Näin Bike Planet yhdisti kivijalan ja verkkokaupan Odoon avulla

Trust the System -podcast

Tässä jaksossa Bike Planetin toimitusjohtaja Anssi Häkkinen kertoo, miten investointi Odoo ERP:iin yhdisti kivijalkamyymälän ja verkkokaupan yhdeksi kokonaisuudeksi – ja loi samalla vahvan perustan tulevaisuuden kasvulle ja kehitykselle.

Jakson tiivistelmä

Bike Planet, virallisesti AH Bike Services Oy, on perheyritys ja intohimoisten pyöräilijöiden pyörittämä polkupyöräilyn erikoisliike. Yrityksen toiminta rakentuu neljän kulmakiven varaan: kivijalkakauppa, verkkokauppa, huolto ja asiakaspalvelu. Moni työntekijöistä on itsekin aktiivinen pyöräilijä, ja tämä vahva yhteys lajiin näkyy myös asiakaspalvelussa ja valikoimassa.

Jaksossa pureudutaan siihen, miten pieni erikoisliike voi kilpailla massamarkettien ja kansainvälisten jättien kanssa. Bike Planetin etuna on ketteryys: pk-yrityksenä he voivat reagoida nopeasti alan trendeihin ja tehdä nopeita päätöksiä esimerkiksi valikoiman suhteen. Samalla intohimo ja syvä asiantuntemus auttavat tunnistamaan, mitä pyöräilyn harrastajat juuri nyt etsivät.

Hajanaiset järjestelmät hidastivat kasvua

• Viimeisen 10–15 vuoden aikana Bike Planetilla on ollut käytössä kolme eri kassajärjestelmää, joihin oli liitetty erillisiä sovelluksia vaihtelevasti integroituna. Vaikka järjestelmät ovat palvelleet perustoimintoja, ajan myötä niiden rajoitteet alkoivat näkyä. Kasvun myötä syntyi tarve keskittää liiketoiminnan eri osa-alueet yhden järjestelmän alle.
• Suurimmat haasteet liittyivät verkkokauppaan. Bike Planet halusi tarjota modernin ja joustavan asiakaskokemuksen, mutta vanhat järjestelmät rajoittivat kehitystä: pienimmätkin muutokset, kuten visuaaliset päivitykset tai kampanjoiden toteutus, vaativat ulkopuolisen kumppanin apua.
• Toinen keskeinen kipupiste oli järjestelmien hajanaisuus. Päivittäisessä työssä tarvittiin useita eri alustoja, jotka eivät keskustelleet keskenään. Tavoitteeksi asetettiin toimintojen yhdistäminen yhteen paikkaan, mikä toisi sekä tehokkuutta että selkeyttä arkeen.

Verkkokauppa ratkaisee erikoisliikkeen kilpailukyvyn kansainvälisiä toimijoita vastaan

• Anssi Häkkisen mukaan verkkokauppa on Bike Planetille ratkaisevan tärkeä. Polkupyörien ja niiden tarvikkeiden kaltaisissa tuotteissa asiakkaat tarvitsevat tietoa yhteensopivuuksista ja vaihtoehdoista. Verkkokauppa toimii tässä yrityksen näyteikkunana: se näyttää, mitä tuotteita on varastossa, mitä voidaan tilata ja millä toimitusajalla.
• Samalla se tukee kivijalkakauppaa – asiakkaat voivat ensin tutustua valikoimaan verkossa ja tulla sen jälkeen myymälään kokeilemaan tai kysymään neuvoja asiantuntijoilta.
• Kansainväliset verkkokaupat ovat merkittävä kilpailija myös suomalaisille erikoisliikkeille. Bike Planet on kuitenkin valinnut oman linjansa. Kansainvälisten kauppojen volyymivetoiseen malliin ei pk-yrityksenä voida vastata, mutta lisäarvoa tuodaan muilla tavoin:
  • Asiakas saa reaaliaikaista tietoa saatavuudesta
  • Tuotteita voi tulla kokeilemaan paikan päälle
  • Asiantunteva henkilökunta auttaa valitsemaan oikean ratkaisun asiakkaan tarpeisiin. 

Näin kivijalka ja verkkokauppa tukevat toisiaan ja muodostavat yhdessä kilpailuedun.

Kasvu pakotti etsimään skaalautuvan ratkaisun

• Vuosina 2019–2020 Bike Planet kasvoi vauhdilla, mikä paljasti vanhojen järjestelmien rajat: kuormitus kasvoi ja arjen työ hidastui. Tämä käynnisti selvityksen siitä, voisiko nykyisiä järjestelmiä kehittää vai oliko aika siirtyä kokonaan uuteen ratkaisuun. Viime vuosien aikana päätös kypsyi – tarvittiin järjestelmä, joka tukisi kasvua ja kokoaisi liiketoiminnan yhteen.
• Keskusteluja käytiin erityisesti muiden alan toimijoiden kanssa – harva järjestelmä on suoraan täydellinen, joten oli tärkeää löytää ratkaisu, joka palvelisi mahdollisimman hyvin juuri polkupyöräalan tarpeita. 
• Vaihtoehtoja kartoitettiin huolellisesti ja keskusteluissa alan muiden toimijoiden kanssa Odoo nousi esiin yhä uudelleen. Perehdyttyään tarkemmin Bike Planet huomasi, että Odoon avoin lähdekoodi ja laaja muokattavuus tarjosivat mahdollisuuden toteuttaa myös heidän erityistarpeensa ilman liian raskaita ja kalliita räätälöintejä. Odoo nähtiin ratkaisuna, joka pystyy tuomaan aitoa lisäarvoa yrityksen arkeen ja skaalautumaan tulevaisuuden kasvuun.
• Odoo-toimittajia kartoitettaessa Bike Planet löysi Avoin.Systemsin, Suomen vanhimman Odoo-toimijan, mikä herätti heti kiinnostusta. Referenssien perusteella yhteistyö muiden asiakkaiden kanssa oli sujunut erinomaisesti, ja erityisesti tiimin ihmiset saivat kiitosta. Anssin mukaan tämä oli ratkaisevaa: järjestelmä itsessään on vain työkalu, mutta onnistunut projekti perustuu ihmisiin. Keskustelut Avoin.Systemsin tiimin kanssa vakuutti siitä, että heidän kanssaan voi rakentaa pitkäaikaisen kumppanuuden.

Tavoitteena vapauttaa verkkokaupan kehitys rajoitteista ja parantaa asiakaskokemusta

• ERP-uudistuksella oli selkeitä tavoitteita, joista ei haluttu tinkiä:
  • Taloushallinto yhteen paikkaan. Kaikki talouden toiminnot haluttiin keskittää samaan järjestelmään selkeyden ja tehokkuuden vuoksi.
  • Verkkokaupan hallinta omissa käsissä. Bike Planetille oli tärkeää, että verkkokauppaa voidaan ylläpitää ja muokata omatoimisesti – visuaaliset muutokset, kampanjat ja sisällöt ilman jatkuvaa ulkopuolisen kumppanin apua.
  • Toimittajaintegraatiot. Yksi merkittävimmistä tavoitteista oli tavarantoimittajien liittäminen järjestelmään. Näin asiakkaalle voidaan näyttää reaaliaikainen saatavuus, vaikka kaikkia väri- ja kokovariaatioita ei olisikaan varastossa.
• Integraatioiden ansiosta asiakaspalvelu muuttuu suoraviivaisemmaksi ja läpinäkyvämmäksi. Esimerkiksi jos asiakas etsii pyörää tietyssä värissä ja koossa, jota ei juuri sillä hetkellä ole myymälässä, järjestelmä pystyy silti näyttämään sen saatavuuden ja mahdollistamaan tilauksen – ilman turhaa sähköpostiketjua, puhelinrumbaa tai asiointia useaan otteeseen liikkeessä. Tämä parantaa sekä asiakaskokemusta että Bike Planetin toimintatehokkuutta.

Projektin toteutus ja opit projektista – ERP elää ja kehittyy yrityksen mukana

• ERP-projekti eteni suunnitelmien mukaisesti ja valmistui aikataulussa. Siirtyminen vanhasta järjestelmästä uuteen aiheutti hetkellistä kaksinkertaista työtä ja pieniä kipukohtia, mutta kaikki suunnitellut toiminnot saatiin käyttöön. Ongelmat ratkaistiin nopeasti projektinjohdon ja tuen avulla, usein jo tunneissa, ja järjestelmän varsinaisen käytön myötä ilmenneet haasteet korjattiin tehokkaasti tiiviin yhteistyön avulla. 
• Anssin mukaan tärkein oppi on, että ERP ei ole koskaan täysin valmis. Järjestelmä vaatii jatkuvaa kehittämistä ja jalostamista, jotta se pysyy yrityksen tarpeiden ja markkinoiden muutosten tahdissa. Odoo tarjoaa tähän hyvät mahdollisuudet, mutta oma aktiivinen panos on välttämätön.

Kokemukset uudesta järjestelmästä

• Bike Planet on käyttänyt Odoota nyt yhden sesongin ajan, ja kokemukset ovat olleet positiivisia. Uuden järjestelmän käyttöönotto on vaatinut perehtymistä, mutta hyödyt näkyvät selvästi: kaikki toiminnot ovat nyt keskitetty samaan järjestelmään, työ on helpottunut ja moduulien välillä liikkuminen sujuvaa.
• Odoo kattaa keskeiset toiminnot, kuten asiakastiedot, myynnin, kassajärjestelmän, laskutuksen, ostot, verkkokaupan ja varaston, mikä mahdollistaa liiketoiminnan sujuvan pyörittämisen yhtenäisenä kokonaisuutena ilman erillisiä järjestelmiä.

Pyöräalan myllerrykset – ERP tuo turvaa epävakaassa markkinassa

• Viimeiset viisi vuotta pyöräalalla ovat olleet poikkeuksellisen ailahtelevia. Koronapandemia toi ensin valtavan kysyntäpiikin, jonka jälkeen tarjonta ja kysyntä eivät kohdanneet. Kun tilanne lopulta tasoittui, kääntyi asetelma päälaelleen ja tarjontaa oli enemmän kuin kysyntää. Tämä on tuonut haasteita niin valmistajille kuin jälleenmyyjillekin ja tehnyt arjesta vuoristoratamaisen.
• Vaikka toimialan tilanne on ollut epävakaa, ERP-hankinta ei Anssin mukaan kuumottanut. Uuden järjestelmän tarve oli ollut esillä jo pitkään, ja uskottiin, että juuri se antaa työkaluja myös haastaviin aikoihin. Kun järjestelmä tarjoaa enemmän mahdollisuuksia, se auttaa yritystä pärjäämään sekä nousu- että laskusuhdanteissa.

Myymälät ja verkkokauppa yhteen systeemiin

• Odoo tukee Bike Planetin toimintaa ennen kaikkea yhdistämällä kivijalkamyymälän ja verkkokaupan. Varastonhallinta ja kassamyynti ovat myymälässä keskeisiä toimintoja, mutta nyt ne kytkeytyvät saumattomasti myös verkkokauppaan. 
• Asiakas näkee helposti, kummasta liikkeestä tuote löytyy, ja koska kaikki tieto pyörii yhden järjestelmän sisällä, henkilökunnalla on aina selkeä käsitys siitä, mistä tarvittava tieto löytyy.

Odoon myötä tehokkuutta ja selkeyttä arkeen 

• Odoon käyttöönotto on tehostanut Bike Planetin arkea. Uusien tuotteiden lisääminen ja näkyville saaminen verkkokauppaan vie huomattavasti vähemmän aikaa kuin ennen, ja tarjousten laatiminen onnistuu helposti suoraan sähköpostiin, ilman turhaa edestakaista asiointia.
• Suurin muutos on tapahtunut verkkokaupan ja tuotteiden hallinnassa. Verkkokauppaa voidaan muokata ja päivittää täysin Bike Planetin näköiseksi, esimerkiksi sesonkien mukaan, ja tuotedatan hallinta on selkeytynyt: eri variaatiot voidaan koota yhden tuotekortin alle, mikä helpottaa monimutkaisten pyörätuotteiden hallintaa.
• Asiakkaat ovat huomanneet uudistuksen erityisesti verkkokaupan selkeydessä ja helppoudessa. Chat-ominaisuus mahdollistaa reaaliaikaisen asiakaspalvelun, ja myymälässä huollot sekä tukipalvelut täydentävät kokonaisuutta. Odoo toimii taustalla varmistaen, että kaikki tieto ja tuotteiden saatavuudet löytyvät helposti yhdestä paikasta.

Kokemukset yhteistyöstä Avoin.Systemsin kanssa

• Anssin mukaan yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa on ollut suoraviivaista, avointa ja ihmisläheistä. Tarpeisiin, huoliin ja muutoksiin on saatu apua nopeasti, ja projektivastaavan lisäksi myös myynti ja asiakaspalvelu tukevat arkea tehokkaasti. 
• Bike Planetissa on erityisesti arvostettu sitä, että vaihtoehdoista kerrotaan avoimesti ja ratkaisuja haetaan yhdessä. Tiimi on kuunnellut yrityksen kipupisteitä ja sisäistänyt liiketoimintamallin, mikä mahdollistaa asiakkaan tarpeiden ymmärtämisen ja todellisen lisäarvon tuottamisen järjestelmän ja palvelun kautta.

Tulevaisuuden näkymät – Odoo skaalautuu kasvun jokaisessa vaiheessa

• Bike Planetilla on tunnistettu useita kehityskohteita arjen tehostamiseksi, kuten kirjanpidon helpottaminen, maksupäätteiden käytön suoraviivaistaminen ja raportoinnin kehittäminen pitkän aikavälin suunnittelun sekä päivittäisen myynnin ja varaston seurannan tueksi.
• Koska Odoo perustuu avoimeen lähdekoodiin, sen mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Toistaiseksi suurempia uusia kokonaisuuksia ei ole otettu käyttöön, mutta pienempiä toiminnallisuuksia kehitetään jatkuvasti, mikä tuo selkeyttä ja lisäarvoa arkeen.
• Anssi uskoo, että viiden vuoden kuluttua Bike Planet on edelleen vahvassa asemassa markkinassa, palvellen asiakkaita sekä digitaalisesti että kivijalassa, joka pysyy yrityksen toiminnan sydämenä. Odoo tukee tätä joustavalla skaalautuvuudellaan ja jatkuvalla kehityksellään, mahdollistaen ominaisuuksien hyödyntämisen liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Onnistumisen avain: oikea kumppani ja selkeä fokus

• Anssi korostaa, että ERP-projektin onnistumisen kannalta tärkeintä on löytää oikea kumppani ja kartoittaa järjestelmän mahdollisuudet huolellisesti. On syytä pohtia, palveleeko järjestelmä omaa käyttötarkoitusta sellaisenaan – ja jos ei, voiko sitä muokata tukemaan liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.
• Teknologia ja kumppani ovat yhtä tärkeitä: järjestelmä toimii taustalla liiketoiminnan moottorina, mutta ilman osaavaa kumppania sen ylläpito ja kehittäminen olisi haastavaa. Bike Planetilla esimerkiksi koodaamisosaamista ei ole, joten luotettava toimittaja on välttämätön.
• Suurin käännekohta projektissa oli hetki, jolloin tunnistettiin, että vanhoilla järjestelmillä ei enää pärjätty. Päätös uudistuksesta ja oikean kumppanin löytäminen olivat ratkaisevia tekijöitä onnistuneessa projektissa.

Suosikkitoiminto Odoossa

• Anssin oma suosikki Bike Planetin näkökulmasta on toiminnallisuus, joka mahdollistaa asiakkaalle valmiin paketin tarjoamisen maksulinkkeineen päivineen suoraan sähköpostiin. 
• Käytännössä asiakkaalle voidaan luoda valmis verkkokaupan ostoskori, jonka kautta ostaminen on helppoa, suoraviivaista ja nopeaa. Kaupan viimeistely sekä seuranta siitä, että kaikki on mennyt loppuun asti onnistuneesti, tuo arkeen huomattavaa sujuvuutta.