Mitä tarkoittaa Odoon versionkorotus?

Odoo 17 julkaistiin marraskuussa, ja sinulle asiakkaana se tarkoittaa tilaisuutta päivittää yrityksenne Odoo uuteen versioon.

Lukemalla tämän artikkelin opit mitä versionkorotus (eli uuteen Odoo versioon päivittäminen) tarkoittaa käytännössä, miksi se on välttämätöntä ja mitä hyötyjä uusi versio tuo.

Odoo versionkorotus pähkinänkuoressa

Odoo ERP-järjestelmästä julkaistaan joka vuosi uusi pääversio – tänä vuonna julkaistu uusin versio on Odoo 17. Asiakkaan näkökulmasta Odoo-järjestelmän käyttöönotto tehdään aina johonkin tiettyyn pääversioon. Kun puhumme versionkorotuksesta tarkoitamme asiakkaan Odoo-järjestelmän päivittämistä uudempaan pääversioon eli siirrytään esimerkiksi versiosta 15 versioon 17.

Järjestelmän toimivuuden ja tietoturvan kannalta Odoon versionkorotus tulisi tehdä vähintään 3 vuoden välein. Jos käytössäsi on Odoo 14 tai vanhempi versio, niin nyt on korkea aika aloittaa versionkorotuksen suunnitteleminen.

Versionkorotus on eri asia kuin pelkkä järjestelmän päivittäminen, sillä sen mukana tulevat uudet toiminnot ja muutokset ovat merkittäviä muutoksia. Tämän lisäksi järjestelmään tehdään taustalla jatkuvasti pienempiä päivityksiä, jotka tulevat automaattisesti käyttöön ylläpidossamme oleville asiakkaille, ilman että asiakkaat ovat edes tietoisia niistä.

Tiheä päivitystahti tuo järjestelmään lisää suorituskykyä ja vastaa yritysten muuttuviin tarpeisiin

Vuosittainen uuden version julkaisu on ERP-maailmassa kohtuullisen tiheä tahti. Tämä toimintamalli heijastaa Odoon kilpailuetua “perinteisten erppien” rinnalla – Odoo on erittäin ketterä toimija. Jokaisen pääversion myötä järjestelmän suorituskykyä ja käytettävyyttä parannetaan sekä siihen tuodaan myös kokonaan uusia toimintoja.

Odoo ei julkaise pitkäaikaisia roadmappeja järjestelmästä, vaan sen kehitykseen vaikuttavat ensisijaisesti asiakkaiden tarpeet. Ennen uuden version julkaisua suurelle yleisölle ei anneta yksityiskohtaista tietoa tulevista muutoksista järjestelmässä. Kaikki muutokset ja uudistukset selviävät vasta, kun uusi versio julkaistaan.

Tuoreimmissa versiopäivityksissä Odoon verkkosivusto ja verkkokauppa ovat kehittyneet huimaa vauhtia ja viimeisimpänä uudessa Odoo 17 -versiossa ulkoasu ja käytettävyys ovat kokeneet isoja muutoksia.

Mitä Odoo versionkorotus tarkoittaa asiakkaan näkökulmasta?

Asiakkaan näkökulmasta versionkorotus mahdollistaa järjestelmän, jossa on parempi suorityskyky ja uusia ominaisuuksia ilman järjestelmän räätälöintiä. Odoo S.A. tukee jokaista Odoo-versiota 3 vuotta, eli käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että samassa syklissä myös asiakkaiden Odoo tulisi päivittää. Säännöllisellä versionkorotuksella varmistetaan, että järjestelmä palvelee parhaalla mahdollisella tavalla ja ei muodostu tietoturvariskiksi.

Yrityksen kehitys- ja kasvutavoitteiden näkökulmasta ERP-järjestelmän tarkastelu tasaisin väliajoin on erittäin tärkeää, sillä versiopäivityksen yhteydessä järjestelmään voidaan tuoda helposti myös uusia toimintoja ja näin varmistaa, että järjestelmä tukee yrityksen kasvua.

Miten versionkorotus tehdään?

Konkreettisesti versionkorotus toteutetaan versionkorotusprojektina. Projektin laajuuteen ja siihen kuluvaan aikaan vaikuttaa ensisijaisesti järjestelmään tehdyt räätälöinnit. Mitä vähemmän järjestelmässä on räätälöintejä ja mitä laadukkaammin räätälöinnit on toteutettu, sitä kevyempi projekti on.

Kevyimmillään versionkorotus voidaan tehdä teknisenä versionkorotuksena, jossa nykyiset ominaisuudet tuodaan osaksi uutta versiota ja tietokanta datoineen päivitetään. Toinen vaihtoehto on versionkorotuksen toteuttaminen kehitysprojektina, jossa käydään kaikki ERP-järjestelmän osa-alueet ja niiden räätälöinnit läpi sekä suunnitellaan, mitä ominaisuuksia säästetään seuraavaan versioon ja otetaanko käyttöön uuden version uusia ominaisuuksia. 

Jos yrityksellä on käytössä laajasti räätälöity Odoo, versionkorotuksen suunnittelu tulisi aloittaa hyvissä ajoin. Näin voidaan varmistaa tarvittavat resurssit sekä toimittajan että asiakkaan puolelta.

Räätälöidyn Odoo-järjestelmän kohdalla ennen versionkorotusta tehdään aina määrittelyprojekti. Määrittelyssä käydään läpi asiakkaan ympäristössä olevat räätälöinnit ja annetaan arvio, miten paljon työtä räätälöintien päivityksessä on tai voidaanko räätälöinnit korvata Odoon uuden pääversion toiminnallisuuksilla.

Määrittelyn lopputulemana on validointi siitä, mitkä räätälöinneistä ovat enää tarpeellisia sekä lista päivitettävistä räätälöinneistä ja hinta- sekä aikatauluarvio versionkorotukselle.

Näin onnistut Odoon versionkorotuksessa

Ennakoi – Versionkorotus on kevyempi kuin varsinainen käyttöönottoprojekti, mutta se vaatii myös resursseja asiakkaalta. Projektissa päästään parhaaseen lopputuloksen varautumalla projektiin hyvissä ajoin. Ennakoimalla versionkorotuksen voi ajoittaa liiketoiminnan kannalta rauhalliseen hetkeen, jolloin se ei aiheuta ylimääräistä stressiä vuoden tärkeimpänä sesonkina.

Valitse asiantunteva toimittaja avuksi – Lähes kaikkiin suomalaisten yritysten Odoo-järjestelmiin on tehty joitain räätälöintejä. Versionkorotuksen näkökulmasta se tarkoittaa sitä, että versionkorottamiseen tarvitaan aina kumppanin apua, jotta “vakio” Odooseen tehdyt perustellut muutokset toimivat myös uudessa versiossa. 

Karsi räätälöintejä – Räätälöinnit nostavat versionkorotuksen hintalappua melko radikaalisti, joten ne on hyvä käydä kriittisesti läpi korotuksen yhteydessä ja miettiä tuovatko ne riittävästi lisäarvoa suhteessa niiden päivittämisen kustannukseen. Useassa tapauksessa räätälöinnin sijaan voidaan tehdä pieniä muutoksia yrityksen prosesseihin, joka on huomattavasti kustannustehokkaampi ratkaisu.

Resursoi ja vastuuta tekemistä – Versionkorotus on aina projekti, joten siihen täytyy vastuuttaa myös asiakkaan puolelta oma projektiryhmä. Versionkorotus saadaan vietyä tehokkaammin läpi, kun siihen on osoitettu selkeät vastuuhenkilöt, joille on resursoitu riittävästi aikaa.

Suorita järjestelmän testaus huolella – Järjestelmän testaus on versionkorotuksen tärkeimpiä vaiheita ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa, jotta saadaan selville mahdollisimman pian mikäli jokin ominaisuus ei toimi halutulla tavalla. Uusi versio tuo aina mukanaan muutoksia suhteessa edelliseen, mikä tarkoittaa, että järjestelmän käyttöä pitää opetella uudestaan. Hyvä puoli tässä kuitenkin on se, että muutokset ovat usein parannuksia suhteessa aiempaan!