Miten Odoo soveltuu suuren volyymin liiketoimintaan? Suomalainen Kirjakauppa kertoo

Trust the system -videosarja

Miten ERP tehostaa suurten volyymien hallintaa ja liiketoiminnan kehitystä? Tässä jaksossa Suomalaisen Kirjakaupan Head of IT Alexander Leppäkoski kertoo, miten Odoo tukee myymälöiden ja varastojen toimintaa, parantaa datan hyödyntämistä ja tehostaa logistiikkaa – ratkoen haasteita aina sesonkihuipuista reaaliaikaisiin varastosiirtoihin.

Jakson tiivistelmä

Tervetuloa Avoin.Systemsin Trust the System -videosarjan pariin! Tässä jaksossa tutustumme Suomalaisen Kirjakaupan Odoo-järjestelmään, jolla hallinnoidaan tuotteiden liikkuvuutta ja varastotapahtumia. Keskustelemme mm. siitä, miten Odoo tukee suurten volyymien hallintaa ja logistiikan optimointia, millaista dataa Suomalainen Kirjakauppa saa Odoosta ja mikä merkitys teknologialla on ERP-järjestelmän valinnassa.

Odoo tukee suurten volyymien hallintaa

• Odoo toimii Suomalaisessa Kirjakaupassa yrityksen sydämenä, hallinnoiden kaikkia tuotteisiin ja niiden liikkumiseen liittyviä tapahtumia.
• Järjestelmän selkeä käyttöliittymä helpottaa tuotteiden, myyntitilausten ja varastotapahtumien hallintaa. Jo pienellä perehtymisellä Odoon toimintamekaniikka on helppo ymmärtää.
• Odoo tukee suurten volyymien hallintaa ja sen avulla pystyy seuraamaan reaaliajassa tavaran liikkumista esimerkiksi keskusvarastolta myymälöihin. Helposti ymmärrettävä järjestelmä helpottaa liikenteen kokonaisvaltaista hahmottamista.

Parempaa raportointia Odoon avulla

• Suomalainen Kirjakauppa saa nyt entistä enemmän ja tarkempaa dataa ERP-järjestelmästä, mikä parantaa raportointia ja auttaa liiketoiminnan analysoinnissa.
• Odoo tarjoaa Suomalaiselle Kirjakaupalle selkeää dataa, joka siirretään ulkoiseen tietovarastoon, ja sen pohjalta on helpompi luoda tietokantoja ja raportteja.
• Yrityksen raportointi on kehittynyt merkittävästi, ja järjestelmä tarjoaa jatkuvasti reaaliaikaista tietoa varastosaldoista ja tavaran liikkeistä. Merkittävä muutos raportoinnissa on se, että järjestelmässä voidaan jatkuvasti seurata eri transaktioiden tilaa. Esimerkiksi, kun tavara siirtyy keskusvarastolta myymälään, varastosiirtojen kautta voidaan reaaliajassa nähdä missä tavara liikkuu.

Robustimpi teknologia vähentää tietokannan pullonkauloja ja auttaa sesonkipiikeissä

• Suomalaisessa Kirjakaupassa käsitellään suuria volyymeja, joten järjestelmän suorituskyky on kriittinen. Mahdolliset pullonkaulat voivat nopeasti vaikuttaa toimintaan, etenkin sesonkiaikoina, kuten jouluna.
• Joulukausi tuo merkittävän nousun tapahtumamääriin, mikä näkyy selvästi järjestelmässä ja kassakuittien määrässä verrattuna esimerkiksi rauhallisempaan tammikuuhun. Joulukuun piikki on dramaattinen ja vaikuttaa selkeästi tietokannan kuormitukseen.
• Suomalainen Kirjakauppa on tehnyt tietokannan teknologiapäivityksen yhteistyössä Avoin.Systemsin kanssa, tavoitteena hallita tietokannan pullonkauloja. Siirtyminen robustimpaan teknologiaan mahdollistaa isojen tietomassojen tehokkaamman hallinnan.

Miten Odoo palvelee kassatyöskentelyä?

• Suomalaisen Kirjakaupan myymälöissä kaikki asiakastilaukset ja asiakasvaraukset käsitellään Odoon kautta. Odoota käytetään tuotteiden etsimiseen ja poimimiseen asiakastilauksille. Jos tuotetta ei ole suoraan hyllyssä, niin myymälässä voidaan myös suoraan tilata tuote asiakkaalle kotiin toimitettavaksi.
• Odoon ja kassajärjestelmän integroitu toiminta varmistaa keskeytymättömän ja sujuvan myymäläkokemuksen asiakkaille.

Odoo tukee tehokasta tuotehallintaa

• Kaikki tuotteet, hinnanmuutokset ja ostotilaukset hallitaan Odoossa. Järjestelmä mahdollistaa varastosiirtojen seurannan joko tuotteen tai ostotilauksen kautta.
• Odoo tarjoaa läpinäkyvyyttä kaikkiin tuotteisiin liittyviin prosesseihin, ongelmatilanteissa voidaan tarkistaa, onko tavara tullut perille ja verrata sitä helposti laskutukseen.

Käyttäjäkokemus on parantunut merkittävästi Odoon myötä

• Suomalaisen Kirjakaupan aiempi ERP oli yli 20 vuotta vanha merkkipohjainen järjestelmä, joten oli jo korkea aika vaihtaa modernimpaan järjestelmään, jossa on panostettu käyttöliittymään ja käyttäjäkokemukseen.
• Perusasiat, kuten varastotilanteen ja tavaramäärien seuraaminen, onnistuvat käytännössä kaikissa ERP-järjestelmissä, mutta käyttäjän näkökulmasta Odoon käyttöönoton myötä ERP-järjestelmän käyttökokemus on parantunut merkittävästi.

Odoon kouluttaminen isossa organisaatiossa

• Isoissa organisaatioissa minkä tahansa asian kouluttaminen voi olla erittäin haastavaa. Kuitenkin Odoon kouluttamisessa positiivinen lähtökohta oli, että järjestelmä on erittäin selkeä ja helposti ymmärrettävä.
• Suomalaisella Kirjakaupalla on yli 400 työntekijää myymälöissä vuosittain, ja riittävän koulutuksen tarjoaminen kaikille työntekijöille on onnistunut kohtuullisen helposti. Järjestelmään päästiin kiinni muutamassa viikossa, ja muutaman kuukauden kuluttua sitä pystyttiin jo hyödyntämään tehokkaasti.

Odoo teknologiana ja avoimen lähdekoodin hyödyt

• Odoo on järjestelmänä ja yhteisönä jatkuvasti kehittyvä. Järjestelmän taustalla toimii tuhansia kehittäjiä, jotka kehittävät järjestelmää jatkuvasti. Mikäli markkinat tai sääntely muuttuvat, Odoo on valmis vastaamaan näihin tilanteisiin myös tulevaisuudessa.
• Avoimen lähdekoodin konkreettisena hyötynä on se, että ei ole tarvinnut räätälöidä erikseen kaikkia integraatioita tai muita lisäosia. Sen sijaan organisaatio on voinut hyödyntää yhteisön kehittämiä valmiita ratkaisuja. Odoon avoimen lähdekoodin teknologia nähtiin positiivisena valintana myös siitä näkökulmasta, että se vähentää riippuvuutta järjestelmätoimittajasta.
• Suomalaiselle Kirjakaupalle Odoon kahden vuoden päivityssykli on passeli ratkaisu, sillä se takaa tietoturvan pysymisen kunnossa, vaikka ei olla aivan etunenässä uusien teknologioiden käyttöönotossa.

Mitkä asiat tekevät Odoosta kestävän ratkaisun?

• Erityisesti järjestelmän jatkuva kehittyminen eteenpäin tekee siitä hyvän ratkaisun Suomalaiselle Kirjakaupalle. Alexander luottaa siihen, että Odoon toimintakulttuuri ja teknologia menee jatkuvasti eteenpäin ja Suomalainen Kirjakauppa saa siitä myös hyötyjä matkan varrella.

Järjestelmää jatkokehitetään ROI-periaatteen mukaisesti

• Suomalaisen Kirjakaupan Odoo-järjestelmää on jatkokehitetty aktiivisesti tiiviissä sykleissä.
• Käyttöönotolle määritettiin tietyt minimivaatimukset, mutta samalla luotiin laaja ”backlog” jatkokehitystarpeista.
• Uusien muutosten priorisointi perustuu ROI-periaatteeseen (Return of Investment), eli kehityksen painopisteenä ovat ne, jotka tuottavat eniten lisäarvoa. Järjestelmä kehittyy jatkuvasti vastaamaan liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin.

Tavaravirtojen optimointi ja varastohallinnan automatisointi Odoon avulla

• Suomalaisen Kirjakaupan keskusvaraston reititykset ovat monimutkaisia, sillä tavaraa liikkuu useilta toimittajilta eri kohteisiin. Eri saatavuuskoodien avulla pyritään optimoimaan tavaroiden liikkuminen niin, että asiakas saa tuotteensa nopeasti, mutta ei liian monessa paketissa. Tähän on rakennettu automatiikkaa ja saatu reititysjärjestelmä toimimaan tehokkaasti.
• Lähes kaikkien suomalaisten kustantamojen data tuodaan integraation kautta Odooseen, jossa tuotteet luodaan automaattisesti. Kaikkia tuotteita ei varastoida tai tilata jokaiseen myymälään, mutta suurin osa suomalaisten kustantamoiden kautta tulevista kirjoista tulee vähintäänkin verkkokauppaan tilattavaksi.

Odoon kustannukset on helppo arvioida

• Odoosta maksetaan ennalta määritelty lisenssimaksu, joka ohjautuu Odoon päätoimipaikkaan Belgiaan. Odoo-kumppanille puolestaan maksetaan ylläpidosta ja kapasiteetista sekä asiakastilausten mukaisista järjestelmämuutoksista. Asiakkaana on helppo hallita kokonaiskustannuksia ja seurata kulutusta.
• Palvelin- ja lisenssikulut ovat helposti ennakoitavissa, mikä mahdollistaa tulevaisuuden kulujen tarkat arvioinnit.

Automaatio on keskeisessä roolissa volyymibisneksessä

• Suomalainen Kirjakauppa haluaa pysyä teknologian kehityksen kärjessä ja ottaa käyttöön uusia Odoon ominaisuuksia ajan mittaan. Tulevaisuudessa tavoitteena on optimoida varastoliikennettä, logistiikkaa ja parantaa asiakaskokemusta, jotta myymälätyöskentely olisi entistä sujuvampaa.
• Ihannetilanteessa tavarat saapuisivat suoraan asiakkaalle tai hyllyyn ilman ylimääräisiä toimenpiteitä, mutta Alexander uskoo, että myyjien työ järjestelmän parissa tulee jatkumaan. Kuitenkin jokainen pieni automaation tuoma ajansäästö on merkittävä suurissa volyymeissä – esimerkiksi yhden minuutin päivittäinen säästö per myymälä tarkoittaa tuntia säästettyä työaikaa päivässä koko ketjussa. Automaatio on keskeisessä roolissa volyymibisneksessä, ja pienilläkin prosessien nopeutuksilla on suuri vaikutus.

Toimittajan rooli Odoo-hankkeessa

• Toimittajalla on luonnollisesti tärkeä rooli Odoo-järjestelmän ja sen teknologian ymmärtämisessä. Suomalainen Kirjakauppa on pystynyt käymään aktiivista keskustelua Avoin.Systemsin kanssa siitä, miten ja mihin Odoota on järkevintä hyödyntää, ja toisaalta myös siitä, millaisiin tarpeisiin järjestelmä ei välttämättä sovellu.

Odoon suosikkitoiminto

• Odoon laajasta moduulivalikoimasta Alexander ei osaa suoraan nimetä yhtä suosikkia, sillä vaihtoehtoja on niin paljon. Alexanderin eniten käyttämä toiminto liittyy varastosiirtoihin. Hän pystyy tarkastelemaan sekä myynti- että ostotilausten varastosiirtoja ja seuraamaan yksittäisen tilauksen tilaa reaaliaikaisesti.