Laajan ERP-projektin sudenkuopat – tuoteomistaja onnistumisen ytimessä

Trust the System -podcast

Tässä jaksossa sukellamme ERP-projektien maailmaan ja tarkastelemme, mitä vaaditaan suurten järjestelmähankkeiden onnistuneeseen läpivientiin. Keskustelemme muun muassa siitä, miksi ERP-hankkeet koetaan usein haastavina ja riskialttiina, mikä rooli tuoteomistajalla on projektin onnistumisessa sekä miten resursointi, viestintä ja muutosjohtaminen vaikuttavat hankkeen sujuvuuteen.

Jakson tiivistelmä

ERP-projektit tunnetaan usein raskaina ja korkeasta epäonnistumisen riskistään, mutta oikein toteutettuna ne voivat tuoda merkittävää kilpailuetua liiketoimintaan. Tässä jaksossa vieraamme Pekka Ikonen, Avoin.Systems Oy:n operatiivinen johtaja, jakaa käytännön kokemuksia siitä, miten ERP-projekti voidaan viedä läpi hallitusti ja riskejä minimoiden.

Pekalla on monipuolinen kokemus ERP-maailmasta. Ennen nykyistä rooliaan hän toimi operatiivisena johtajana edellisessä työpaikassaan, jossa ERP-järjestelmän vaihto tuli ajankohtaiseksi. Projektissa hän kantoi vastuuta monista rooleista – tuoteomistajasta ja projektipäälliköstä aina pääkäyttäjään ja kouluttajaan asti.

Yritykselle valittiin Odoo-järjestelmä, josta Pekka innostui niin paljon, että siirtyi “toiselle puolelle pöytää” järjestelmätoimittajaksi. Hänellä onkin kokemusta sekä asiakkaan että toimittajan näkökulmasta: ennen COO:n tehtävää hän työskenteli Avoin.Systemsillä projektipäällikkönä ja toteutti ratkaisuja pienistä yrityksistä suuriin organisaatioihin. Nyt COO:n roolissa Pekka vastaa kokonaisuudessaan Avoin.Systemsin Odoo-toimituksista ja toimitustiimien johtamisesta.

ERP-projektien haasteet ja mahdollisuudet

• ERP-hankkeet tunnetaan usein hankalina ja raskaina projekteina, joiden epäonnistumisista kuullaan huomattavasti enemmän kuin onnistumisista. Pekka Ikonen muistuttaa kuitenkin, että todellisuus ei ole aivan niin synkkä kuin maine antaa ymmärtää. Usein lehdistö nostaa esiin juuri ne näyttävät epäonnistumiset. Sen sijaan onnistuneista ERP-projekteista harvemmin kuullaan julkisuudessa – vaikka niitäkin tapahtuu koko ajan.
• Kun kaikki osapuolet sitoutuvat täysillä projektiin, onnistumisen todennäköisyys kasvaa huomattavasti. Vaikka työ on vaativaa, lopputulos palkitsee: hyvin toteutettu ERP-järjestelmä voi aidosti muuttaa yrityksen arkea ja tuoda lisäarvoa liiketoimintaan.
• Hintalappu on yksi eniten pelkoa herättävistä tekijöistä. Suurten epäonnistuneiden projektien kustannukset ovat olleet valtavia, mikä tekee ERP-hankkeista monen mielestä pelottavan investoinnin. Tämä voi luoda turhaa varovaisuutta, vaikka oikein toteutettuna järjestelmät voivat tuoda merkittävää lisäarvoa yrityksille.
• Pekan kokemuksen mukaan ERP-projektien onnistumisen avain on ennen kaikkea sitoutuminen. Sekä toimittajan että asiakkaan täytyy olla valmiita panostamaan projektiin kunnolla. ERP ei ole pelkkä järjestelmän vaihto, vaan usein samalla myös prosessien uudistamista. Tämä vaatii yhteistyötä, asennemuutosta ja rohkeutta muokata toimintatapoja.

Tuoteomistajalla on kriittinen rooli ERP-projektissa

• ERP-projekteissa on mukana useita rooleja, joista jokaisella on tärkeä tehtävä onnistumisen varmistamisessa. Toimittajan puolella keskeisessä roolissa on projektipäällikkö, joka vastaa kokonaisuuden hallinnasta ja viestinnästä. Lisäksi mukaan tarvitaan ohjelmistokehitysosaamista, vähintäänkin pääkehittäjä, joka huolehtii järjestelmän teknisestä toteutuksesta.
• Asiakkaan puolella avainrooleja ovat tuoteomistaja, projektipäällikkö ja pääkäyttäjä. Pienemmissä projekteissa kaikki nämä vastuut voivat olla yhdellä henkilöllä, mutta suuremmissa hankkeissa roolit jakautuvat yleensä useamman ihmisen kesken. 
• Erityisesti tuoteomistaja on projektin kannalta kriittinen hahmo, sillä hänellä on valta ja vastuu tehdä päätöksiä. Tuoteomistajan ja projektipäällikön roolit eroavat erityisesti vastuun näkökulmasta. Tuoteomistajalla on viimeinen sana projektin ratkaisuista ja budjetista. Projektipäällikkö taas vastaa enemmän käytännön toteutuksesta – aikataulujen seuraamisesta, palavereiden järjestämisestä ja asioiden eteenpäin viemisestä. Monesti tuoteomistaja ei pysty käyttämään kaikkea aikaansa projektille, jolloin erillinen projektipäällikkö on välttämätön tukemaan arjen hallintaa.

Millainen on hyvä tuoteomistaja?

• Pekka Ikosella on itsellään taustaa tuoteomistajan roolista, ja hän kuvailee kokemuksen olleen kullanarvoista. Kun on ensin itse tehnyt virheitä ja oppinut kantapään kautta, pystyy myöhemmin ohjaamaan muita välttämään samoja sudenkuoppia. Kokemus kartuttaa ymmärrystä siitä, miten projektit käytännössä etenevät ja miten niitä kannattaa johtaa, mikä tekee seuraavista hankkeista huomattavasti hallittavampia.
• Hyvä tuoteomistaja on ennen kaikkea järjestelmällinen ja tarkka. Hän seuraa aikataulujen ja budjetin toteutumista sekä huolehtii sovittujen asioiden etenemisestä. Lisäksi viestintätaidot ovat ratkaisevan tärkeitä, sillä projektit vaativat jatkuvaa vuoropuhelua sekä toimittajan että oman organisaation sisällä.
• Teknologia- ja prosessiosaaminen ei ole välttämätön edellytys, mutta siitä on merkittävä apu. Kun tuoteomistaja ymmärtää prosessien kehittämistä, muutosjohtamista ja teknologisia ratkaisuja, päätöksenteko helpottuu huomattavasti. Jos osaaminen ei ole omasta takaa kattavaa, kannattaa nojata asiantuntijoihin, jotka voivat tukea projektin eri vaiheissa.

Resursoinnin merkitys ERP-projekteissa – viivästykset aiheuttavat aina ylimääräisiä kustannuksia

• ERP-projekteissa pätee usein “peukalosääntö”: jos toimittaja käyttää 100 tuntia, asiakkaan työpanos on 200–300 tuntia. Suurissa hankkeissa puolestaan kokoluokka on helposti tuhansia tunteja. 
• Tuoteomistajan yksi tärkeimmistä asioista onkin varmistaa riittävä resursointi projektiin. Tuoteomistajan on arvioitava realistisesti, riittääkö yhden henkilön panos vai pitääkö vastuuta jakaa useammalle. Pekka Ikosen mukaan vastuun jakaminen on yleensä järkevää – jos kaikki tieto ja päätöksenteko ovat yhden henkilön varassa, riskit kasvavat. 
• Jos asiakkaan avainhenkilöt eivät pysty käyttämään projektiin riittävästi aikaa, epäonnistumisen riski kasvaa merkittävästi. Avoin.Systemsillä on nähty useita esimerkkejä siitä, kuinka aikataulut venyvät, käyttöönottopäivät siirtyvät ja tehtävät kasaantuvat, kun asiakas ei pysty resursoimaan tarpeeksi. Tämä aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia ja pahimmillaan voi pysäyttää koko projektin.
• Kun projekti jumittuu asiakkaan päässä, kustannukset nousevat nopeasti. Yksi selkein esimerkki on se, että jos järjestelmän julkaisu siirtyy kuukaudella eteenpäin, syntyy heti neljän viikon ylimääräiset palaverikulut budjetin päälle. Samoin, jos toimittajan täytyy jatkuvasti kysellä asioita uudelleen ja viestintää tulee tuplasti tai triplasti normaalia enemmän, kasautuu tästäkin nopeasti huomattavia lisäkustannuksia.
• Asiakkaan työtä voidaan osittain ulkoistaa toimittajalle, mutta vain asiakas itse tuntee omat prosessinsa ja liiketoimintansa kipupisteet. Siksi projektin onnistuminen edellyttää asiakkaan aktiivista osallistumista ja päätöksentekoa – näitä asioita ei voi siirtää ulkopuoliselle.

Mitä ERP-projektissa voi ulkoistaa järjestelmäkumppanille?

• Jos resursointi ERP-projektiin tuottaa haasteita, osa tehtävistä voidaan myös ulkoistaa toimittajalle tai ulkopuoliselle konsultille. Toimittaja voi auttaa esimerkiksi projektinhallinnan tehtävissä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi työpajojen ja palavereiden vetämistä asiakkaan puolesta, prosessien kartoitusta sekä niiden dokumentointia. Näin asiakkaan ei tarvitse itse huolehtia kaikista yksityiskohdista, vaan voi keskittyä oman liiketoimintansa ytimeen.
• Toinen keskeisistä ulkoistettavista osa-alueista on datatyö: toimittaja voi ottaa datan ulos vanhasta järjestelmästä, muokata sen oikeaan muotoon ja valmistella sen syötettäväksi uuteen järjestelmään.
• Datatyö nousee usein merkittävämpään rooliin kuin mitä asiakkaat aluksi odottavat. Usein yllätyksenä tulee se, kuinka työläs kokonaisuus datan käsittelystä muodostuu. Projektiin sisältyy aina perusdataa, kuten asiakas- ja tuotetietoja. Lisäksi lähes poikkeuksetta täytyy siirtää avoimet myynti- ja ostotilaukset.
• Monilla asiakkailla on myös tarve tuoda mukaan historiadataa, mikä voi muodostua lähes omaksi projektiksi. Juuri historiadatan siirto on työläin ja haastavin osa, eikä sen tekeminen aina ole välttämätöntä. Pekka suositteleekin yleensä, että historiadata kannattaa jättää vanhaan järjestelmään ja sitä haetaan sieltä tarvittaessa.

ERP on aina muutosprojekti

• ERP-hanke ei ole pelkkä tekninen järjestelmäprojekti – se on ennen kaikkea muutosprojekti. Pekka Ikosen mukaan tällaisia hankkeita tulisi aina tarkastella muutosjohtamisen näkökulmasta. On tärkeää saada henkilöstö ymmärtämään, että kyseessä on positiivinen kehitysaskel, joka helpottaa arkea ja tehostaa työtä. Muutosvastarintaa syntyy lähes väistämättä, mutta jos organisaatiossa vastustetaan muutosta laajasti, projektin toteuttaminen vaikeutuu merkittävästi.
• Yleisin vastarinnan muoto liittyy ajan käyttöön. Usein ihmiset eivät halua käyttää omaa työaikaansa projektiin, vaan toivovat järjestelmän olevan valmiina ilman heidän panostaan. Tämä kertoo sitoutumisen puutteesta, ja jos järjestelmän käyttöönottoon ei osallistuta aktiivisesti, projektin epäonnistumisen riski kasvaa huomattavasti.
• Paras tapa sitouttaa henkilöstö on perustella järjestelmävaihdos konkreettisten hyötyjen kautta. Kun ihmisille osoitetaan, miten uusi ERP helpottaa päivittäistä työtä ja säästää aikaa, he motivoituvat paremmin osallistumaan. Hyötyjen näkyväksi tekeminen on usein tehokkain keino saada muutos koettua positiivisena.

Osallistaminen lisää sitoutumista

• Pekan mukaan on äärimmäisen tärkeää kuulla järjestelmän tulevien käyttäjien näkemyksiä jo suunnitteluvaiheessa. Johtoryhmät voivat tehdä linjauksia, mutta järjestelmän onnistuminen riippuu pitkälti siitä, miten hyvin se palvelee käytännön työtä tekeviä ihmisiä.
• Erityisesti työpajavaiheessa käyttäjien osallistaminen on keskeistä. Kun mukaan otetaan esimerkiksi varastotyöntekijöitä ja myyjiä, päästään kiinni arjen todellisiin tarpeisiin ja voidaan määritellä järjestelmä tukemaan parhaalla mahdollisella tavalla organisaation toimintaa.
• Tuoteomistaja voi merkittävästi edesauttaa henkilöstön sitoutumista kutsumalla avainhenkilöt mukaan projektiin. Pekan omasta kokemuksesta käy ilmi, että vaikka järjestelmän vaihto oli johdon päätös, hän sai ihmiset motivoitua osallistumaan kutsumalla heidät mukaan määrittelytyöhön. Kun henkilöstö koki olevansa osa päätöksentekoa, projektiin osallistuminen nähtiin jopa kunnianosoituksena. Tämä lisäsi sitoutumista ja auttoi levittämään positiivista viestiä järjestelmän eduista organisaation sisällä.
• Myös toimittajalla on tärkeä tukirooli. Avoin.Systemsillä on kokemusta lukuisista ERP-hankkeista, ja toimittaja voi tuoda mukanaan aiemmista projekteista opittuja käytäntöjä, jotka auttavat asiakasta viemään muutoksen läpi mahdollisimman sujuvasti.

Asiakkaan valmistautuminen ERP-hankkeeseen – prosessikuvaukset avainasemassa

• Asiakkaan valmistautumisessa yksi tärkeimmistä asioista on prosessien kuvaaminen jo ennen projektin alkua. Kun prosessit on mietitty ja dokumentoitu, työ helpottuu ja projekti etenee nopeammin. Hyödyt eivät rajoitu pelkkään projektiin – selkeä prosessikartoitus tuo arvoa myös asiakkaan omaan toimintaan pitkällä aikavälillä.
• Jos prosesseja ei ole kuvattu yhtenäisesti, voi syntyä tilanteita, joissa esimerkiksi työpajavaiheessa myyntitiimi antaa keskenään eri vastauksia kysymykseen “miten myyntiprosessi toimii”. Tämä pysäyttää projektin, kunnes organisaatio sopii yhtenäisen toimintatavan ja saa kuvattua prosessin.
• Monilla yrityksillä on taustalla useita järjestelmiä, jotka ovat muovanneet prosesseja vuosien varrella. ERP-hankkeen alussa kannattaa kuitenkin hetkeksi unohtaa teknologia ja keskittyä hahmottelemaan liiketoiminnan kannalta ihanteelliset prosessit. Kun prosessit ovat selkeät, voidaan niiden pohjalta tehdä teknologiavalinnat ja sovittaa järjestelmä tukemaan niitä.
• Pekka Ikonen painottaa, että “näin me ollaan aina tehty” -ajattelu pitää katkaista heti alussa. Muuten vaarana on, että uudesta järjestelmästä rakennetaan vain kallis kopio vanhasta, ilman todellista kehitystä.
• Prosessimuutosten tekemisen helppous ei riipu yrityksen koosta, vaan asenteesta. Pienissä organisaatioissa muutoksia voidaan tehdä ketterästi pienellä porukalla. Suurissa yrityksissä muutos puolestaan vaatii useampien ihmisten osallistamista, mikä tekee siitä hieman raskaampaa, mutta silti mahdollista.

ERP-kumppanin rooli ja luottamuksen rakentaminen

• ERP-projektissa järjestelmäkumppanin tehtävänä ei ole vain toteuttaa järjestelmää, vaan myös haastaa asiakasta. Avoin.Systemsillä tämä on osa toimintamallia: jos huomataan ratkaisuja, jotka eivät ole järkeviä, niistä puhutaan avoimesti. Usein pienillä prosessimuutoksilla voidaan säästää jopa kymmeniä tuhansia euroja räätälöintien kustannuksissa.
• Pekan mukaan luottamus asiakkaan ja toimittajan välille syntyy ennen kaikkea toimittajan kyvystä osoittaa ymmärtävänsä asiakkaan liiketoimintaa. Avoin.Systems on saanut paljon kiitosta juuri tästä – kun asiakas kokee, että kumppani todella ymmärtää heidän arkeaan ja tarpeitaan, syntyy heti vahva pohja luottamukselle ja yhteiselle tekemiselle.

MVP-malli tuo ERP-järjestelmän hyödyt nopeasti asiakkaalle

• ERP-projektit voidaan toteuttaa monella eri tavalla, mutta Pekka Ikosen mukaan vaiheistettu toimintamalli eli MVP-lähestymistapa (minimum viable product) on suositeltava vaihtoehto. 
• MVP-ajattelussa uusi järjestelmä otetaan käyttöön mahdollisimman nopeasti pienimmällä toimivalla kokonaisuudella. Näin hyödyt alkavat näkyä jo muutamassa kuukaudessa, ja jatkokehityssykleissä voidaan vähitellen lisätä automaatioita, parannuksia ja toiminnallisuuksia, jotka helpottavat arkea. Tärkeintä on saada merkittävimmät hyödyt irti mahdollisimman aikaisin.
• Kerralla täydellisen järjestelmän rakentaminen on puolestaan raskasta ja hidasta: hyötyjen saaminen voi kestää pitkään, jopa useita vuosia. Suurin riski “kaikki valmiiksi kerralla” -toteutuksessa on, että järjestelmä ei koskaan päädy käyttöön. 
• MVP-mallilla sen sijaan uusi ERP voi olla toiminnassa jo kuudessa kuukaudessa, mikä mahdollistaa myös vanhan järjestelmän kulujen pudottamisen nollaan. Sen sijaan täydellisyyttä tavoiteltaessa projekti voi venyä kahteen vuoteen, ja vanhan järjestelmän kustannukset juoksevat koko ajan.

Viestinnän merkitys projektin onnistumiselle

• Hyvä viestintä on yksi tärkeimmistä tekijöistä ERP-projektien onnistumisessa – ja mitä suurempi projekti on kyseessä, sitä kriittisemmäksi se nousee. Projekteissa toimii aina kaksi projektipäällikköä, yksi toimittajan ja toinen asiakkaan puolella. Onnistumisen kannalta ratkaisevaa on erityisesti heidän välinen yhteistyönsä. Viestin on kuljettava avoimesti, ja myös pieniltä tuntuvat asiat on syytä sanoa ääneen ja kirjata muistiin. Selkeä dokumentointi ehkäisee väärinkäsityksiä ja auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa.
• Erityisesti isot hankkeet vaativat selkeitä rakenteita tiedon jakamiseen. Hyväksi käytännöksi on todettu viikoittaiset sisäiset palaverit sekä toimittajan että asiakkaan tiimeissä, ja näiden lisäksi yhteinen projektitapaaminen, jossa molemmat osapuolet ovat mukana. 
• Suurissa projekteissa mukana on myös ohjausryhmä, joka kokoontuu harvemmin – heiltä tarvitaan päätöksiä silloin, kun projektin suuntaan on tehtävä isompia muutoksia.
• Tuoteomistajalla on tärkeä rooli viestinnässä, hän toimii sillanrakentajana toimittajan ja asiakkaan välillä. Rooli korostuu erityisesti päätöksenteossa: tuoteomistajan on pysyttävä riittävän ajan tasalla projektin etenemisestä, jotta hän voi tehdä parhaat ratkaisut asiakkaan näkökulmasta. Koska hän ei voi aina olla mukana kaikessa, jatkuva keskustelu projektipäällikön kanssa on välttämätöntä.
• Viestintä linkittyy myös projektinhallinnan ytimeen. Kun tavoitteet ja rajaukset pidetään selkeinä ja muutoksista viestitään avoimesti, projektin pysyminen aikataulussa ja budjetissa on huomattavasti todennäköisempää.

Haasteiden ratkaiseminen projektin aikana

• ERP-projekteissa haasteiden syntyminen on väistämätöntä. Ratkaisevaa on, että ne nostetaan esille mahdollisimman varhain. Jos ongelma paljastuu vasta käyttöönottopäivänä, sen korjaaminen on yleensä haastavampaa.
• Paras toimintatapa on avoin ja proaktiivinen kommunikointi molemmin puolin. Kun mahdolliset haasteet tuodaan rohkeasti keskusteluun, niihin voidaan löytää ratkaisuja ajoissa ja projekti etenee hallitusti.
• Yksi yleisimmistä riskeistä syntyy, jos asiakkaan ja toimittajan projektipäälliköt eivät käy jatkuvaa vuoropuhelua. Tällöin syntyy helposti siiloja, joissa päätöksiä tehdään ilman kokonaiskuvaa – seurauksena voi olla esimerkiksi, että asiakkaan prosessit eivät sovi yhteen järjestelmän logiikan kanssa.
• Jos tällainen ristiriita havaitaan, se on tärkeä nostaa esiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Usein kustannustehokkain ratkaisu on tehdä pieniä muutoksia asiakkaan prosesseihin sen sijaan, että järjestelmää lähdettäisiin räätälöimään kalliisti.

Vinkit ERP-projektin sujuvaan läpivientiin

• Pekka Ikosen mukaan tärkeintä ERP-projektissa on, ettei päätöstä järjestelmän uudistamisesta jäädä jahkailemaan. Kun tarve on tunnistettu, projekti kannattaa aloittaa rohkeasti ja valita siihen oikeat henkilöt. Johdon sitoutuminen on ratkaisevaa, heidän tehtävä on tukea avainhenkilöitä koko projektin ajan – ilman johdon vahvaa sitoutumista ja tukea projekti on vaikea viedä onnistuneesti läpi.
• Usein kysytään, kumpi on tärkeämpi – teknologia vai toimittaja. Ikosen mukaan molemmat ovat yhtä tärkeitä. Luottamus toimittajaan luo pohjan onnistumiselle ja mahdollistaa joustavat ratkaisut myös teknologian yli. 
• Samalla on kuitenkin varmistettava, että valittu teknologia tukee yrityksen tavoitteita ja budjettia. Esimerkiksi lisenssikulut voivat nousta merkittäväksi kustannuseräksi, joten valinnat järjestelmästä ja toimittajasta on tehtävä aina huolellisen kokonaisarvion perusteella.

3 vinkkiä tulevalle tuoteomistajalle

• ERP-projekti on vaativa kokonaisuus, ja tuoteomistajalla on siinä keskeinen rooli. Pekka Ikonen tiivistää kolme tärkeintä vinkkiä tuleville tuoteomistajille:

1. Älä tee projektia yksin. Jos et ole aikaisemmin ollut mukana ERP-projektissa, hyödynnä muiden kokemusta. Sparraile, kysy neuvoja ja opi muiden tekemistä virheistä sen sijaan, että joudut kokemaan kaiken kantapään kautta.
2. Keskity viestintään. Mitä enemmän ja avoimemmin viestit, sitä paremmin projekti etenee. Hyvä kommunikaatio vähentää väärinkäsityksiä ja auttaa pitämään kaikki osapuolet ajan tasalla.
3. Pidä huolta laajuudesta, budjetista ja aikataulusta. Nämä kolme kulmakiveä ratkaisevat projektin onnistumisen. Jos jokin niistä karkaa käsistä, koko projekti voi vaarantua.