Odoon keskitetty tiedonhallinta tukee Blink Creativen kasvua ja tehokkuutta

Myymäläkonsepteihin ja esillepanoihin erikoistunut Blink Creative otti käyttöön Odoo ERP -järjestelmän vastatakseen kasvavan liiketoiminnan haasteisiin. Odoo tukee nyt vahvasti yrityksen päivittäistä toimintaa ja luo skaalautuvan alustan tulevalle kasvulle. Lue asiakastarinasta mitä konkreettisia hyötyjä Odoo on tuonut yrityksen arkeen.

ERP-hankinnan taustalla tarve yhtenäistää prosessit kasvun tueksi

Blink Creative on myymäläsuunnittelun asiantuntija ja luotettava kumppani, joka toteuttaa räätälöityjä esillepanoja ja korkeatasoisia myymäläkonsepteja brändien tarpeisiin kaikkialla Pohjoismaissa. Vuonna 2012 Helsingissä perustettu Blink Creative tarjoaa kokonaisvaltaisen palvelun konseptoinnista asennukseen ja toimii tiiviissä yhteistyössä johtavien jälleenmyyjien, kuten Samsungin, DNA:n ja Gigantin kanssa.

Yrityksen kasvu toi mukanaan tarpeen yhtenäiselle ERP-järjestelmälle, joka kokoaisi hajanaiset prosessit ja järjestelmät yhden katon alle. Aikaisemmin toimintaa ohjattiin pitkälti sähköpostilla, puhelimitse ja Excel-taulukoilla, mikä ei enää vastannut kasvavan organisaation tarpeita eikä ollut skaalautuva ratkaisu.

Keskeisimpänä tavoitteena oli saada kaikki prosessit projektinhallinnasta tuotantoon, toimituksiin ja asennuksiin hallitusti yhden järjestelmän alle. Aiemmin käytössä ollut järjestelmä painottui pelkästään projektinhallintaan, jättäen tuotannon, varastonhallinnan ja suuren osan tiedosta irrallisiksi tai yksittäisten henkilöiden muistin varaan. Uuden ERP-järjestelmän avulla haluttiin varmistaa tiedon sujuva liikkuminen, parantaa toiminnan läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa tehokkaampi resurssien käyttö.

Miksi Blink Creative valitsi Odoon?

Odoo valikoitui Blink Creativen käyttöön erityisesti sen joustavuuden ja avoimen lähdekoodin ansiosta. Järjestelmä nousi esiin järjestelmäkartoituksen yhteydessä, ja Community-version myötä sitä voitiin kokeilla matalalla kynnyksellä. ”Odoossa viehätti erityisesti avoin lähdekoodi. Halusimme järjestelmän, jota voi kehittää eteenpäin myös tulevaisuudessa – se tuo pitkässä juoksussa parempaa kontrollia ja skaalautuvuutta”, kuvaa Sami Juntunen, yrityksen CFO, järjestelmävalinnan taustoja.

Valintaan vaikutti myös kokemus aiemmasta järjestelmästä, jonka kehitystyö hidastui merkittävästi yritysjärjestelyjen seurauksena. Odoon kohdalla syntyi sen sijaan vahva luottamus siihen, että järjestelmää voidaan kehittää sujuvammin ja ketterämmin. Tämä käsitys vahvistui entisestään yhteistyön alkuvaiheen keskusteluissa Avoin.Systemsin kanssa, sillä jatkossa järjestelmää voidaan kehittää yhdessä ja rakentaa tarvittavat ratkaisut Blink Creativen tarpeisiin.

Odoon myötä saatiin paljon uusia toimintoja käyttöön

Odoon käyttöönotto toi Blink Creativelle laajan joukon uusia toiminnallisuuksia, jotka ovat merkittävästi tehostaneet ja monipuolistaneet yrityksen päivittäisiä prosesseja. Aiemmin käytössä oli vain rajallinen määrä toimintoja, kuten projektinhallinta, yhteystietojen hallinta sekä taloushallinnon integraatio. Odoo tarjoaa huomattavasti kattavamman kokonaisuuden.

Merkittäviä parannuksia saatiin erityisesti tuotannon ja varastonhallinnan osalta. Varasto toimii nyt järjestelmän keskeisenä solmukohtana, ja kaikki perustuu selkeästi määriteltyihin tuotteisiin. Projektinhallinta on edelleen keskeisessä roolissa, mutta sen tueksi on tullut useita uusia toiminnallisuuksia, kuten sisäänrakennettu dokumentinhallinta ja entistä joustavampi tehtävien resursointi, joka oli aiemmassa järjestelmässä rajallista. Lomaseuranta on otettu myös käyttöön osana resursointia, mikä mahdollistaa lomien huomioimisen suoraan projektisuunnittelussa ja työkuormituksen hallinnassa.

Uutena otettiin käyttöön myös Helpdesk- ja CRM-moduulit, joita ei aiemmin ollut lainkaan käytössä. CRM:n avulla liidien hallinta on nyt selkeästi erotettu projektinhallinnasta, mikä tuo järjestelmällisyyttä ja tehostaa myyntiprosessia. Helpdesk-toiminto puolestaan mahdollistaa huoltopyyntöjen vastaanoton ja hallinnan. Lisäksi toimintoa ollaan parhaillaan laajentamassa tilausten vastaanottamiseen.

Järjestelmän tuomat hyödyt – merkittäviä parannuksia tiedon kulkuun ja prosessien hallintaan

Tiedon keskittäminen ja tehokkaat viestintätyökalut

Blink Creativen asiantuntijatyö perustuu ajantasaisesti saatavilla olevaan tietoon – onnistuminen vaatii, että oikeat ihmiset saavat tarvitsemansa tiedon oikeaan aikaan. Odoon käyttöönoton myötä tämä on nyt mahdollista: kaikki olennainen tieto on keskitetysti yhdessä järjestelmässä, helposti saatavilla ja hyödynnettävissä. Odoon sisäänrakennetut viestintätyökalut, kuten Chatter ja Discuss, tukevat tehokasta sisäistä viestintää. Tägäystoiminnon ansiosta tieto ohjautuu oikeille henkilöille oikeaan aikaan.

Aikaisemmin tieto oli hajallaan ja ihmisistä kiinni – nyt se on Odoossa kaikkien saatavilla, ja jokainen pysyy kartalla ilman erillistä viestittelyä.

Sami Juntunen, CFO Blink Creative

”Yksi merkittävimmistä muutoksista meillä on ollut selkeä linjaus siitä, että kaiken tiedon on löydyttävä Odoosta – jos sitä ei järjestelmässä ole, sitä ei ole olemassa. Tämä käytäntö on vähentänyt hajautunutta tiedonhallintaa esimerkiksi Google Drivessä ja Excel-taulukoissa, ja samalla parantanut tiedonkulkua sekä työskentelyn selkeyttä läpi organisaation”, Juntunen summaa tiedon keskittämisen hyötyjä.

Nopeampi perehdytys

Konkreettisena esimerkkinä toimii myös työohjeiden rakentaminen Odoon shop floor -sovellukseen. Aiemmin tehtävien suorittaminen edellytti kokeneiden asentajien osaamista, mutta nyt myös esimerkiksi harjoittelijat ovat pystyneet työskentelemään itsenäisesti jo lyhyen perehdytyksen jälkeen. Lisäksi työn etenemistä voidaan seurata reaaliaikaisesti järjestelmässä. Tämä on helpottanut tehtävien toistettavuutta ja delegointia, mikä tukee niin toiminnan skaalautuvuutta kuin sisäistä tehokkuutta.

Parempi tuotannon seurattavuus

Yksi suurimmista parannuksista Odoon käyttöönoton myötä on ollut tuotannon seurattavuuden merkittävä kehitys. Aiemmin tuotantoon liittyvä tieto oli hajallaan, usein yksittäisten suunnittelijoiden tai projektipäälliköiden takana, ja sen jakaminen vei aikaa ja vaati runsaasti sisäistä viestintää. Nyt kaikki oleellinen tieto kertyy Odooseen jo projektin perustamisesta ja tarjouslaskennasta lähtien, mikä tekee koko tuotantoprosessista läpinäkyvämmän ja hallittavamman alusta asti.

Odoon manufacturing- eli tuotantomoduulin ansiosta tuotannon työntekijät saavat kaiken tarvitsemansa tiedon yhdestä paikasta: kappalemäärät, tarvittavat komponentit ja poimintalistat ovat selkeästi esillä, eikä niitä tarvitse enää selvittää erikseen. Erityisen hyödylliseksi on koettu tuotannon esikatselunäkymä, joka tarjoaa nopean kokonaiskuvan tuotannon tilanteesta – mitä komponentteja tarvitaan, mitä on varastossa tai tilauksessa ja milloin työn on määrä valmistua. Tämä ennakoitavuus on vähentänyt kiiretilanteita ja stressiä: työkuormaa voidaan nyt suunnitella ja hallita tehokkaasti 2-3 viikkoa etukäteen.

Odoon avulla tuotanto kulkee nyt sujuvasti – komponenttien saatavuus, poimintalistat ja valmistumisaikataulut ovat kaikkien nähtävillä. Tämä on vähentänyt kiirettä ja stressiä tuotannossa ja projektinjohdossa.

Sami Juntunen, CFO Blink Creative

Reaaliaikainen varastonhallinta

Varastonhallinta on toinen keskeinen osa-alue, jossa Odoon hyödyt ovat käyneet selvästi ilmi. Järjestelmän ansiosta varastosaldot vastaavat nyt todellista tilannetta, ja tiedetään tarkasti, mitä missäkin varastossa on. Tämä on parantanut merkittävästi ostotilausten käsittelyä ja tehnyt varastonhallinnasta huomattavasti järjestelmällisempää. Ostoihin liittyvä viestintä tapahtuu suoraan Odoon Chatter-toiminnon kautta, mikä varmistaa, että kaikki olennainen tieto säilyy yhdessä paikassa ja on helposti kaikkien osapuolten saatavilla. Päätöksenteko ei ole enää riippuvainen yksittäisten työntekijöiden muistista tai epävirallisista viestikanavista, vaan projektinhallinnasta ja tuotannosta vastaavat henkilöt voivat tehdä päätöksiä ja toimia itsenäisesti Odoosta löytyvän tiedon pohjalta.

Ajansäästö tarjouslaskennassa

Myös tarjouslaskennassa on saavutettu merkittäviä ajansäästöjä. Yksi keskeisimmistä parannuksista on ollut konfiguroitavien tuotteiden ja laajojen materiaaliluetteloiden hallinta, jonka ansiosta tarjouslaskentaa on onnistuttu virtaviivaistamaan huomattavasti. Vaikka järjestelmässä ei vielä ole laajaa historiadataa, on silti onnistuttu laatimaan laajoja tarjouksia nopeasti – ja ne ovat olleet tarkkoja ja luotettavia.

Odoo on saanut työntekijöiltä positiivisen vastaanoton

Odoon käyttöönotto on ollut merkittävä muutos Blink Creativen aiempiin toimintatapoihin verrattuna, mutta vastaanotto on ollut alusta asti yllättävänkin positiivinen. Muutos ei ole synnyttänyt varsinaista vastarintaa, mutta kymmenen vuoden aikana vakiintuneiden toimintamallien uudistaminen vaatii aikaa. Vaikka järjestelmän käyttö ei vielä kaikilla suju täysin automaattisesti ja vaatii yhä opettelua, niin  työntekijät ovat suhtautuvat oppimiseen motivoituneesti – he ovat nähneet alusta asti, miten Odoo konkreettisesti helpottaa ja tehostaa projektien etenemistä.

Aiemmin tiedonhallinta oli usein yhden tai muutaman avainhenkilön varassa, mikä aiheutti pullonkauloja ja riippuvuutta yksittäisistä työntekijöistä. Nyt tieto kulkee Odoon kautta ja on reaaliaikaisesti koko tiimin saatavilla. Tämä muutos on lisännyt työntekijöiden itsenäisyyttä ja vähentänyt tarvetta kysellä jatkuvasti asioita oman vastuualueen ulkopuolelta. Työnteko on selkeästi sujuvoitunut, ja järjestelmän hyödyt näkyvät erityisesti nyt, kun ensimmäisiä projekteja on jo toteutettu Odoon avulla.

Yksi Odoon tärkeimmistä eduista on ollut sen tuoma läpinäkyvyys. Järjestelmän avulla on tullut näkyväksi, ettei kaikissa tilanteissa ole kyse tehottomuudesta, vaan yksinkertaisesti siitä, että työmäärä vaatii lisää tekijöitä. Tämä havainto on johtanut konkreettisiin toimiin, kuten uusien rekrytointien avaamiseen. Hallinnon näkökulmasta Odoo on tuonut merkittävää parannusta tiedon saavutettavuuteen ja työntekijöiden omatoimisuuteen. Nämä kehitysaskeleet tukevat koko organisaation tehokkuutta ja luovat vahvemman perustan Blink Creativen kasvulle ja jatkuvalle kehittymiselle.

Yhteistyö Avoin.Systemsin kanssa on ollut mutkatonta ja joustavaa. Erikoistilanteisiin löytyy aina ratkaisu, ja asiakaspalvelu vastaa nopeasti niin teknisiin kysymyksiin kuin integraatioihin liittyviin tarpeisiin.

Sami Juntunen, CFO Blink Creative

Tulevaisuuden kehitys ja seuraavat askeleet

Kaikkia Odoon ominaisuuksia ei otettu käyttöön heti alussa, vaan osa jätettiin odottamaan myöhempiä kehitysvaiheita. Tavoitteena on kuitenkin hyödyntää järjestelmää mahdollisimman laajasti, ja suunnitelmallinen jatkokehitys etenee selkeään suuntaan.

Ensimmäinen kehitysvaihe keskittyy käytännön parannuksiin, kuten myyntitilausten automaattisesti täyttyviin tietoihin sekä analyyttisten tilien automaattiseen siirtymiseen tuotantoprosessiin. Näillä toimenpiteillä vähennetään manuaalista työtä ja tehostetaan arkea. Samalla suunnitteilla on uudistaa PDF-mallipohjat yrityksen brändi-ilmeen mukaisiksi, jotta asiakirjat näyttävät entistä selkeämmiltä ja ammattimaisemmilta.

Tulevissa kehitysaskelissa mukana ovat myös asiakasportaali ja verkkosivu, joiden kautta asiakkaat voivat jatkossa tilata suoraan katalogituotteita sekä talouspuolella budjetointityökalujen tehokkaampi käyttöönotto ja reaaliaikaisten dashboardien rakentaminen, jotta talousluvut ja ennusteet saadaan selkeästi näkyviin. ”Näen henkilökohtaisesti Odoon työkaluissa valtavasti potentiaalia tässä suhteessa, ja odotan innolla, että kun data alkaa kulkea sujuvasti, pystyn asettamaan mittareita entistä paremmin.” Sami Juntunen kuvaa tulevia kehityssuunnitelmia talouspuolella.

Kaiken kaikkiaan jatkokehityksen tavoitteena on vahvistaa Odoon roolia Blink Creativen liiketoiminnan tukena ja tuottaa yhä enemmän hyötyä päivittäiseen työhön.

Yhteenveto

Odoon käyttöönotto on ollut Blink Creativelle strateginen investointi, joka on mahdollistanut merkittäviä parannuksia tiedonhallintaan, tuotantoprosessien läpinäkyvyyteen ja työn organisointiin. Järjestelmän avulla yritys on pystynyt vastaamaan kasvun tuomiin haasteisiin ja rakentamaan vahvemman perustan tulevalle kehitykselle.

Odoo on muuttanut tavan, jolla Blink Creative toimii – hajanaisten toimintamallien sijaan tieto kulkee nyt keskitetysti, läpinäkyvästi ja tehokkaasti. Jatkuva kehitystyö ja järjestelmän laajentaminen tukevat yrityksen kasvutavoitteita ja varmistavat, että Odoo palvelee entistäkin paremmin liiketoiminnan arkea, asiakaskokemusta ja strategista johtamista.

Kuvat: Blink Group Oy