Asiakastarina: Taloustutkimus Odoo-vaatimusmäärittely

Taloustutkimus Oy on vuonna 1971 perustettu suomalainen riippumaton markkinatutkimusyritys, jolla on vuosittain noin kuusisataa toimeksiantajaa. Yrityksen merkittävimpiä asiakkaita ovat mm. teollisuus, kauppa, julkinen sektori sekä mediatalot. Taloustutkimus auttaa yrityksiä kaikenlaisissa tiedontarpeissa toimialasta, kohderyhmästä tai tutkimuksen aiheesta riippumatta.

Odoo toimii Taloustutkimuksella tutkimusprojektien kokonaisvaltaiseen hallinnointiin ja projektinhallinnan ja myynnin työkalut ovat ERP-järjestelmässä keskeisessä asemassa.

Vaatimusmäärittelyn avulla versiopäivityksen yhteydessä ei tule yllätyksiä

Taloustutkimuksen ja Avoin.Systemsin yhteistyö lähti liikkeelle vaatimusmäärittelyn kautta, jonka tavoite oli suunnitella Taloustutkimuksen Odoo-järjestelmän versiopäivityksen toteutusta ja saada arvio sen työmäärästä ja kustannuksista. Taloustutkimus siirtyi Avoin.Systemsille, sillä he he hakivat uudelta kumppanilta erilaista näkökulmaa Odoo-järjestelmän kehittämiseen ja vahvempaa konsultoivaa otetta.

Odoo ERP-järjestelmään tulee tehdä versiopäivitys n. 2-3 vuoden välein ja järjestelmään tehdyt räätälöinnit vaikuttavat merkittävästi versiopäivityksen laajuuteen. Taloustutkimuksen tapauksessa lähtökohta versiopäivitykseen oli suorittaa ensin erillinen vaatimusmäärittelyprojekti, jonka avulla kartoitetaan heidän käytössä olevan Odoo-järjestelmän tilanne ja pyrkiä keventämään tulevaa versionvaihtoa karsimalla järjestelmästä räätälöintejä.

Lue lisää Odoon versiopäivityksestä Avoin.Systems blogista: Mitä tarkoittaa Odoon versiopäivitys?

Asiakkaan siirtyessä toiselta Odoo-kumppanilta Avoin.Systemsin ylläpitoon ja jatkokehitykseen, toimintatapoihimme kuuluu, että haluamme ensin selvittää “mitä järjestelmä on syönyt” eli miten se on toteutettu teknisesti. Tulevaisuusyhteensopivuus toimii Avoin.Systemsin keskeisenä Odoo-kehittämisen ohjenuorana, eli asiakkaan pääprosessit tulisi mukauttaa Odoon starndardimalliin, jotta myöhemmin liiketoiminnan tai teknologian kehittyessä ei synny ongelmia. Räätälöinneillä ei tulisi ikinä kääntää järjestelmää toimimaan Odoon perusprosesseja vastaan, sillä se voi tulevaisuudessa aiheuttaa ongelmia ja rajata järjestelmän toiminnallisuuksia.

Vaatimusmäärittelyssä asiakkaan prosessit sovitetaan yhteen Odoon kanssa

Vaatimusmäärittelyt tehdään teknis-liiketaloudellisesti, jossa mukana on aina sekä liiketoimintakonsultti että tekninen huippuosaaja, jotta päästään syvälle järjestelmään ja asiakkaan prosesseihin sekä ymmärretään miksi asioita on tehty tietyllä tavalla. Vaatimusmäärittelyprojekti muodostuu useista työpajoista, joissa käsitellään asiakkaan ERP-järjestelmän keskeiset liiketoiminta-alueet, kuten esimerkiksi myynti, ostot, kirjanpito tai varastonhallinta. Vaatimusmäärittelyssä toimitaan asiakkaan tarpeet edellä, mutta kriittisellä otteella – järjestelmään tehtävät räätälöinnit pitää pystyä perustelemaan aukottomasti. 

Taloustutkimuksen vaatimusmäärittely alkoi sillä, että Avoin.Systemsin kehittäjät analysoivat Taloustutkimuksen käytössä olevat Odoo-moduulit sekä niiden räätälöinnit, jonka jälkeen työpajoissa käytiin eri toiminnot tarkasti läpi projektiryhmän kanssa. Työpajoissa käsiteltiin toimintokohtaisesti, millainen on asiakkaan prosessi tällä hetkellä, mikä menee hyvin tai mitä pitäisi muuttaa ja mihin suuntaan he haluaisivat kehittää toimintaansa.

Selkeä yhteinen tavoite siivitti sujuvaan yhteistyöhön

Vaatimusmäärittelyprojekti sujui jouhevasti ja työpajoissa päästiin hyvään yhteisymmärrykseen. Vaatimusmäärittelyn yhteinen tavoite oli löytää keinoja minimoida kustannuksia ylimääräisiä räätälöintejä karsimalla. Kaikki räätälöinnit tulevat pitkässä juoksussa vastaan, joten tulevan versionvaihdon yhteydessä haluttiin mennä standardimpaan ja suoraviivaisempaan malliin. Jo vaatimusmäärittelyn aikana pystyttiin tunnistamaan Taloustutkimuksen Odoo-prosesseissa muutamia “kummallisuuksia”, joihin pystyttiin antamaan muutosehdotuksia ja suosituksia, jolloin saadaan heti pikavoittoja Odoon käyttöön.

“Heti alusta alkaen on ollut todella mukavaa tehdä töitä Taloustutkimuksen henkilöstön kanssa. Jokainen projektissa mukana ollut on vilpittömästi ollut avoin uusille ideoille sekä valmiita muuttamaan olemassa olevia prosesseja, jos niitä ei ole koettu tehokkaiksi. On muodostunut selkeä yhdessä tekemisen kulttuuri, jossa me voimme olla oikeasti kumppani eikä pelkästään toimittaja. Olen innoissani, että olen saanut olla osa tätä projektia näiden ihmisten kanssa.” vaatimusmäärittelyssä projektipäällikkönä toiminut Pekka Ikonen kuvailee yhteistyötä Taloustutkimuksen kanssa. 

Vaatimusmäärittelyn lopputuloksena tuotettiin alustava projektisuunnitelma, jossa kuvattiin miten versiopäivitys kannattaa viedä läpi, kustannusarvio siitä mitä projekti maksaa sekä erillinen kustannusarvio uuteen versioon tarvittavista perustelluista räätälöinneistä ja integraatioista. Taloustutkimuksen vaatimusmäärittelyn lopputulemana oli, että järjestelmään tehtyjä räätälöintejä pystytään vähentämään merkittävästi. Lisäksi osaa tarvittavista räätälöinneistä pystytään keventämään. Räätälöintejä karsimalla ja keventämällä versiopäivityksen kustannus on jopa 50 % pienempi verrattuna tilanteeseen, jossa kaikki räätälöinnit tuotaisiin sellaisenaan uuteen järjestelmään. 

Taloustutkimuksen puolelta oltiin erittäin tyytyväisiä vaatimusmäärittelyyn ja yhteistyötä jatkettiin varsinaisen Odoo versiopäivityksen toteuttamiseen. Vaatimusmäärittelyn suhteen kiiteltiin erityisesti Avoin.Systemsin asiakkaan haastavaa otetta, rehellisyyttä ja uusien näkökulmien tuomista Odoo-järjestelmän käyttöön ja kehittämiseen.