Sähkölehto säästi Odoolla 1,5 vuotta työaikaa – 2640 tuntia enemmän asiakastyöhön

Trust the system -videosarja

Miten Odoolla voi säästää työaikaa? Millaisia kustannussäästöjä toimintojen keskittäminen Odooseen voi tuoda yritykselle? Mikä on ERP-projektin ROI? Näistä aiheista Johannan kanssa keskustelemassa ovat Sähkölehdon toimitusjohtaja Miika Lehto, sekä Innomanin toimitusjohtaja ja ERP-konsultti Venla Berg.

Jakson tiivistelmä

Tervetuloa Avoin.Systemsin Trust the System -videosarjan pariin! Tässä jaksossa Sähkölehdon toimitusjohtaja Miika Lehto ja Innomanin toimitusjohtaja ja ERP-konsultti Venla Berg keskustelevat Avoin.Systemsin brändijohtajan Johanna Valkosen kanssa Sähkölehdon Odoo-projektista ja miten Odoon avulla voidaan säästää aikaa ja rahaa.

Sähkölehdon ERP-hankinnan taustat

• Sähkölehdolla oli puhuttu uuden ERP-järjestelmän tarpeesta jo useita vuosia.
• Yrityksellä oli käytössä useita erillisiä järjestelmiä, jotka eivät integroituneet keskenään, mikä aiheutti merkittäviä työaikahaittoja, kun tietoja piti siirtää järjestelmästä toiseen.
• Kun ERP-hankinta päätettiin, haluttiin toteutus tehdä huolella, joten kokenut ERP-konsultti Venla Berg Innomanilta otettiin mukaan tukemaan järjestelmän hankinnassa.

Huolellinen suunnittelu avainasemassa

• Suunnittelu aloitettiin kartoittamalla Sähkölehdon kaikki prosessit yhdessä niitä toteuttavien työntekijöiden kanssa. Tämän avulla tunnistettiin liiketoiminnan pullonkaulat sekä työvaiheet, joissa voitaisiin saavuttaa työaikasäästöjä.
• Suurimmat haasteet olivat myynti- ja tarjousprosesseissa, joissa CRM- ja ERP-järjestelmät eivät olleet yhteydessä. Tilaus piti syöttää ERP-järjestelmään alusta asti uudelleen, ja yrityksellä oli kaksi eri asiakasrekisteriä, jotka erosivat toisistaan. Lisäksi tarjousvaihe sisälsi paljon manuaalista työtä.
• Tärkeänä tavoitteena projektissa oli myös parantaa työmukavuutta, jotta enemmän aikaa jäisi tuottavalle työlle eikä byrokratialle ja tietojen tallentamiselle.

Teknologian ja kumppanin valinta

• Prosessien kartoittamisen jälkeen siirryttiin valitsemaan järjestelmää, joka tukisi Sähkölehdon toimintaa ilman turhia kustomointeja.
• Odoo erottui kilpailijoista, koska sen perusominaisuudet vastasivat suoraan Sähkölehdon tarpeisiin. Lisäksi Odoon selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä teki siitä käyttäjäystävällisen valinnan.
• Järjestelmätoimittajan valinnassa painotettiin arvojen yhteensopivuutta ja pitkäaikaista kumppanuutta. Avoin.Systemsin asiakaslähtöinen toimintatapa ja pyrkimys välttää kustomointeja teki siitä Sähkölehdolle houkuttelevimman vaihtoehdon.

Onnistunut Odoo-käyttöönotto

• Odoon käyttöönotto sujui Sähkölehdolla vaivattomasti, koska siihen panostettiin huolella. Mahdolliset ongelmakohdat ennakoitiin ja ratkaistiin yhteistyössä Avoin.Systemsin kanssa.
• Lisäksi laadittiin yksityiskohtainen käyttöohje, joka teki käyttöönotosta sujuvan ja varmisti, ettei työntekoa tarvinnut keskeyttää.
• Hyvä ennakkosuunnittelu oli onnistumisen avain, ja työntekijöiltä ei tullut negatiivista palautetta. Myyntityö on helpottunut ja tarjousten tekeminen on aiempaa nopeampaa, kuten oli tavoitteena.

Odoo on intuitiivinen ja skaalautuva avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla saadaan korvattua päällekkäisiä yritysohjelmistoja.

Odoo-moduulit ja integraatiot

• Sähkölehto hyödyntää Odoota laajasti eri liiketoiminnan osa-alueilla, heillä on käytössä CRM-, myynti-, osto-, varasto-, valmistus- ja projektimoduulit. Integraatiot taloushallintoon ja tulevaan verkkokauppaan varmistavat saumattoman toiminnan koko yrityksessä.
• Odoon ansiosta kaikki tarvittava data on helposti saatavilla yhdestä järjestelmästä, mikä parantaa päätöksentekoa ja työtehokkuutta. Tuotetiedot päivittyvät automaattisesti tehtailta, mikä nopeuttaa toimintaa, ja ajantasainen asiakasrekisteri tekee tiedonhallinnasta vaivatonta.

ERP-projektin ROI ja työaikasäästöt

• Odoon käyttöönotto on tuonut Sähkölehdolle merkittäviä työaikasäästöjä, erityisesti tuotetietojen hallinnan ja myynti-ja tarjousprosessin osalta.
• Tarjousvaiheessa Sähkölehto on säästänyt 0,7 henkilötyövuotta Odoon avulla, ja koko järjestelmän osalta säästöt ovat 1,5 henkilötyövuotta. Tämä tarkoittaa jopa 10 % työaikasäästöä koko yrityksen tasolla.
• Vapautunut työaika voidaan nyt hyödyntää asiakastyöhön, joka tuo suoraa lisäarvoa.

Säästöt järjestelmäkuluissa

• Odoo on tuonut Sähkölehdon hinnoitteluun läpinäkyvyyttä ja lisenssit ovat tehneet kuluista ennakoitavia. Järjestelmäkulut ovat pudonneet jopa 50 % Odoon käyttöönoton myötä, mikä on merkittävä säästö.
• Tulevat versionkorotukset voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti, sillä ylimääräiset kustomoinnit on minimoitu, ja järjestelmän perusominaisuudet kattavat tarpeet. Järjestelmää valittaessa onkin huomioitu sen pitkäikäisyys ja skaalautuvuus.

Kuinka Odoo tukee Sähkölehdon asiakaskokemusta

• Sähkölehdolle tärkeä prioriteetti liiketoiminnassa on luotettavuus ja ajallaan toimitetut tilaukset.
• Odoo-järjestelmä tukee tätä prosessia, varmistaen, että toimitukset asiakkaille tehdään täsmällisesti toivotun aikataulun mukaisesti.

Suosikkitoiminto Odoossa?

• Miikan suosikkitoiminto Odoossa on raportointi, joka tarjoaa hänelle täydellisen läpinäkyvyyden yrityksen toimintaan.
• Omistajana Miikalle on erityisen tärkeää nähdä, mitä on tapahtunut ja mihin suuntaan yrityksen toiminta on kehittymässä. Tämä kokonaiskuva auttaa ohjaamaan liiketoimintaa tehokkaasti.

Odoo yhdistää yrityksen tärkeimmät toiminnot yhteen systeemiin.

Yhteistyö Innomanin kanssa

• Innomanin ja Sähkölehdon yhteistyö alkoi Sähkölehdon strategian tarkastelusta ja nykyprosessien haasteiden kartoittamisesta. Tämän pohjalta avainhenkilöiden kanssa suunniteltiin, miltä prosessit näyttäisivät ihannetilanteessa.
• Näiden perusteella luotiin prosessikuvat, joissa keskeisenä osana huomioitiin, miten tietojärjestelmien tulisi tukea toimintaa. Tältä pohjalta muodostettiin myös järjestelmien vaatimusmäärittelyt, joiden perusteella etsittiin Sähkölehdolle sopivaa ERP-ratkaisua.

Miten Avoin.Systems välittyi Innomanin suuntaan

• Venlalle välittyi heti, että Avoin.Systems ja Sähkölehto puhuivat samaa kieltä ja tarvetta lähestyttiin asiakkaan tarpeiden näkökulmasta.
• Venlan soittaessa Miikalle 3 viikkoa Odoon käyttöönoton jälkeen, jo siinä vaiheessa myyjiltä oli tullut hyvää palautetta ja uuden järjestelmän avulla tarjousten teko on paljon sujuvampaa.

Pyydä arvio Odoon hyödyistä yrityksellesi