Tehokkuutta ja järjestelmällisyyttä Karvilan Panimon liiketoimintaan

“Korpipanimoksi” itseään tituleeraava Karvilan Panimo sijaitsee Karvilassa, 30 kilometriä Savonlinnasta pohjoiseen. Vuonna 2019 perustettu Karvilan Panimo on suhteellisen uusi toimija suomalaisessa panimokentässä, mutta sen toiminnassa on alusta asti panostettu kasvuun ja skaalautuvuuteen.

Tässä referenssissä Ville Purontaus kertoo Karvilan Panimon kokemuksia Avoin.App – järjestelmän käytöstä ja sen tuomista hyödyistä panimoliiketoimintaan.

Karvilan Panimolle oli itsestäänselvää ottaa alusta asti kunnollinen järjestelmä panimotoiminnan ohjaamiseen

Karvilan Panimo otti panimojärjestelmän Avoin.Systemsin kanssa käyttöön liiketoiminnan käynnistyessä vuonna 2019 – heti ensimmäisestä oluterästä lähtien. Vaihtoehtoja kartoittaessa heille tuli vastaan kaikenlaisia Excel-pohjaisia ratkaisuja, mutta sille tielle he eivät halunneet lähteä. Lopulta päädyttiin hankkimaan kokonaisvaltainen ERP-järjestelmän pienpanimoiden tarpeisiin. Päätös osoittautui oikeaksi, sillä Odoo-pohjainen Avoin.App on tarjonnut alusta asti tarvittavat työkalut, ja järjestelmä on tukenut panimon kasvua ja tavoitteita.

Meillä oli visio panimotoimintaa käynnistäessä, että saisi ERP-puolen heti haltuun. Ei haluttu laittaa energiaa itserakennettuihin Excel-kikkailuihin.

Ville Purontaus, Karvilan Panimo

Nyt Karvilan Panimolla on käytössä uusin versio järjestelmästä ja kokemusta on kertynyt useamman vuoden ajalta. Karvilan Panimo on ollut erittäin tyytyväinen ratkaisuun. “Ilman järjestelmää olisimme käyttäneet paljon enemmän aikaa ja energiaa sellaisiin asioihin, jotka eivät ole oleellisia siinä, että saadaan hyvää olutta tehtyä ja myytyä”, Purontaus kuvailee järjestelmän hyötyjä.

Avoin.App on mukana raaka-aineiden toimituksesta aina valmiin oluen myyntiin 

Karvilan Panimolla huomattiin nopeasti, että järjestelmän ominaisuudet ovat välttämättömiä toiminnan fiksuun pyörittämiseen. “Saimme koko tiimi nopeasti vakuuttumaan panimoille suunnatusta järjestelmästä. Avoin.App kattaa koko liiketoiminnan, se on mukana raaka-aineiden toimituksesta aina valmiin oluen myyntiin asiakkaille. Se on meille erittäin arvokasta,” kuvailee Ville Purontaus.

Järjestelmän ansiosta aikaa jää enemmän panimotoiminnan ydintekemiseen, sillä se automatisoi tarvittavat raportit ja tieto liikkuu saumattomasti. “Jos asiat jäävät jonkun yksittäisen henkilön tai monimutkaisen himmelin varaan, se voi tuottaa paljon harmia jatkossa ja toiminnassa ei ole jatkuvuutta. Valitsemalla Avoin.Systemsin tiesimme, että meillä on asiantunteva kumppani, joka huolehtii järjestelmän päivittämisestä,” Purontaus summaa.

Järjestelmää käyttää aktiivisesti kuusi henkilöä, joista neljä työskentelee myynnin ja markkinoinnin parissa ja kaksi tuotannossa. Purontaus kuvailee järjestelmää käyttäjäystävälliseksi ja loogiseksi, jossa jokainen työntekijä oppii helposti omaan työhönsä tarvittavat toiminnot.

Toiminnan ja liikevaihdon kasvaessa järjestelmän arvo korostuu

Järjestelmä on mukana lähes jokaisessa vaiheessa mitä oluen valmistukseen ja myyntiin liittyy, tarjoten tärkeää tietoa prosessin eri vaiheissa. Esimerkiksi reseptiikan puolella raaka-aineiden polut näkee ihan alkuun saakka. Kun kaikki reseptit ja raaka-aineiden hankintatiedot ovat tallessa järjestelmässä, niin näkee helposti mistä mitäkin  tilataan, millaisia määriä ja missä suhteessa ne kuluvat. Tämä helpottaa esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdyttämistä.

Karvilan Panimolle on ollut ehdoton etu, että järjestelmä on koko ajan työntekijöiden ulottuvilla ja informaatiossa ei tule katkoksia. Myyntitilaukset otetaan heti varastolla käsittelyyn ja järjestelmä varmistaa, että oikeat tuotteet lähetetään oikeaan aikaan ja laskutetaan oikein.

Myös ostot käsitellään järjestelmän kautta. Toimittajatiedot ja tilausmäärät kirjataan järjestelmään, ja raaka-aineille on asetettu hälytysrajat. Tämä ominaisuus on kriittinen erityisesti menekin kasvaessa, estäen unohduksia ja varmistaen raaka-aineiden riittävyyden tuotannolle. Manuaalisessa järjestelmässä unohdukset voisivat hidastaa oluen valmistusta merkittävästi.

“En usko, että tätä voisi hoitaa mitenkään fiksusti, jos koko prosessi ei ole yhden systeemin alla. Tuntuu, että sen arvo nousee kun toiminnan laajuus ja liikevaihto kasvavat – kaikkien osien tärkeys vain korostuu”, Purontaus pohtii järjestelmän arvoa.

Myynnissä saadaan aina reaaliaikainen näkymä koko liiketoimintaan

Kysyttäessä järjestelmän parhaita puolia Purontaus nostaa esiin sen kokonaisvaltaisuuden. Järjestelmä kattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet, tarjoten aina reaaliaikaisen näkymän tuotannosta, varastosaldoista ja myynneistä. Tämä mahdollistaa nopean tiedon saannin tuotannosta ja myynnistä sekä varastotilanteen reaaliaikaisen seurannan, mikä poistaa tarpeen manuaalisille tarkistuksille. “Ajantasaiset varastosaldot takaavat, että tiedetään aina, mitä tuotteita on saatavilla, mikä on erityisen tärkeää myynnille. Ei tarvitse lähteä varastolle kyselemään saldoja, joka olisi todella tehotonta.”, Purontaus kuvailee.

Tuntuu mahdottomalta että myyntiä tehtäisiin jossain erillisessä järjestelmässä ja laskut lähetettäisiin manuaalisesti jostain muualta. Siinä hukkuisi aivan älyttömästi tärkeää tietoa ja signaaleja koko ajan.

Ville Purontaus, Karvilan Panimo

Järjestelmän tukee sesonkien myyntipiikeissä

Avoin.App on korvaamaton työkalu erityisesti sesonkiaikoina. Kesäsesonki Suomessa on todella lyhyt, mutta kriittinen, koska silloin tapahtuu paljon. Tällöin on elintärkeää, että järjestelmä mahdollistaa myynnin, tuotannon, raaka-aineiden ja laskutuksen saumattoman ja tehokkaan toiminnan. Purontaus korostaa, että varsinkin kiireessä korostuu se, että on järjestelmä joka menee aidosti läpi koko toiminnan.

Olut asiakkaan omalla etiketillä

Avoin.App on parantanut tehokkuutta myös räätälöityjen etikettien osalta, tarjoten selkeän prosessin ja ajantasaiset saldot sekä raaka-aineista että valmiista tuotteista. Tilauksen saapuessa Avoin.Appista näkee paljonko tuotetta on varastossa, joten voidaan heti antaa oikeat määrät ja toimitusajat. Olut asiakkaan omalla etiketillä on valmis 4 viikossa siitä hetkestä kun se on tilattu. “Me tiedetään, että asiakas saa aina sitä mitä luvataan, koska meillä siihen on selkeä tuote ja prosessi.” Purontaus summaa.

Myynnin korvaamaton apuri

Purontaus on ollut erityisen tyytyväinen myyntiputken monipuolisiin ominaisuuksiin ja sen tarjoamaan visuaaliseen informaatioon. Myynnissä on helppo esitellä millaisia keskusteluja on meneillään ja kuinka paljon kauppaa on odotettavissa lähiaikoina. 

Järjestelmästä löytyy myös hyödyntämättömiä työkaluja liiketoiminnan jatkuvaan kehittämiseen. “Seuraavaksi haluaisimme tehostaa asiakkaiden luokittelua ja erilaisten kohderyhmien luontia, kuten paikalliset K-kauppiaat tai olutravintolat. Tämän avulla voisimme luoda erilaisia näkymiä nopealla haulla ja lähettää kohdennettua viestintää massapostitusten sijaan,” summaa Purontaus.