Versionkorotus ja Odoo-kumppanin vaihto –  Taloustutkimuksen matka Odoon parissa

Taloustutkimus uudisti Odoo-järjestelmäänsä palvelemaan paremmin liiketoimintansa tarpeita. Videolla Pasi Huovinen kertoo kuinka yhteistyössä Avoin.Systemsin kanssa yrityksen olemassa oleva Odoo-järjestelmä saatiin tehostettua ja päivitettyä uuteen versioon.

Taloustutkimus halusi saada enemmän irti Odoosta ja helpottaa järjestelmän parissa työskentelyä

Taloustutkimus Oy on vuonna 1971 perustettu markkinatutkimusyritys, jonka palveluna on tuottaa asiakkailleen ymmärrystä erilaisista ilmiöistä, asioista ja mielipiteistä. Taloustutkimus auttaa yrityksiä kaikenlaisissa tiedontarpeissa toimialasta, kohderyhmästä tai tutkimuksen aiheesta riippumatta –  ja keinona tähän on ollut alusta asti kyselytutkimukset. Yrityksen merkittävimpiä asiakkaita ovat mm. teollisuus, kauppa, julkinen sektori sekä mediatalot.

Projekti ei ollut Taloustutkimuksen ensimmäinen Odoo-toteutus, vaan he olivat ottaneet järjestelmän käyttöön jo aiemmin toisen kumppanin kanssa. Pääsimme vastaamaan Taloustutkimuksen Odoon versionkorotuksesta.

Projektin tärkein tavoite oli järjestelmän yksinkertaistaminen ja sujuvoittaminen. Halusimme, että sen käyttö helpottuisi ja saataisiin siitä aito toiminnanohjausjärjestelmä, joka meillä on koko ajan ollut hakusessa.

Pasi Huovinen, COO

Odoo toimii Taloustutkimuksella tutkimusprojektien kokonaisvaltaiseen hallinnointiin, jolloin projektinhallinnan ja myynnin työkalut ovat ERP-järjestelmässä keskeisessä asemassa. Lisäksi Taloustutkimuksella on paljon erilaisia raportointitarpeita ja järjestelmästä haluttiin saada myös parempaa dataa päätöksenteon tueksi.

Uudistuksen tavoitteena oli yksinkertaistaa järjestelmää karsimalla siitä aiemmin toteutettuja räätälöintejä. Lisäksi projektissa panostettiin järjestelmän helppokäyttöisyyteen, jottei jatkossa tietojen täyttäminen olisi työntekijöille niin hankalaa ja aikaavievää.

Projektissa järjestelmän koko potentiaali saatiin valjastettua Taloustutkimuksen käyttöön

Taloustutkimus investoi projektiin paljon aikaa, joka näkyi onnistuneena lopputuloksena. Järjestelmää lähdettiin toteuttamaan karsimalla aiemmin toteutettuja räätälöintejä ja ratkaisuja ongelmiin haettiin ensisijaisesti Odoon perustoiminnoista ja moduuleista. 

Lisäksi olemassa olevista moduuleista otettiin käyttöön apukeinoja, joita ei aikaisemmin oltu osattu hyödyntää. “Iso juttu oli se, että jos jostain yksittäisestä moduulista oli hyödynnetty aikaisemmin – sanotaan vaikka – kolmasosa siitä mitä siellä oli mahdollista tehdä, niin nyt me selkeästi saatiin enemmän mehuja irti niistä mahdollisuuksista, mitä järjestelmä itsessään tarjoaa.” Huovinen kuvailee.

ERP-projektit ovat ensisijaisesti muutosprojekteja ja keskeisenä tekijänä Taloustutkimuksen onnistuneessa ERP-hankkeessa oli, että yritys panosti paljon resursseja projektiin. “Projekti sujui mielestäni hyvin. Toki me tiedostettiin, että erppiprojektit ei ole mitään maailman kiitollisimpia projekteja. Me käytettiin siihen paljon aikaa ja todennäköisesti niin kuuluikin tehdä”, Huovinen summaa projektin lopputulosta.

Uudistetun järjestelmän tuomat hyödyt – laadukkaampaa dataa sekä helpompaa projektien hallinnointia

Uudistuksen myötä työntekijöiden kipuilu järjestelmän kanssa on vähentynyt. Taloustutkimus on saanut pienennettyä Odoon täyttämiseen kuluvaa aikaa, mikä mahdollistaa ajan käyttämisen oikeaan lisäarvoa tuottavaan työhön. 

Erityisesti tietyt projektit, jotka aiemmin koettiin ERP-järjestelmien painajaisiksi, ovat nyt yksinkertaisempi hallita järjestelmässä, mikä on saanut myös kiitosta henkilöstöltä. Myös projektien kanban-näkymää on saatu yksinkertaistettua, jolloin kokonaisuuden seuraaminen on paljon entistä helpompaa.

Uudistuksen myötä Taloustutkimus sai eväät tehdä raportointia eri tavalla kuin aiemmin. Raportoinnin ja datan laadun paraneminen onkin ollut yksi merkittävimmistä onnistumisista. Laajan koulutuksen ja uusien toimintojen hyödyntämisen avulla Taloustutkimus on pystynyt kehittämään raportointia todella paljon. Esimerkiksi tuotetason raportointi on parantunut huomattavasti – se on helpompaa, nopeampaa ja tarkempaa kuin aiemmin, mikä on tuonut lisäarvoa organisaatiolle.

Asiantuntijuus ja avoin kommunikaatio mahdollistivat laadukkaan toteutuksen 

Taloustutkimus kokee, että yhteistyön onnistumisen kannalta keskeistä oli ERP-kumppanin ymmärrys heidän liiketoiminnasta yhdistettynä järjestelmätuntemukseen. “Avoimella on kyky ymmärtää riittävästi asiakkaiden tekemistä, että järjestelmä saadaan palvelemaan aidosti tarpeita”, Huovinen kuvailee yhteistyötä.

Ratkaisuja lähdettiin hakemaan systemaattisesti Odoon perusominaisuuksista, ja yhdessä asiakkaan kanssa keskustellen – vaikka aina ei päästykään heti maaliin. Huovinen korostaa, että projektissa laatu näkyy erityisesti siinä, että järjestelmään ei ole tuotu turhaa koodia tai toimintoja.

Avoin.Systems tuntee tuotteensa hyvin, eli pystyy itse tuotteesta etsimään ratkaisuja, sen sijaan, että lähdettäisiin rakentamaan lisähimmeleitä tuotteen päälle. Siitä Avoin saa paljon plussaa.

Pasi Huovinen, COO

Taloustutkimus näkee ERP-järjestelmän kehityksen jatkuvana prosessina. Projektin aikana tiiviin yhteistyön kautta saaduilla opeilla ja työkaluilla Taloustutkimus pystyy  jatkossa itse kehittämään järjestelmän käyttöä eteenpäin ja tehostamaan työskentelyä entisestään. 

Asiakaslähtöisenä ERP-kumppanina Avoin.Systems pitää myös kartalla mitä uusia mahdollisuuksia Odoo tarjoaa, vaikka aktiivista kehitystyötä ei olisikaan. 

“Mikään ei ole ikinä valmista ja täydellistä – ollaan vieläkin matkalla, mutta hyvä puoli on, että nähdään edelleen tapoja, joilla voidaan parantaa järjestelmää nykyisellä toteutuksella, joka rakennettiin Avoin.Systemsin kanssa”, Huovinen summaa järjestelmän nykytilaa.