Odoo projektiliiketoiminnassa – Taloustutkimus avaa kokemuksiaan

Trust the System -videosarja

Kuinka Odoo vastaa projektibisneksen vaatimuksiin? Miksi Taloustutkimus päätyi luopumaan ERP-järjestelmän räätälöinneistä? Taloustutkimus Oy:n toimitusjohtaja Jari Pajunen kertoo miten Odoo tukee projektiliiketoiminnan johtamista ja mitä hyötyjä saatiin purkamalla Odoon räätälöintejä.

Jakson tiivistelmä

Tässä jaksossa Taloustutkimus Oy:n toimitusjohtaja Jari Pajunen kertoo, kuinka Odoo on tuonut tehokkuutta Suomen suurimman kotimaisessa omistuksessa olevan markkinointitutkimus- ja mielipidemittausyrityksen arkeen. Keskustelemme muun muassa Odoon tarjoamista hyödyistä projektinhallinnassa sekä siitä, kuinka järjestelmä tukee liiketoiminnan johtamista. Lisäksi Jari jakaa kokemuksiaan Odoon käyttöönotosta ja kuinka järjestelmän räätälöinteihin kannattaa suhtautua.

Miksi Taloustutkimus valitsi Odoon?

• Taloustutkimuksella oli tarve toiminnanohjausjärjestelmälle, joka tarjoaisi yhtenäisen alustan projektien hallintaan ja helpottaisi tiedonkulkua organisaation sisällä.
• Kartoitusvaiheessa huomattiin, että monet toiminnanohjaus- tai projektinhallintajärjestelmät eivät sellaisenaan vastanneet Taloustutkimuksen erityistarpeisiin.
• Potentiaalisten ohjelmistojen joukosta laadittiin lyhyt lista, jonka kautta löydettiin Odoo. Järjestelmä erottui edukseen kattavalla moduulirakenteellaan, sillä se yhdisti kaikki tarvittavat toiminnallisuudet yhteen järjestelmään. Tämä poisti tarpeen käyttää esimerkiksi erillistä tuntiseurantajärjestelmää.

Yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa alkoi versionkorotuksesta

• Taloustutkimus aloitti Odoon käytön toisen Odoo-toimittajan kanssa, mutta päätyi vaihtamaan kumppania versionkorotuksen yhteydessä.

Lue lisää asiakastarinasta: Versionkorotus ja Odoo-kumppanin vaihto – Taloustutkimuksen matka Odoon parissa

Räätälöintejä tulisi arvioida kriittisesti

• Versionkorotuksessa keskityttiin purkamaan räätälöintejä, jotka olivat aiheuttaneet kitkaa ja vaikeuttaneet järjestelmän käyttöä.
• Järjestelmän käyttöönotossa räätälöinnit vaikuttivat hyviltä, mutta ajan myötä ne osoittautuivat hankaliksi. Versionvaihdon yhteydessä arvioitiin, olivatko ne todella tarpeellisia. Jälkiviisaana voidaan todeta, että alkuun ei uskallettu tarpeeksi muuttaa toimintatapoja.
• Jari korostaa, että on tärkeää tarkastella prosesseja kriittisesti ja miettiä, miten ne voidaan sujuvoittaa järjestelmän kanssa.
• Räätälöintejä kannattaa tehdä vain, jos ne ovat liiketoiminnan kannalta perusteltuja, sillä ne voivat tehdä versionkorotuksista työläämpiä kasvattaen samalla kustannuksia.

Projektien hallinnointi Odoossa

• Projekteja hallitaan Odoossa alkaen CRM-moduulista, jossa tarjousvaiheessa luodaan jo projekti ja kirjataan sen keskeiset perustiedot järjestelmään. Tämä vaihe on usein aikaavievin osa projektin käynnistämistä.
• Jos tarjous hyväksytään ja se muuttuu tilaukseksi, projektin osatehtävät ovat kuitenkin jo valmiiksi syötetty järjestelmään, jolloin projekti voidaan käynnistää nopeasti.
• Tehtävät löytyvät projektilta heti sen alkaessa, sillä ne on määritelty jo tarjousvaiheessa. Tämän jälkeen tehtävien edistämistä ja viestintää hoidetaan suoraan Odoossa.

Tutustu lisää Odoon projektinhallintaan: Hyödynnä Odoon tarjoamat mahdollisuudet projektinhallinnassa

Odoon hyödyt projektinhallinnassa

• Kaikki projektin vaiheet näkyvät järjestelmässä selkeästi. Tarjousvaiheessa syötetty tieto siirtyy suoraan osatehtäviksi, mikä nopeuttaa projektin käynnistämistä.
• Projektinhallinta on täysin läpinäkyvää Odoon avulla, sillä järjestelmässä näkyy jatkuvasti, missä vaiheessa projekti on.
• Kaikki viestintä hoidetaan Odoossa, ja kun projekti siirtyy seuraavaan vaiheeseen, kaikki siihen liittyvä viestintä löytyy suoraan järjestelmästä. Tämä varmistaa, että viestit pysyvät aina tallessa eikä niihin liittyvä tieto huku sähköpostiin.

Käyttäjäkokemukset: Opettelusta sujuvaan käyttöön

• Odoon käyttöönotto vaati aluksi työntekijöiltä totuttelua, mutta järjestelmän toimintojen tullessa tutummiksi sen käyttö on muuttunut sujuvaksi ja tehokkaaksi.
• Räätälöintien purkaminen paransi järjestelmän käytettävyyttä entisestään, ja nykyisin sen käyttö on vaivatonta.

Odoo johtamisen työkaluna

• Jari seuraa Odoosta erityisesti myyntiä ja laskutusta, mikä auttaa häntä pysymään hyvin perillä yrityksen tilanteesta. Hän pääsee myös helposti tarkastelemaan tarvittaessa esimerkiksi työaikaseurantaa ja projektien etenemistä.
• Odoon kokonaisvaltaisuus on yksi sen suurimmista hyödyistä, sillä tietyt asiat opettelemalla kaikki toimitusjohtajan tarvitsemat tiedot ovat helposti saatavilla.
• Jari seuraa yrityksen tilannetta päivittäin saman näkymän avulla, jonka hän saa nopeasti esille

Kumppanin rooli onnistumisessa

• Järjestelmäkumppanin valinnassa on tärkeää, että kumppani jaksaa paneutua asiakkaan bisnekseen ja ymmärtää, mikä järjestelmässä on oleellista ja mikä ei. Avoin.Systemsin kanssa kanssakäyminen on ollut mutkatonta ja ymmärretään Taloustutkimuksen liiketoimintaa.
• Etuna on myös toimistojen läheinen sijainti, joka mahdollistaa tarvittaessa livetapaamiset helposti.

Tulevaisuus: Odoon kehityksessä rauhallisempi vaihe

• Odoon kehityksessä on meneillään rauhallisempi vaihe. Tällä hetkellä kehityspainopisteet ovat muualla, kuten strategiapäivityksissä ja tekoälyn integroimisessa yrityksen palveluihin.
• Odoo on vakaalla pohjalla, ja uusia kehityshankkeita harkitaan tulevaisuudessa tarpeen mukaan.

Vinkkejä Odoon käyttöönottoa harkitseville

• Käy prosessit kriittisesti läpi: Varmista, että omat toimintatavat tukevat järjestelmää – ja muokkaa niitä tarvittaessa.
• Sopikaa yrityksen sisällä käytännöt: Monipuolisuus on Odoon vahvuus, mutta sen käyttö tehostuu, kun kaikki käyttävät samoja näkymiä ja toimintatapoja.