Älä lykkää ERP-projektia, vaan investoi ajoissa yrityksesi kasvuun

Eihän yrityksesi ole yksi niistä, jossa ERP-projektin aloittamista lykätään siitä huolimatta, että teillä on jo tunnistettu tarve uudelle toiminnanohjaus­järjestelmälle?

Vielä huonommassa tilanteessa yrityksessäsi on kartoitettu vaihtoehtoja ja tehty jopa päätös ostettavasta järjestelmästä, mutta syystä x, y ja z projektin aloittamista silti lykätään.

Tässä blogissa saat selville, mitä haittaa aiheutat yrityksellesi lykkäämällä ERP-projektia ja annamme 5 konkreettista vinkkiä ERP-hankkeen sujuvaan käynnistämiseen.

ERP-järjestelmän hankkimiselle ei ole koskaan sopivaa aikaa

Yleisin syy lykätä ERPin hankintaa on vetoaminen kiireeseen tai muuten huonoon ajankohtaan liiketoiminnan kannalta.

“Nyt just on liian kiire, me palataan asiaan kun on vähän rauhallisempaa”.

Valitettavasti tämä tekosyy ei mene läpi. Todellisuudessa tällaista odottamaasi rauhallista ja hyvää hetkeä ERP-projektin toteuttamiselle ei tule koskaan. Pahimman sesongin keskellä ERP-projekti voi olla stressaava, mutta kiire on silti pelkästään tekosyy projektin lykkäämiselle.

ERP-projektit ovat luonnostaan pitkäkestoisia ja niihin menee helposti 4-8 kuukautta, tai jopa enemmänkin aikaa. Mieti omaa liiketoimintaasi – milloin yritykselläsi on ollut yli 4 kuukautta rauhallista aikaa ERP-projektin läpivientiin? Oikein arvattu – sellaista ei ole olemassa.

Asiaa kannattaa sen sijaan ajatella näin:

Jos jokin yrityksesi nykyisistä toiminnoista toimii esteenä kasvulle, miksi lykätä järjestelmän hankintaa, joka auttaa yritystäsi ratkaisemaan pullonkaulat?

Kun yritykselläsi on aito tarve järjestelmälle, ERP-projekti on pakko toteuttaa ennemmin tai myöhemmin. Varaudu siis järjestelmän hankintaan ajoissa ja varaa tarvittavat resurssit hankkeen läpivientiin mieluummin hyvissä ajoin kuin viime hetkellä.

ERP-projektin lykkääminen lisää hankkeen epäonnistumisen riskiä

Yksi ERP-järjestelmän tärkeimmistä tehtävistä on luoda edellytykset yrityksesi kasvulle. Lykkäämällä hanketta, yrityksesi junnaa paikallaan ja henkilöstön motivaatio laskee.

Pahimmillaan ERP-projektia lykätään siihen asti, että on viimeinen hetki päivittää järjestelmä, jolloin projekti tehdään pakosta ja kiireellä. On sanomattakin selvää, että tämä on erittäin huono tilanne, joka aiheuttaa yrityksellesi monia ongelmia tulevaisuudessa.

Kiireellä läpi viedyssä projektissa sinulle voi tulla eteen osa tai jopa kaikki seuraavista ongelmista

• Projektissa ei varata riittävästi aikaa suunnittelulle

Koska on kiire, projektissa ei varata suunnittelulle riittävästi aikaa. Tällöin jokin yrityksesi keskeinen toiminto voi jäädä liian vähälle huomiolle.

• Kiire lisää muutosvastarintaa

Uuden ERP-järjestelmän käyttöön liittyy lähes aina prosessimuutoksia. Jos näitä ei viestitä henkilöstölle oikein ja perustella niiden tarvetta, syntyy muutosvastaisuutta. Jotta uusi ERP-järjestelmä saadaan tehokkaasti käyttöön on tärkeää, että avaintyöntekijäsi ovat motivoituneet käyttämään sitä ja osaavat käyttää sitä oikein ja tehokkaasti.

• Työntekijöitä ei kouluteta kunnolla järjestelmän käyttöön

Jotta järjestelmä saadaan julkaistua aikataulussa, ruvetaan projektissa oikomaan. Tällöin esimerkiksi koulutus jää liian vähälle huomiolle sekä kunnollinen testaus jää tekemättä.

• Virheiden korjaaminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia

Kun järjestelmää ei ole opittu käyttämään oikein tai osia jäänyt tekemättä, niin järjestelmää pidetään huonona. Tämä korreloi tulevaisuuden kustannuksiin kun henkilöstöä pitää uudelleenkouluttaa tai lisätä uusia toimintoja järjestelmään. Pahimmassa tapauksessa joudutaan tekemään kokonaan uusi ERP-projekti, jotta saadaan koulutuksen ja testauksen vähäisyydestä johtuvat “virheet ja puutteet” korjattua.

 Älä aiheuta turhia paineita projektille

Hyvissä ajoin aloitettu projekti voi jakaantua pidemmälle aikavälille ja olla temmoltaan rauhallisempi. Tällöin voidaan panostaa erityisesti järjestelmän koulutukseen ja harjoitteluun, jolloin järjestelmästä saadaan heti kättelyssä kaikki hyöty irti.

Järjestelmän hankinta on huomattavasti stressittömämpi kun voit tehdä sen omaehtoisesti. Teet myös projektissa parempia ratkaisuja, kun isoin määrittävä tekijä päätöksissä ei ole liian tiukassa aikataulussa pysyminen.

5 vinkkiä ERP-projektin sujuvaan käynnistämiseen

1. Delegoi vastuuta

Vaikka olisit ERP-hankkeen käynnistäjä tai päätöksentekijä, sinun ei tarvitse tehdä projektia yksin. Yrityksen sisällä on hyvä olla selkeä vastuuhenkilö, jolle on resursoitu riittävästi aikaa yrityksen tarpeita vastaavien ERP-järjestelmien kartoitukseen.

Tehokkain tapa saada projekti etenemään on määrittää ERP-projektille projektipäällikkö, joka on sitoutunut hankkeeseen ja jolla on tarpeeksi tietoa yrityksesi avainprosesseista päätöksenteon tueksi. Projektipäällikkö on myös luontainen henkilö, joka tulevaisuudessa tulee toimimaan järjestelmän pääkäyttäjänä.

2. Kartoita nykyprosessit ja niiden ongelmakohdat

Nykyprosessien määrittely ja niiden ongelmakohtien tunnistaminen on ensimmäinen askel onnistuneeseen järjestelmähankintaan.

Jos ERP-projektin aloittaminen tyssää aina siihen, että ei ole aikaa tarkastella nykyisiä prosesseja ja kartoittaa sopivia järjestelmiä, niin prosessi kannattaa aloittaa määrittelyprojektilla asiantuntevan kumppanin kanssa.

Vaatimusmäärittelyllä saadaan kattava kuvaus yrityksesi nykyisistä prosesseista, niiden kehityskohteista ja valmis projektisuunnitelma ERP-järjestelmän varsinaiseen toteutukseen. Ennen kaikkea tärkein tulos on, että kaikilla yrityksessäsi on yhteinen näkemys siitä, mitä vaatimuksia ja odotuksia teillä on uudelle ERP-järjestelmälle.

On tärkeää muistaa, että mikään järjestelmä ei pysty täyttämään kaikkia yrityksesi toiveita ja järjestelmän räätälöiminen jokaista yksityiskohtaa myöten ei ole järkevää.

Toiminnallisuuksia miettiessä tähtää siihen, että järjestelmä kattaa 80 % yrityksen toiminnallisuuksista ei 100 %.  Lue lisää miksi liiallista räätälöintiä kannattaa välttää ERP-projekteissa.

3. Määritä selkeät prioriteetit järjestelmälle

Kolmas vinkkimme on toiminnallisuuksien priorisointi. ERP-järjestelmää ostaessa on hyvä tiedostaa, että ERP on lähes aina jonkinasteinen kompromissi.

Jos ette halua muuttaa jokaista yrityksenne prosessia vastaamaan uutta järjestelmää, niin järjestelmältä vaadittavien ominaisuuksien priorisointi auttaa vertailemaan eri järjestelmiä.

Tee listaus järjestelmältä halutuista ominaisuuksista ja valitse prioriteetit yrityksesi pääliiketoiminnan ja tärkeimpien prosessien mukaan. Jos tärkein toiminnallisuus on varastonhallinta, niin kannattaa valita järjestelmä, joka hoitaa sen tehokkaimmin.

Prioriteettien määrittämisen jälkeen kartoita näihin suhteutettuna sopivat järjestelmät ja niiden toimittajat. Valitse niistä muutama parhaiten itsellesi sopiva toimija, jolta pyydät tarkemman esittelyn. Mikäli vertailu tuntuu vaikealta kysy toimittajilta vastaavan toimialan referenssejä.

4. Aikatauluta ja resursoi ajoissa

Sinulla on varmasti jo hyvin tiedossa, että ERP-järjestelmä on investointi. Pelkän rahasumman investointi ei kuitenkaan riitä, vaan ERP-projektiin tarvitaan myös riittävästi yrityksesi avainhenkilöitä mukaan.

Kiireisessä yritysmaailmassa on vaikeaa löytää tarvittava aika projektin läpivientiin ilman kunnollista valmistautumista. Kartoita paljonko resursseja tarvitaan mihinkin vaiheeseen, aikatauluta ja resursoi projekti sinulle sopivalle aikataululle. Sitoudu tähän aikatauluun. Hidaskin projekti on parempi kun ERP-projektin lykkääminen.

ERP-projekti alkaa paljon varhaisemmassa vaiheessa kuin itse järjestelmän toteutus. Ota tämä ajoissa huomioon ja varaa kartoitukseen ja varsinaiseen projektiin kuluva aika erikseen. Aikaa kannattaa varata myös projektista viestimiseen henkilöstölle ja muille sidosryhmille riittävän ajoissa.

Resursoi koko projekti tarpeeksi pitkälle aikavälille, jotta vältytään aikataulun viivästyksiltä kun yritetään saada projekti maaliin liian tiukassa aikataulussa.

Esimerkiksi näin:

• ERP-järjestelmien selvitykseen 2 kuukautta, jonka jälkeen 2 kuukauden päästä projektin aloitus.
• 3-6 kuukautta järjestelmän varsinaiseen toteutukseen ja käyttöönottoon.

Järkevä aikataulutus takaa sen, että sekä yritykselläsi että toimittajalla on tarpeeksi aikaa varautua projektiin. Tiedosta, että erityisesti toimittajan kannalta tieto projektin aloitusajankohdasta on hyvä saada vähintään pari kuukautta ennakkoon sen sijaan, että toiveena on “aloitus niin pian kuin mahdollista”. 

5. Määritä deadline päätökselle

Viimeinen, mutta lähestulkoon tärkein vinkkimme on tämä:

Määritä päätökselle deadline ja pysy siinä.

Päätöksen jälkeen voit vielä säätää toimittajan kanssa projektin aikataulua ja ketkä henkilöt osallistuvat mihinkin vaiheeseen.

Jos et aseta päätökselle parasta ennen päivää, jää se usein viime tinkaan.

Blogia päivitetty 20.2.2023