Mcare rakentaa vastuullisempaa IT-maailmaa tarjoamalla asiakkailleen helpon ja huolettoman huoltoprosessin ja näin ollen pyrkii pidentämään laitteiden käyttöelinkaarta.
Jotta asiantuntijoiden aika vapautuu manuaalisista rutiineista asiakkaiden palvelemiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen, yritys päätti keskittää liiketoimintansa hallinnan yhteen Odoo-järjestelmään. Avoin.Systemsin kanssa rakennettu skaalautuva ratkaisu automatisoi prosessit, tukee kansainvälistä kasvua ja todistaa, että ERP-projekti voi olla aidosti miellyttävä kokemus.
Kestävyyttä, ketteryyttä ja saumatonta palvelua IT-laitteille
Mcaren olemassaolon ytimessä on vastuullisemman IT-maailman rakentaminen. Tämän saavuttamiseksi yritys johtaa asiantuntijaverkostoa, joka yhdistää IT-jälleenmyyjät ja valtuutetut huoltokumppanit, jotta jokainen rikkoutunut yrityslaite saa tarvitsemansa palvelun, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan mahdollisimman helposti.
Tavoitteena on varmistaa, että olemassa olevat yrityslaitteet pysyvät käyttökuntoisina, eivätkä aiheuta tarpeetonta katkoa käyttäjän tuottavuuteen. Samaan aikaan toimiva huoltoprosessi mahdollistaa ennakoidut kustannukset käyttäjälleen ja säästää turhaa vaivaa ja ajankäyttöä. Ja näin ollen laitteet säilyvät käyttökelpoisina pidempään. Yhdenkin uuden älypuhelimen valmistaminen tuottaa jopa yli 80 % sen koko elinkaaren aikaisista päästöistä. Laitteiden käyttöiän pidentäminen keskimäärin yhdellä vuodella vähentää päästöjä 20 % – 33 % ja laitehankintakustannuksia 15 % – 25 %.
Kun mcaren oma huoltoliiketoiminta aiemmin jäi pois ja yritys siirtyi kumppanuusstrategiaan, huomattiin nopeasti, etteivät huollon näkökulmasta rakennetut vanhat järjestelmät enää palvelleet uutta toimintamallia. Järjestelmissä oli paljon manuaalisia työvaiheita ja irrallisia ratkaisuja.
Halusimme järjestelmän, joka mahdollistaa skaalaamisen. Tavoitteena on, että meillä ei ole päällekkäisiä järjestelmiä ja erilaisia käsikutoisia integraatioita niiden välillä, vaan kaikki tieto lepää yhdessä paikassa.
Kristiina Uimonen, CSO, mcare Services Oy
Asiakastarina: mcare Services Oy
Tarve
Aiemmin mcarella oli käytössään vasta pieni siivu Odoota laskutuksen pyörittämiseen, mutta nyt alustasta haluttiin ottaa irti sen koko potentiaali. Tavoitteena oli siirtyä hajanaisista ja manuaalisista ratkaisuista yhteen skaalautuvaan järjestelmään sekä automatisoida prosesseja. Näin yritys voi johtaa laajaa kumppaniverkostoa sekä valtuutettujen huoltoliikkeiden verkostoaan tehokkaammin ilman resurssipulaa.
Toteutus
Avoin.Systems toteutti mcarelle vaiheittaisen Odoo-käyttöönoton. Ensimmäisessä vaiheessa yhteen järjestelmään keskitettiin sopimushallinta, datan käsittely ja laskutus. Seuraavassa vaiheessa kokonaisuutta laajennetaan asiakasystävällisellä huoltolomakkeella ja prosessien automatisoinnilla, mikä tekee laiterikoista asiakkaalle täysin huolettomia.
Lopputulos
Odoo on automatisoinut mcaren sisäisiä prosesseja, vähentänyt manuaalista Excel-pyöritystä ja tuonut läpinäkyvyyttä raportointiin. Järjestelmä toimii kollegana, joka tukee yrityksen kasvua ja mahdollistaa tulevaisuudessa entistäkin vaivattomamman arjen niin omalle tiimille, kumppaneille kuin loppuasiakkaillekin. Eurooppalainen Odoo tukee myös mcaren riippumattomuutta ja kansainvälisiä kasvutavoitteita.
Toimiala: IT-laitteiden huoltopalvelut ja kiertotalous
Teknologia: Odoo
Päätoiminnot:
- Sopimushallinta
- Laskutus
- Raportointi
- Huoltoportaali (tulossa)
Eurooppalainen Odoo mahdollistaa skaalautumisen
Kun mcare kartoitti uuden ERP-järjestelmän vaatimuksia, yhtiölle oli tärkeää löytää alusta, joka on riittävän joustava heidän spesifeihin tarpeisiinsa. Järjestelmäksi valikoitui Odoo, ja kumppaniksi sen toteutukseen Avoin.Systems. Valintaa tukivat Odoon osalta alustan laaja-alainen soveltuvuus järjestelmän tarpeisiin sekä erityisesti aikaisempi käyttökokemus Odoo alustan käytettävyydestä. Uimonen nostaa esiin myös yhden tärkeän strategisen kulman järjestelmävalinnassa: datan riippumattomuuden.
Keskustelua on käyty paljon siitä, minkä mantereen järjestelmiin halutaan nojata. Vaikka toimintakenttämme on nyt vahvasti Suomessa, me mahdollistamme asiakkaillemme palvelut ympäri Eurooppaa ja tavoittelemme siellä kasvua. Näimme eurooppalaisen Odoon kanssa erittäin hyvän matchin tässä suhteessa.
Kristiina Uimonen
Projekti päätettiin toteuttaa fiksusti osissa. Ensimmäisessä vaiheessa Odooseen keskitettiin sopimukset, laskutus ja datan hallinta. Jo tämä perustan kuntoon laittaminen on tuonut huomattavasti läpinäkyvyyttä ja vähentänyt manuaalista työtä, jolloin mcaren asiantuntijoille jää enemmän aikaa keskittyä asiakkaisiin.
”Odoo on kuin tuottava kollega, joka ei vietä saikkupäiviä”
Uuden järjestelmän tuomat hyödyt näkyvät jo nyt mcaren arjessa säästettynä aikana ja vaivana. Automaatio on elinehto yritykselle, joka haluaa kasvattaa liiketoimintaansa maltillisella henkilömäärällä.
”Odoo on skaalautumisen tukena tosi vahva. Näen sen yhtenä tuottavana kollegana: meidän ei tarvitse olla koko ajan varpaillaan lisäresurssien suhteen, vaan voimme luottaa, että systeemi hoitaa oman osuutensa – eikä se edes vietä saikkupäiviä”, Uimonen naurahtaa.
Tulevaisuudessa Odoon rooli kasvaa entisestään, kun järjestelmään tuodaan loppuasiakkaille suunnattu helppokäyttöinen huoltolomake. Tavoitteena on tehdä laitteen rikkoutumisen hetkestä asiakkaalle mahdollisimman huoleton: riittää, että ilmoittaa laitteen sarjanumeron ja sijainnin, minkä jälkeen automaatio ja logistiikkaverkosto hoitavat loput. Järjestelmä muuttaa raskaat taustaprosessit saumattomaksi kokemukseksi, ja asiakas voi ottaa rennosti ja luottaa prosessin sujuvuuteen. Toimiva prosessi säästää asiakasyritysten asiantuntijoiden arvokasta työaikaa, kun laiterikko ei katkaise työntekoa pitkäksi aikaa.
ERP-projekti voikin olla miellyttävä kokemus
Yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa on ollut mcaren tiimille erittäin sujuvaa, joustavaa ja rakentavaa sekä Uimosen mukaan jopa hauskaa! Vaikka ERP-projekteilla on usein raskas maine, mcaren kokemus on ollut siis täysin päinvastainen. Avoin.Systemsillä on tosi kärsivällisesti kuunneltu mcaren toiveita, haaveita ja kiukkuja. Sieltä on tullut sitten hyvää inputtia osaamisen kanssa siihen, miten asiat kannattaisi ratkaista, Uimonen kertoo.
Keskustelin jonkun kanssa siitä, että ERP-projekti on meneillään. Vastapuolen reaktio oli, että “Ei apua, miten sä oot hengissä vielä?”.
– Mutta päinvastoin, tämä voi olla miellyttäväkin kokemus! Yhteistyö on toiminut erittäin hyvin. Varmasti puolin ja toisin on opittu paljon. Ja lisäksi se on ollut hauskaakin vielä!
CSO, mcare Services Oy
Yhteistyö jatkuu askel kerrallaan. Kehitysideoita ja luovaa hulluutta riittää, ja Odoon joustavuus varmistaa, että järjestelmä kasvaa saumattomasti mcaren liiketoiminnan mukana – jotta tiimi voi aidosti luottaa systeemiin ja rakastaa prosessia.