Tässä blogissa käsittelemme, miten ERP-järjestelmän räätälöintejä kannattaa arvioida. Jokaisen räätälöinnin kohdalla on tärkeää tarkastella sen ROI:ta eli harkita tarkkaan, onko muutos tarpeellinen ja kannattava pitkällä aikavälillä. Räätälöintien vähentäminen voi puolestaan auttaa hallitsemaan kustannuksia, aikatauluriskejä ja elinkaarikuluja.
Arvioi räätälöinnit aina ROI-periaatteella
ERP-järjestelmän toteutus on monivaiheinen projekti, jossa asiakkaan olemassa olevat prosessit ja liiketoiminnan erityistarpeet tulisi sovittaa mahdollisimman saumattomasti yhteen järjestelmän tarjoamien mahdollisuuksien kanssa. Asiakkaan näkökulmasta räätälöinnit voivat tuntua välttämättömiltä, koska alkuvaiheessa on vaikea hahmottaa, miten järjestelmä tulee toimimaan käytännössä.
Räätälöidyt ominaisuudet voivat olla perusteltuja tietyissä tilanteissa, mutta on tärkeää ymmärtää, että räätälöinnit lisäävät projektin monimutkaisuutta, kustannuksia ja riskejä, kuten teknistä velkaa ja toimittajariippuvuutta. Siksi tulisi punnita huolellisesti, onko räätälöinti todella tarpeellinen ja kannattava investointi myös pitkällä aikavälillä.
Räätälöity vs. Vanilja-ERP
ERP-järjestelmän räätälöinti viittaa ohjelmistokehitystoimenpiteisiin, joilla muokataan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää. Räätälöinti voi sisältää esimerkiksi uusia ominaisuuksia, muokattuja raportteja, prosessivirtojen muuttamista tai integraatioita muihin järjestelmiin. Tavoitteena on parantaa järjestelmän soveltuvuutta yrityksen liiketoimintaan, mutta se lisää yleensä projektin monimutkaisuutta, kustannuksia ja riskejä.
Vanilja ERP viittaa toiminnanohjausjärjestelmään, joka on toteutettu ilman merkittäviä kustomointeja tai lisäosia. Se perustuu järjestelmän vakio-ominaisuuksiin eli toimintoihin, jotka ovat järjestelmässä oletuksena. Vanilja ERP mahdollistaa järjestelmän nopeamman käyttöönoton, alhaisemmat ylläpitokustannukset ja vähemmän riskejä ohjelmiston päivityksissä, koska se noudattaa järjestelmän tarjoamaa vakiotoimintamallia.
Räätälöintien haasteet ja riskit
Projektin budjetti ylittyy
Räätälöityjen ominaisuuksien toteutusaikojen arviointi on suuntaa-antavaa, koska on vaikea ennustaa tarkasti, kuinka kauan asiakaskohtaiset räätälöinnit vievät. Mikäli toteutus osoittautuu ennakoitua monimutkaisemmiksi, se johtaa usein budjetin ylitykseen.
Aikaviivästykset
Räätälöityjen ominaisuuksien kehittäminen on aikaa vievää ja voi helposti johtaa projektien viivästymiseen. Kun räätälöintiin käytettävä aika kasvaa, se voi johtaa kompromisseihin muissa tärkeissä vaiheissa, kuten testauksessa, joka on avainasemassa projektin onnistumiselle.
Jatkuvat kustannukset
Räätälöidyt ominaisuudet eivät aiheuta kustannuksia vain kehitysvaiheessa, vaan ne tuovat mukanaan pitkäaikaisia ylläpito- ja päivityskuluja. Fabien Pinckaers, Odoon toimitusjohtaja, arvioi, että tällainen tekninen velka maksaa vuosittain noin 25 % alkuperäisistä kehityskustannuksista (17 % ylläpidossa ja 8 % päivityksissä).
Pitkän aikavälin riskit
Räätälöinnit voivat sitoa asiakasorganisaation tiettyyn toimittajaan, koska vain tämä tuntee räätälöidyn järjestelmän tarkasti. Jos räätälöity ominaisuus menee rikki, asiakas on usein sidottu samaan toimittajaan tai joutuu aloittamaan uuden ERP-projektin alusta. Tämä voi olla sekä aikaa vievää että kallista.
Asiakastarina – Taloustutkimus Oy
Taloustutkimus paransi ERP-järjestelmänsä käytettävyyttä karsimalla sen räätälöintejä
Taloustutkimuksen ERP-uudistuksen tavoitteena oli yksinkertaistaa järjestelmää poistamalla aiemmin toteutettuja räätälöintejä ja virtaviivaistamalla sen toimintoja. Uudistuksessa panostettiin erityisesti järjestelmän helppokäyttöisyyteen, mikä on merkittävästi vähentänyt työntekijöiden haasteita sen käytössä. Tuloksena on tehokkaampi ja käyttäjäystävällisempi järjestelmä, joka tukee paremmin organisaation arkea.
Milloin ERP-järjestelmän räätälöinti on perusteltua?
Järjestelmän räätälöinti on perusteltua, kun organisaatiolla on erityistarpeita, joita vakiomallinen ERP-järjestelmä ei pysty täyttämään ja jotka ovat kriittisiä liiketoiminnan kannalta. Esimerkiksi toimialakohtaiset prosessit, jotka erottavat yrityksen kilpailijoista, voivat vaatia räätälöityjä ratkaisuja.
Räätälöinti on järkevää myös silloin, kun se automatisoi aikaa vieviä manuaalisia työvaiheita merkittävästi, vähentää virheitä tai parantaa työn tehokkuutta niin, että hyödyt ylittävät selkeästi kehitys- ja ylläpitokustannukset.
Lisäksi räätälöinti voi olla tarpeen, jos järjestelmän on integroiduttava saumattomasti erityisiin ulkoisiin järjestelmiin tai teknologioihin, joita yrityksen toiminta edellyttää. Näissä tapauksissa räätälöintiä tulisi kuitenkin toteuttaa harkiten, varmistaen että sen vaikutukset järjestelmän elinkaarikustannuksiin ja joustavuuteen on otettu huomioon.
Parhaat käytännöt räätälöintien tarpeellisuuden arviointiin
Käytä perusjärjestelmää ensin
Ennen räätälöintien toteuttamista kannattaa kokeilla järjestelmää perusominaisuuksilla esimerkiksi kolmen kuukauden ajan. Tämä auttaa arvioimaan, ovatko suunnitellut räätälöinnit todella tarpeellisia ja tuovatko ne aidosti lisäarvoa. Liiketoimintaprosessien muutoksia voi myös toteuttaa vaiheittain, mikä helpottaa muutoksenhallintaa.
Kriittinen suhtautuminen räätälöinteihin
Avoin.Systemsillä suhtaudumme räätälöinteihin kriittisesti. Haluamme varmistaa, että asiakkaamme ymmärtävät räätälöidyn ERP-järjestelmän kustannusvaikutukset ja riskit ennen niiden toteutusta. Asiantuntijuuteemme kuuluu, että haastamme asiakkaan näkemyksiä ERP-projektin aikana varmistaaksemme, että lopputulos tukee liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.
ERP-projektin tavoite on täyttää asiakkaan tarpeet ja toiveet kokonaisvaltaisesti, mutta asiantunteva järjestelmätoimittaja osaa myös ehdottaa vaihtoehtoisia ratkaisuja, jotka eivät vaadi räätälöintiä. Näitä voivat olla esimerkiksi toimintatapojen muutos, selkeämpi käyttöohjeistus, järjestelmän konfigurointi tai kolmannen osapuolen komponenttien hyödyntäminen. Räätälöinti tulisi nähdä viimeisenä keinona, sillä se nostaa aina järjestelmän elinkaarikustannuksia ja lisää projektin monimutkaisuutta.
Varmista pitkäaikainen hyöty
Räätälöinnit voivat tarjota lyhytaikaista tyytyväisyyttä, mutta niiden pitkän aikavälin vaikutukset on aina otettava huomioon. Projektivaiheessa asiakas näkee usein vain kertaluonteiset kehityskulut, mutta todellisuudessa kokonaiskustannuksiin on lisättävä testaukseen, virheiden korjaamiseen, dokumentaation mukauttamiseen sekä päivityksiin liittyvät kulut seuraavien vuosien aikana.
Tästä syystä on tärkeää harkita, onko muutaman tunnin kuukausittainen ajan säästö todella hintansa arvoinen, jos ominaisuuden kehittäminen vie esimerkiksi 10 työpäivää ja aiheuttaa jatkuvia lisäkustannuksia.
Esitä avainkysymykset
Räätälöintejä harkittaessa tulisi aina esittää seuraavat kysymykset:
- Onko tämä ominaisuus oikeasti välttämätön?
- Onko se kehitys- ja ylläpitokustannusten arvoinen?
- Onko siitä saatava hyöty riittävän merkittävä?
- Voiko saman lopputuloksen saavuttaa toisella tavalla?
Yhteenveto
ERP-järjestelmän räätälöinti voi tuoda lyhytaikaista lisäarvoa, mutta sillä on aina pitkäkestoisia vaikutuksia järjestelmän elinkaareen ja kustannuksiin. Siksi räätälöinnin hyötyjä ja kustannuksia on arvioitava huolellisesti. Räätälöinnit voivat kasvattaa teknistä velkaa, lisätä riippuvuutta tietystä toimittajasta sekä nostaa aikataulu- ja budjettiriskejä. Räätälöinti on kuitenkin perusteltua, kun se vastaa liiketoiminnan kriittisiin tarpeisiin, kuten toimialakohtaisiin prosesseihin tai erityisiin integraatioihin. Lisäksi se voi lisätä arvoa automatisoimalla manuaalisia työvaiheita, vähentämällä virheitä ja parantamalla tehokkuutta, jos hyödyt selvästi ylittävät kehitys- ja ylläpitokustannukset. Hyvin suunniteltu ja hallittu räätälöinti varmistaa järjestelmän joustavuuden ja kustannustehokkuuden, erityisesti asiantuntevan kumppanin tukemana.
Tukeeko nykyinen ERP liiketoimintanne tavoitteita? Tutustu Odoon mahdollisuuksiin.
Blogia päivitetty 8.1.2025