Rohkea uudistus kolmessa kuukaudessa – Noretron Komponenteista aktiivinen myyntiorganisaatio Odoon avulla

Trust the System -podcast

Tässä jaksossa Noretron Komponentit Oy:n toimitusjohtaja Juha-Pekka Tiainen kertoo, miten Odoon käyttöönotto mullisti yrityksen arjen – tehottomista legacy-järjestelmistä moderniin ERP:iin, CRM:ään ja portaaliin yhdessä paketissa. Kuule konkreettiset opit, sudenkuopat ja huikeat tulokset, jotka syntyivät selkeällä projektinjohdolla, oikeilla ihmisillä ja rohkealla uudistuksella.

Jakson tiivistelmä

Tässä jaksossa mukana keskustelemassa on Noretron Komponentit Oy:n toimitusjohtaja Juha-Pekka Tiainen. Vuonna 1995 perustettu Noretron on suomalainen AV-tuotteiden tukkuliike, joka on hiljattain uudistanut ERP-järjestelmänsä Odoon avulla. Keskustelussa pureudutaan siihen, miten oikeiden ihmisten rooli ja sujuva yhteistyö tekivät projektista menestyksen, millaisia konkreettisia tuloksia on saavutettu vain kolmen kuukauden käytön jälkeen, ja miten uusi järjestelmä avaa ovia yrityksen tulevalle kasvulle.

ERP-uudistuksen käynnistyminen ja järjestelmän valinta

• Juha-Pekka tuli Noretronille elokuussa 2022 myynti- ja kehitysjohtajaksi ja on toiminut viimeiset 1,5 vuotta toimitusjohtajana. Uutena tulokkaana yrityksessä hän huomasi heti yrityksen vahvuudet: äärimmäisen laajan osaamisen ja lähes 30 vuoden työurat, mutta samalla oli kuitenkin selvää, että toiminta oli jäänyt osin paikalleen polkemiseksi ja töitä tehtiin tehottomilla legacy-järjestelmillä.
• Vanhat järjestelmät turhauttivat nopeasti – fiilis oli, ettei asioiden pitäisi olla niin hankalia. Esimerkiksi yhden tilanneraportin laatiminen saattoi viedä jopa puolitoista tuntia. Aiemmista työpaikoista oli kertynyt kokemusta modernimmista ratkaisuista, mikä vahvisti ajatusta muutoksen tarpeesta.
• Hän alkoi selvittää markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja shortlistalle nousi kolme eri ERP-vaihtoehtoa, mutta monessa hinnat nousivat esteeksi: neljännesmiljoonan hinta ERPistä, jota olisi pitänyt vielä kustomoida merkittävästi ei kuulostanut järkevältä.
• Odooseen Juha-Pekka törmäsi LinkedInissä, josta päätyi lataamaan Avoin.Systemsin Odoo-järjestelmää käsittelevän oppaan. Oppaan lataamisen jälkeen myyjä soitti ja sopi esittelytapaamisen, minkä myötä prosessi lähti liikkeelle demojen ja keskustelujen kautta. Odoon selkeys, kustannustehokkuus ja sopivuus Noretronin suhteellisen yksinkertaisiin prosesseihin ratkaisivat lopulta valinnan.

Ihmiset muutoksen ytimessä

• Matkalla kohti Odoon käyttöönottoa yrityksessä nousi myös sisäistä vastustusta. Monet epäilivät, ettei Odoo soveltuisi yrityksen tarpeisiin, mikä on luonnollista, jos on tottunut vanhoihin järjestelmiin ja tuttuun toimintamalliin.
• ERP-järjestelmän vaihtoa ei haluttu runnoa läpi väkisin, vaan päätettiin edetä maltilla ja rakentaa muutosta perustelujen kautta ja näyttää, millainen parempi ja helpompi arki häämötti horisontissa. Henkilöstövaihdokset ja uuden ERP-projektikokemusta omaavan työntekijän rekrytointi loivat oikean hetken aloittaa projekti.
• Oikeiden ihmisten rooli oli ratkaiseva. Selkeä projektinomistajuus ja osaava vastuuhenkilö mahdollistivat sen, että toimitusjohtajana Juha-Pekan ei tarvinnut olla kiinni jokaisessa yksityiskohdassa. Hän saattoi luottaa täysin siihen, että asiat etenivät suunnitellusti ja kokonaisuus pysyy hallinnassa.

Projektin eteneminen ja järjestelmän käyttöönotto

• Lokakuussa 2024 Noretron teki lopullisen päätöksen ottaa Odoo-järjestelmä käyttöön yhteistyössä Avoin.Systemsin kanssa. Projekti käynnistettiin vauhdikkaasti, tavoitteena oli saada järjestelmä kaikkine integraatioineen käyttöön noin kolmessa kuukaudessa.
• Juha-Pekka tiesi, että matkan varrella voisi tulla vastaan monia sudenkuoppia ja haasteita, ja jännitys oli läsnä – miten kaikki saadaan toimimaan ajallaan? Silti hän oli vakuuttunut, että projekti saataisiin maaliin. Selkeä projektijohto, viikko- ja kuukausipalaverit sekä täsmälliset tehtävälistat pitivät työn rytmissä. Asiat eteni­vät suunnitelmallisesti, testauksia tehtiin ja onnistumiset vahvistivat uskoa siihen, että järjestelmä valmistuisi ajallaan.
• Projektin suurin haaste liittyi varastointegraatioon: aluksi tiedonkulku ja vastuut olivat epäselviä kolmen eri osapuolen välillä. Kun käskynjakoketju lopulta selkiytyi ja tiedonkulun tukos aukesi, työ eteni jälleen nopeasti ja sujuvasti.
• Matkan varrella koettiin myös paljon huippuhetkiä. Vaikka välillä oli vaikeaa, projektin omistajan ja Avoin.Systemsin projektipäälliköiden välinen yhteys oli niin hyvä, että sitä voisi kuvailla “bromanceksi”. Molemmat olivat aidosti innoissaan projektista, ja saman aaltopituuden löytäminen teki yhteistyöstä mutkatonta. Myös käyttöönottopäivä on jäänyt elävästi mieleen.
• Ennen projektia Juha-Pekkaa oli varoiteltu, että ERP-hankkeissa yleensä vähintään yksi työntekijä irtisanoutuu, toimitusjohtaja saa potkut ja kustannukset ylittävät budjetin vähintään 40 prosentilla. Yksikään näistä ei kuitenkaan toteutunut. Järjestelmä saatiin käyttöön määräpäivänä, ja kaikki toimi ensimmäisestä päivästä lähtien – laskutus rullasi, tavaraa lähti ja tuli varastoon ilman ongelmia.
• Juha-Pekka uskoo, että ilman selkeää projektinomistajuutta ja vahvaa sitoutumista lopputulos olisi ollut huomattavasti heikompi. Selvää on, ettei tällaisia hankkeita toteuteta yksin – onnistuminen vaatii kumppaneita, partnereita ja sujuvaa yhteistyötä.

Nykyhetki – Odoo arjen työkaluna ja myynnin moottorina

• Jo kolmen kuukauden käytön jälkeen Odoo on muuttanut merkittävästi Noretronin arkea. Työntekijöiltä on tullut jo ensimmäisistä päivistä lähtien spontaania riemua: “Onpa asiat helppoa!” ja “Voiko tämäkin olla näin selkeää?” Aiemmin käytössä ei ollut lainkaan CRM-järjestelmää, mutta nyt käytössä on kattava CRM sekä Key Account Management -moduuli asiakkuuksien hoitoon.
• Sisäinen viestintä Teamsin ja sähköpostin yli on vähentynyt merkittävästi, sillä myyntitilaukset, tarjoukset ja asiakasviestintä hoidetaan suoraan järjestelmässä. Kaikki näkevät reaaliaikaisesti tilanteen, eikä ole tarvetta erikseen kysellä mitä kunkin asiakkaan kanssa on sovittu – kaikki tiedot löytyvät järjestelmästä ja kuka tahansa voi tarkistaa tilanteen.
• Myynnin arki on selkeytynyt myös liidien ja asiakkuuksien hallinnassa. Key Account Management -työkalu näyttää yhdellä silmäyksellä kokonaiskuvan TOP-asiakkaista ja kumppaneista: myynnin kehityksen, edelliset ja seuraavat tapaamiset, tämä on helpottanut merkittävästi päivittäistä työtä ja asiakkuuksien hoitoa.
• Portaalimyynti on myös kasvanut järjestelmäuudistuksen myötä. Odoo-verkkokauppa otettiin käyttöön, ja sen kautta on saatu tehostettua myyntiä. Asiakasportaalin hyödyntäminen on vähentänyt puhelin- ja sähköpostitilauksia ja nopeuttanut asiakkaiden hankintoja. Asiakkaat voivat nopeasti tarkistaa saatavuuden ja tehdä tilauksen suoraan järjestelmässä, mikä on saanut kiitosta helppoudesta ja nopeudesta.

Prosessien tehostaminen ja arjen automatisointi Odoon avulla

• Järjestelmäuudistuksen yhteydessä käytiin läpi kaikki olemassa olevat prosessit ja arvioitiin niitä kriittisesti. Tavoitteena oli suoraviivaistaa toimintaa ja automatisoida toimintaa, jotta työ sujuisi jouhevasti.
• Esimerkiksi varastointegraation myötä uuden tuotteen perustamiseen kuluu nykyään arviolta noin 90 % vähemmän aikaa. Kun tuotteen tiedot syötetään ja julkaistaan järjestelmään, se on saman tien myytävissä portaalissa, varastoon lähtee ennalta määritetyt tiedot, ja tuote on sekä ostettavissa että myytävissä. Aiemmin tämä vaati Excelin tekemistä ja tietojen lähettämistä varastolle, minkä jälkeen piti odottaa varaston päivitystä – uusien tuotteiden avaaminen oli monimutkaista ja aikaa vievää.
• Arkea helpottaa myös tehokas varastonhallinta: jos tilauksessa on tuotteita, joita ei ole varastossa, järjestelmä siirtää ne automaattisesti keräilyyn heti, kun varastosaldoa riittää. Manuaalista seurantaa ei enää tarvita, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa oleellisiin tehtäviin. Kaikki mahdollinen automatisointi vähentää työkuormaa, pienentää muistettavien tehtävien määrää päivän aikana ja tekee arjesta huomattavasti sujuvampaa.

Tulevaisuus ja skaalauspotentiaali Odoon avulla

• Odoon kehittämisen tulevaisuuden näkymissä Juha-Pekka näkee suuren potentiaalin tekoälyssä, erityisesti asiakaskokemuksen parantamiseen. AI:ta voi hyödyntää esimerkiksi chatbotina, tuotetietopohjaisena apuvälineenä tai myyjää tukevana tuotepäällikkönä, joka auttaa vastaamaan asiakkaiden teknisiin kysymyksiin ensivaiheessa. Tavoitteena on erityisesti vapauttaa myyjien aikaa varsinaiseen asiakastyöhön.
• Järjestelmä tarjoaa merkittävän skaalauspotentiaalin: kun myynti, ostot ja tarjoukset hoituvat tehokkaasti, niin tilausmäärien kasvaessa pärjätään myös pienillä resursseilla. Juha-Pekka uskoo, että kun maailmantalous ja Suomen markkinat kääntyvät nousuun, Odoon avulla Noretron pystyy vastaamaan kasvaneeseen kysyntään nopeasti ja joustavasti.

Tuloksia Odoon avulla

• Odoon käyttöönoton myötä samalla kuukausimaksulla saatiin vanhaan järjestelmään verrattuna huomattavasti enemmän: nykyaikainen ERP, CRM ja portaali yhdessä paketissa.
• Alun odotukset järjestelmäuudistuksen hyödyistä toteutuivat jopa odotettua paremmin. Kuukausittaiset seurannat osoittavat, että asioita tehdään tehokkaammin ja myynti on kasvanut. Uusi järjestelmä on myös vapauttanut aikaa isompien projektien laskemiseen, konsultointiin ja asiakastyöhön.
• Portaalimyynti on tuonut erinomaisia tuloksia, sillä yritys on helpommin löydettävissä, sivut ovat modernit ja tuotteiden hinnat sekä saatavuudet näkyvät selkeästi.

Keskeiset tekijät projektin onnistumisessa

• Projektin onnistumisen taustalla olivat ennen kaikkea yhteistyö ja tiimien löytäminen toisensa. Selkeä yhteinen päämäärä ja keskinäinen arvostus koko projektia kohtaan loivat vahvan pohjan, ja jokaisen panos mahdollisti edistymisen. Projektin aikana paistoi läpi hyvä fiilis ja vahva yhteishenki: ihmiset löysivät toisensa, kemiat kohtasivat ja työskentely oli innostavaa.
• Juha-Pekka korostaa, että tällä hetkellä Noretronilla on huikea tiimi, jonka kesken on ilo työskennellä. Jo vaikeina aikoina, talouden laahatessa ja maailman ollessa kohtalaisen epävarma, on pystytty tekemään asioita entistä tehokkaammin ja parantamaan omia tuloksia. Tämä vahvistaa uskoa siihen, että kun kasvu ja rakentaminen oikeasti käynnistyvät, järjestelmät eivät tule rajoittamaan Noretronin tekemistä.
• Noretronin visio on olla Suomen suurin AV-talo vuoteen 2035 mennessä – ja nyt järjestelmät eivät ainakaan jarruta kasvua.

Suosikkitoiminto Odoossa

• Juha-Pekan ehdoton suosikki on Key Account Management -moduuli. Se on “suoraan myyntimiehen sydämeen” osuva työkalu, joka on saanut kiitosta myös muilta työntekijöiltä sen työntekoa ohjaavan ja helpottavan roolin vuoksi.