Kaikki tieto yhdestä järjestelmästä – Odoon avulla Setera Communications on saanut tehokkuutta kansainvälisen liiketoiminnan tarpeisiin.
Videolla yrityksen ERP-projektivastaava Marko Lahnala kertoo projektin taustoista ja miksi Setera Communications päätyi valitsemaan Odoon. Lisäksi yrityksen toimitusjohtaja Tuomo Kiesvaaraa ja talousjohtaja Tina Hietalahti kertovat, mitä hyötyjä Odoo on tuonut yrityksen päivittäiseen toimintaan ja johtamiseen sekä heidän omaan työhönsä.
Odoon avulla eroon useasta erillisestä järjestelmästä
Setera Communications on on kansainvälisiä puhe- ja tietoliikenneratkaisuja tarjoava operaattori. Setera on erikoistunut toimittamaan ja ylläpitämään globaaleja viestintäratkaisuja monikansallisille yrityksille. Setera hoitaa yritysten kaikki kommunikaatioyhteydet kumppaniverkoston avulla tarjoten yrityksille saumattoman asiakaskokemuksen, jolloin asiakkaat voivat keskittyä omaan liiketoimintaan ja ydinosaamiseensa.
Tarve toiminnanohjausjärjestelmän uusimiselle lähti siitä, että yrityksessä huomattiin käytössä olevien järjestelmien olevan kankeita ja vanhentuneita. Seteralla oli käytössä useita erillisiä järjestelmiä, jotka eivät keskustelleet keskenään ja kokonaiskuvan hahmottaminen oli erittäin hankalaa. Samaa tietoa kirjattiin useaan eri järjestelmään ja tiedot eivät välttämättä olleet yhteneviä ja niissä oli puutteita.
“Meillä oli käytössä useita eri järjestelmiä toiminnan pyörittämiseksi ja lukuisia tapoja siirtää tietoa järjestelmien välillä. Usein samaa tietoa syötettiin eri järjestelmiin ihan käsin. Sama asiakas saattoi olla eri järjestelmissä eri nimellä. Kokonaisuutta oli hankala hahmottaa”, ERP-projektivastaava Marko Lahnala kuvailee alkutilannetta.
Valintaan vaikutti sopivuus kansainvälisen liiketoiminnan tarpeisiin
Setera päätyi valitsemaan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän, sen voidessa tarjota ratkaisun yrityksen kansainvälisen liiketoiminnan tarpeisiin. Heti ERP-projektin alkumetreillä yrityksessä huomattiin, että jo liiketoimintaprosessien kuvaamisella ja hahmottamisella saatiin selville nykyisiä pullonkauloja ja pystyttiin parantamaan prosesseja. Tämä toimi hyvänä pohjana ERP-järjestelmän toteutukselle.
Marko kuvailee, että yrityksessä nähtiin selkeästi tarve toiminnan kehittämiselle ja työ aloitettiin toimintaprosessien kuvaamisella ja niiden parantelulla. Koko henkilöstö otettiin mukaan prosessiin heti alusta alkaen, sillä useiden eri kansallisuuksien ja kulttuurierojen ymmärtäminen ei ole itsestään selvää. Jo pelkällä prosessien läpikäymisellä ja kuvaamisella Setera sai aikaan useita parannuksia.
Yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa on sujunut erittäin hyvin, he ovat olleet erittäin kiinnostuneita juuri meidän liiketoiminnasta ja tarjonneet ratkaisuja, kuinka voisimme kehittää sitä Odoon avulla.
Marko Lahnala, ERP & Billing manager Setera Communications
ERP-järjestelmästä tietoa liiketoiminnan kehittämisen tueksi
Odoon käyttöönoton myötä Setera on saanut helpommin tarkkaa tietoa liiketoiminnan kehittämisen tueksi, kuten läpimenoajoista, tuotekannattavuuksista sekä käytetyistä resursseista. Erityisesti taloushallinnon näkökulmasta Odoo on tuonut tehokkuttaa toimintaan. Kansainvälisenä yrityksenä on tärkeää pystyä hahmottamaan mitä tapahtuu eri toimipisteissä ja mikä on kokonaiskuva – Odoon avulla Setera pystyy hahmottamaan kokonaiskuvan helposti ja ajantasaisesti yhdestä järjestelmästä käsin.
Yhden järjestelmän käyttäminen on myös laskenut kustannuksia, koska jokaiselle maalle ei tarvita erikseen omaa kirjanpito-ohjelmistoa. Seteran talousjohtaja Tina Hietalahti kuvailee, että Odoon avulla hän voi helposti seurata yhdestä järjestelmästä mitä tapahtuu eri toimipisteissä ja kaikki tieto on saatavilla määrämuotoisesti ja se on aina ajan tasalla. Erityisesti nyt koronapandemian aikana, vaikka työntekijät ovat fyysisesti erillään, niin Odoo ERP-järjestelmän kautta pystytään työskentelemään koko ajan samassa ympäristössä, joka on helpottanut päivittäistä työntekoa paljon.
Toimiaksemme tehokkaasti maailmanlaajuisesti tarvitsimme yhden järjestelmän, joka pystyy vastaamaan kaikkiin tarpeisiimme – ja tästä syystä valitsimme Odoon.
Tuomo Kiesvaara, CEO Setera Communications
Kompleksisen liiketoiminnan tarpeisiin sopivia täsmäratkaisuja
Setera tarjoaa asiakkailleen kansainvälisiä puhe- ja tietoliikenneratkaisuja, johon liittyy useita erilaisia palveluita, joita laskutetaan eri perustein. Tämän lisäksi toimialaan liittyy paljon toimialaspesifejä ominaisuuksia, kuten esimerkiksi puhelinnumeroiden, laitteiden ja lisenssien hallinta, joihin ERP-järjestelmän pitää pystyä vastaamaan.
Tavoitteena ERP-projektissa oli, että tätä monimutkaista kokonaisuutta pystytään hallitsemaan Odoon avulla ja kaikki toiminnot liittyvät siihen. Tästä syystä Seteran Odoo-järjestelmään tehtiin myös tarkkaan harkittuja räätälöintejä sekä integraatiota toimialan kannalta keskeisiin erikoisjärjestelmiin. Yhtenä tärkeänä kokonaisuutena Seteralle luotiin yhteistyökumppaneita varten järjestelmään oma portaali ja rajoitetut näkymät. Näin yhteistyökumppanit voivat luoda tilaukset suoraan samaan järjestelmään ja nähdä vain omat tietonsa.
Päivittäisessä työssä Odoo auttanut meitä paljon, koska näemme ja löydämme asioita, joita emme ennen tiennyt olevan olemassa, koska meillä ei ollut samanlaista hyvää dataa, joka yhdistäisi kaikki eri palaset yhteen.
Marko Lahnala, ERP & Billing manager Setera Communications
Setera on kansainvälinen yritys, joka laajenee kovaa vauhtia. Setera aloitti 20 Odoo-käyttäjästä, mutta määrä on kasvanut jo lähes 70 käyttäjään yrityksen liiketoiminnan kasvaessa. Odoo on toiminut hyvänä pohjana Seteran liiketoiminnan kehityksessä ja kasvussa. Tällä hetkellä Setera on laajentumassa Yhdysvaltoihin, jossa Avoin.Systems on auttanut paikallisen Odoo-kumppanin etsinnässä, joka tuntee maakohtaiset verolainsäädäntöjen kiemurat.