyntiputken tilaa reaaliaikaisesti.
• Tulevaisuudessa asiakasviestintää halutaan integroida Odooseen entistä tiiviimmin esimerkiksi soittojen ja markkinoinnin automaation osalta.

Odoon merkitys yrityksen kasvuun

• Odoon merkitys yrityksen kasvuun on ollut erittäin merkittävä, sillä se on tuonut toimintaan järjestelmällisyyttä.
• Kasvun myötä haasteeksi usein nousee se, että kiireen ja työmäärän lisääntyessä omien sääntöjen ja prosessien noudattaminen helposti unohtuu. Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa pitämään kiinni sovituista toimintatavoista ja varmistaa, että asiat hoidetaan johdonmukaisesti, vaikka työtahti kiihtyy.
• 4business on pyrkinyt hyödyntämään järjestelmän perusprosesseja niin pitkälle kuin mahdollista, jolloin järjestelmä ohjaa prosessien toteutusta tehokkaasti.

Miksi vanilja Odoo on hyvä valinta?

• Asiakaskokemuksen ja hyvän laatuvaikutelman kannalta on tärkeää, että prosessit hoidetaan määrämuotoisesti. Odoo auttaa merkittävästi siinä, että turhat vaiheet eri toiminnoissa jäävät pois ja työnkulku on tehokasta ja sujuvaa.

Odoo tukee jatkuvaa kehittymistä

• Jatkuva kehittymisen tahtotila on keskeinen osa yrityksen toimintaa, sillä aina on mahdollista tehdä asioita paremmin ja tehokkaammin.
• Odoo auttaa tässä esimerkiksi poistamalla myyntiprosessista turhat muistinvaraiset asiat, mikä tekee työskentelystä sujuvampaa. Odoon toimenpiteiden ansiosta myyjillä on aina selkeä käsitys siitä, mikä on seuraava toimenpide, ja tämä tieto on myös kirjattuna.
• Odoota hyödynnetään yhä enemmän koko liiketoiminnan hallinnassa. Jannen mukaan jatkuva kehitys ja prosessien iterointi ovat erittäin tärkeitä. 4business tarkastelee jatkuvasti kriittisesti omia prosessejaan ja pyrkii löytämään uusia tehostamisen mahdollisuuksia.

Liiketoiminnan flow kulkee sujuvasti myynnistä projektinhallintaan

• Odoo ei rajoitu pelkästään myynnin hallintaan, vaan sillä on keskeinen rooli myös projektinhallinnassa. Myyntivaiheen päättyessä projekti luodaan automaattisesti Odoon projektimoduuliin, mikä nopeuttaa projektin käynnistymistä.
• Tämän lisäksi projektin esitietojen keräyslomakkeet lähetetään automaattisesti, kun myyntitilaus vahvistetaan.
• Projektinhallinnan tueksi Odoossa on integroitu työvuorosuunnittelua helpottava Planning-moduuli, jonka avulla resurssit voidaan jakaa oikea-aikaisesti eri projekteille.
• Odoo tukee laajasti myös kulujen ja resurssien hallintaa sekä projektiraportointia, mikä tekee siitä keskeisen työkalun koko prosessin tehokkaaseen hallintaan.

Odooseen keskittäminen helpottaa työskentelyä ja parantaa raportointia

• Toimintojen keskittäminen yhteen järjestelmään on ollut merkittävä etu tiedon keräämisen, luotettavuuden ja johdonmukaisuuden kannalta.
• Vaikka jotkut yrityksen toiminnot ovat edelleen Odoon ulkopuolella, niiden integrointi ei ole aiheuttanut suuria ongelmia, ja kokonaisuus on toiminut erinomaisesti.
• Odoo kattaa laajan skaalan toimintoja, kuten myynnin, asiakkuudenhallinnan, projektinhallinnan ja resurssien suunnittelun, ja yritys on parhaillaan ottamassa käyttöön myös markkinoinnin automaatiota.

Kaikki nämä työkalut voit korvata Odoolla.

HubSpotin korvaaminen Odoolla

• Aiemmin käytössä ollut HubSpot tullaan korvaamaan Odoon markkinointityökaluilla, mikä on vähentää päällekkäisiä järjestelmiä ja pienentää kustannuksia.
• Odoon käyttö markkinoinnissa poistaa tarpeen miettiä erillisten järjestelmien integraatioita, koska kaikki tarvittavat työkalut ovat valmiiksi yhdessä järjestelmässä.
• Odoon markkinointityökalujen avulla markkinoinnissa voidaan jatkossa hyödyntää esimerkiksi myyntiputken eri vaiheita ja kohdentaa viestintää ja toimenpiteitä niiden perusteella.

Odoon raportointi – mitä lukuja Odoosta seurataan?

• Odoon raportointityökalut ovat olleet avainasemassa erityisesti myynnin ja liiketoiminnan kehittämisessä. Yritys seuraa viikoittain myynnin avainlukuja ja myyntiputken tilaa.
• Myös tilauskannan ja palveluliiketoiminnan kehittyminen ovat seurannassa, koska palveluiden tuotteistamiseen ja palvelumuotoiluun on panostettu paljon viimeaikoina.
• Odoo tarjoaa myös osto- ja varastoraportointia, laskutusasteen seurantaa sekä projektien kannattavuusanalyysiä.
• Luotettavan datan kerääminen, sen analysointi ja visualisointi ovat keskeisiä, jotta yritys voi reagoida muutoksiin ajoissa ja kehittää toimintaansa dataperusteisesti.

Järjestelmän helpolla skaalautuvuudella on ollut iso merkitys

• Odoon helppo skaalautuvuus on ollut merkittävä tekijä yrityksen kasvun tukemisessa. Asiantuntevan kumppanin avulla uusien moduulien käyttöönotto on ollut helppoa.
• Moduuleita voidaan ottaa käyttöön yksi kerrallaan, mikä on mahdollistanut prosessien rauhallisen kehittämisen.
• Samalla moduuleita on voitu jättää pois käytöstä, jos ne eivät ole tuottaneet yritykselle riittävää lisäarvoa. Tämä joustavuus on tehnyt Odoosta helposti hallittavan ja mukautuvan järjestelmän.

Odoon tuomat kustannussäästöt

• Odoo on tuonut merkittäviä kustannussäästöjä erityisesti päällekkäisten järjestelmien poistamisen kautta. Tämän avulla on voitu säästää useita tuhansia euroja vuositasolla.
• Odoon tuoman järjestelmällisyyden ja tehokkuuden ansiosta tarjouskanta on voitu maksimoida ja useampia projekteja pystytään toimittamaan samanaikaisesti ilman henkilöstömäärän kasvattamista.
• Näin Odoo on mahdollistanut tehokkaan toiminnan ja palveluiden tarjoamisen pienemmillä resursseilla. Odoon skaalaaminen on kustannustehokkaampaa kuin henkilöstömäärän kasvattaminen.

Versionkorotukset Odoossa – miksi järjestelmän päivittäminen kannattaa?

• 4business on tehnyt kaksi versiokorotusta Odoossa, ja nämä päivitykset on suoritettu onnistuneesti hyvän valmistelun ja asiantuntevan kumppanin tuen ansiosta.
• Kustomointien minimointi on ollut ratkaisevan tärkeää, jotta järjestelmä pysyy helposti hallittavana ja joustavana.
• 4business hyödyntää kustomointeja vain niissä kohdissa, joissa ne tuovat merkittävää lisäarvoa. Esimerkiksi tilausriveiltä on mahdollista poistaa näkyvistä ALV-kanta, koska se ei ole B2B-liiketoiminnassa oleellinen tieto asiakkaille. Pienet toimintojen muutokset ja lisäykset ovat myös vähemmän alttiita aiheuttamaan korkeita kustannuksia versiopäivitysten yhteydessä.

Pitkäaikainen kumppanuus on osa menestyksekästä Odoon käyttöä

• Järjestelmäkumppanina Avoin.Systems on ollut keskeinen osa Odoo-järjestelmän menestyksekästä käyttöä, sillä 4business haluaa keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa ja tuottavaan työn tekemiseen, joka johtaa mielellään laskutukseen.
• Pitkäaikainen yhteistyö kumppanin kanssa on hyödyllistä, koska tämä tuntee jo heidän liiketoiminnan, eikä sen perusteita tarvitse käydä aina uudestaan läpi. Tämä myös parantaa järjestelmätuen toimivuutta.
• Avoin.Systems on ollut avainasemassa auttamassa 4business’ta saavuttamaan kustannussäästöjä ja tuonut tärkeää näkökulmaa toiminnanohjausjärjestelmän ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Odoon suosikkitoiminto

• Jannen mielestä Odoon parhaimpia toimintoja ovat ehdottomasti Dashboardit, eli Odoon työpöytänäkymä ja sen eri raportointityökalut.