Projektinhallinta on yksi moduuleista, jonka uusista ominaisuuksista olemme todella innoissamme. Päivitetyt ominaisuudet tarjoavat kattavan ja monipuolisen valikoiman työkaluja projektinhallintaan.
Tässä blogissa tarjoamme yhteenvedon Odoo 17:n projektinhallinnan uusista ja parannelluista toiminnoista ja kuinka ne auttavat tehostamaan yrityksesi toimintaa.
Useita sisäänrakennettuja toimintoja tehokkaampaan projektinhallintaan
“En malta odottaa, että saamme nämä ominaisuudet omaan käyttöömme.”
Kyllä, edellinen on aito lainaus Odoo Experience -tapahtumasta, jossa pääsimme kuulemaan ensimmäistä kertaa Odoo 17:n ominaisuuksista projektien hallintaan. Projektipäällikkömme odottavat jo sormet syyhyten, että saamme moduulin kaikki uudet ja parannellut ominaisuudet sekä omaan että asiakkaidemme käyttöön!
Miksi sitten olemme niin vaikuttuneita uudistuksista? Projektinhallinta-moduulin uudistukset noudattavat pitkälti samaa linjaa kuin muukin järjestelmä – moduuliin on tuotu sekä toiminnallisia uudistuksia että useita pienempiä parannuksia, jotka parantavat käyttökokemusta. Kokonaan uusia ominaisuuksia ei ole valtavasti, mutta moduulissa on tehty paljon kehitystä olemassa oleviin toimintoihin.
Uudistukset aidosti tehostavat ja helpottavat projektinhallinnan tehtäviä. Harvoin mikään moduuli synnyttää näin suurta ihastusta työntekijöidemme joukossa, ja se kertoo että projektinhallinta on mennyt oikeaan suuntaan. Uusi Odoo 17 tekee projektinhallinnasta lähes hauskaa!
Parempi seurattavuus ja reaaliaikainen näkyvyys projektien kannattavuuteen
Viimeisimmissä versioissa Odoo on tuonut isoja parannuksia erityisesti projektien budjetin ja kannattavuuden seurantaan. Odoo 17:ssa näitä ominaisuuksia on kehitetty vielä pidemmälle ja erityisesti projektin kannattavuuden arviointia on parannettu.
Projektin päivitykset (project updates)
Projektin päivitykset -raporttinäkymä kertoo yhdellä silmäyksellä projektien tunnusluvut ja tarjoaa hyvän näkymän projektin tilanteeseen. Raportti kertoo suoraan projektin kannattavuusluvut, helpottaen esimerkiksi projektipäällikköä antamaan helposti tilannekatsauksen projektista.
Projektin päivitykset -raportilta saa automaattisesti seuraavat tiedot:
- Tehtävien edistyminen (kappalemäärä sekä prosentit)
- Projektille tehdyt tuntikirjaukset
- Projektille suunnitellut tunnit
- Projektin myyntitilaus ja reaaliaikainen seuranta paljonko tunteja projektiin on myyty, toimitettu ja laskutettu
- Projektin kannattavuuden seuranta
- Projektin budjetin seuranta
- Projektin virstanpylväiden (milestones) edistyminen
Ennakkomaksujen huomiointi
Ennakkomaksujen huomioiminen raporteilla tarkentaa projektien taloudellista kokonaiskuvaa ja antaa entistä tarkemman arvion projektin tuotoista.
Burndown-kaavio
Burndown-kaavio tukee projektinhallintaa visualisoimalla työn edistymistä. Kaavio tarjoaa näkymän projektin trendeihin, auttaen tekemään perusteltuja päätöksiä projektin tavoitteiden hallinnassa ja aikataulujen noudattamisessa.
Liikennevalot ja budjetin ylikulutus -ikoni
Projektille voi merkitä projektin tilanteen liikennevaloilla, jotka ilmaisevat onko projekti radallaan. Projektin tilanteen visualisointi liikennevaloilla kertoo yhdellä silmäyksellä kanban-näkymässä miten kullakin projektilla menee. Kanban-näkymään ilmestyy myös budjetin ylikulutuksesta kertova ikoni jos projektille asetettu budjetti ylittyy.
Laskutuksen “leaderboard”
Uudessa Odoo 17:ssa on sisäänrakennettuna ominaisuutena tuntikirjaukset-moduulista löytyvä laskutuksen “leaderboard” eli näkymä, jonka avulla näkee suoraan reaaliaikaisen tilanteen jokaisen tiimin jäsenen laskutusasteesta. Leaderboard ei ole suoraan näkyvissä projektit-moduulin kautta, mutta se tarjoaa projektinhallintaan yhdistettynä hyvän työkalun, joka auttaa työntekijöitä pysymään tavoitteissa ja seuraamaan laskutusastetta projekteissa.
Yhteistyö asiakkaiden kanssa on entistä helpompaa
Ajantasainen ja läpinäkyvä viestintä on tärkeää sekä asiakaskokemuksen että projektin edistymisen kannalta. Odoo 17:ssa projektien tilanteen jakaminen asiakkaalle on merkittävästi aiempia versioita helpompaa ja tukee yhteistyötä projekteissa.
Projektin tilanteen jakaminen asiakasportaalin kautta
Uusi versio tehostaa erityisesti asiakasviestintää, sillä projektin tilanteen voi jakaa asiakkaalle suoraan asiakasportaalin kautta. Portaalissa asiakas voi tarkastella projektin kokonaistilannetta, tehtäviä sekä jättää viestejä, jotka näkyvät projektipäällikölle ja projektitiimille. Asiakkaalle voi antaa joko luku- tai muokkausoikeuden projektin sisältöön. Jos asiakkaalle annetaan muokkausoikeudet, voi hän tehdä muutoksia ja lisätä uusia tehtäviä projektille.
Asiakas näkee asiakasportaalista projektin kokonaistilanteen sekä projektin kaikki tehtävät ja missä tilassa ne ovat. Yksittäisen tehtävän osalta asiakas näkee tehtävälle vastuutetun henkilön, tehtävänkuvauksen, tehtävälle suunnitellut ja käytetyt tunnit sekä tehtävän prosentuaalisen edistymisen. Sisäiset muistiinpanot ja aikataulutetut aktiviteetit eivät puolestaan näy asiakkaalle.
Buukkaa demo ja koe projektinhallinnan uudet ominaisuudet livenä
Projektinhallinta integroituu aiempaa tehokkaammin muihin moduuleihin
Projektin luominen suoraan myyntitilaukselta
Uudessa Odoossa projektin voi luoda suoraan myyntitilaukselta yhtä nappia painamalla. Lisäksi projektilta voi luoda yhtä helposti tarvittaessa uuden myyntitilauksen. Myynnin ja projektinhallinnan yhteistyö on aiempaa saumattomampaa ja mahdollistaa sen, että käyttäjän ei tarvitse hyppiä moduulien välillä.
Automaattiset toistuvat tehtävät suoraan toistuvaislaskutuksesta
Yhteys toistuvaislaskutus-moduuliin luo toistuvien tehtävien hallinnasta helppoa. Odoon käynnissä oleva toistuvaislaskutussopimus voi luoda automaattisesti toistuvia tehtäviä. Jos toistuvaislaskutus pysäytetään, tulevat tehtävät poistuvat automaattisesti.
To Do-listojen muuttaminen suoraan tehtäviksi
Projektinhallinta yhdistyy saumattomasti myös uuden To-Do-sovelluksen kanssa. Voit käyttää To-Do-sovelluksen tehtäviä projektitehtävien mallipohjana ja muuntaa ne helposti ”oikeiksi tehtäviksi”. To-Do muistiot ovat jokaisen käyttäjän yksityisiä muistioita, joita voi myös halutessaan jakaa muille käyttäjille.
Knowledge-moduuli antaa joustavia mahdollisuuksia projektidokumentaatioon
Odoo 16 -version julkaisun yhteydessä esitelty Knowledge-moduuli on monelle vanhempaa versiota käyttävälle vielä täysin uusi tuttavuus, jota on kehitetty eteenpäin Odoo 17:ssa. Moduuli toimii käytännössä tietokirjastona, johon käyttäjät voivat luoda ja jakaa erilaista sisältöä, kuten artikkeleita ja ohjeita. Projektit-moduuliin yhdistettynä Knowledge tarjoaa hyvän työkalun projektidokumentaatioon.
Artikkelit voivat palvella sekä sisäisiä että ulkoisia tarpeita, sillä niitä voidaan jakaa helposti myös asiakkaille tai yhteistyökumppaneille. Knowledge-moduulia voi käyttää esim. sisäiseen ohjeistukseen, tehtäväkuvauspohjiin ja projektimuistioihin. Knowledge-moduuli tekee tiedonkulusta ja näkyvyydestä merkittävästi helpompaa, sillä kaiken tiedon saa helposti yhteen paikkaan ja kaikki pysyy Odoon sisällä.
Useita parannuksia tehtävien käytettävyyteen, jotka parantavat työpäiväkokemusta
Uudet tehtävien tilat
Projektimoduuliin on tuotu lisää tehtävien tiloja, joiden avulla käyttäjät voivat merkitä tehtäviä tehdyiksi, peruuttaa niitä, laittaa käyntiin, pyytää muutoksia tai hyväksyä ne, saaden näin entistä tarkemman kuvan tehtävien etenemisestä.
Avoimet tilat: “Käynnissä”, “Vaatii muutoksia”, “Hyväksytty”
Suljetut tilat: “Tehty”, “Peruttu”
Tehtävät ovat suljettu, jos ne ovat tehty tai peruttu tilassa, vaikka niitä ei olisi siirretty suljettuihin vaiheisiin.
Alitehtävien (sub tasks) uudet ominaisuudet
Alitehtävät ovat nyt entistä käytännöllisempiä, sillä ne ovat näkyvissä päätehtävän alla suoraan kanban-näkymässä.
Käyttöliittymän visuaaliset uudistukset auttavat hahmottamaan kokonaiskuvaa
Uudessa projekti-moduulissa on paljon asioita, joita voi nähdä ja hallita suoraan kanban-näkymästä ilman tehtäväkortin avaamista. Vastuuhenkilöt, jäljellä olevat tunnit sekä tehtävien tila on myös suoraan nähtävissä visuaalisesti ja tehtävä muuttuu harmaaksi kun se merkitään tehdyksi ja niitä voi merkitä tehdyiksi suoraan kanban-näkymästä.
Toistuvat tehtävät
Toistuvat tehtävät toimintoon on tehty uudistus niin, että uusi tehtävä generoituu heti kun edellinen on merkitty valmiiksi, joka mahdollistaa aiempaa paremmin toistuvien tehtävien suunnittelun.
Tehtävien riippuvuudet
Tehtäville on mahdollisuus asettaa riippuvuuksia toisistaan. Jos edellinen tehtävä ei ole vielä valmistunut, niin seuraava tehtävä on “odottaa” -tilassa ja kanbanissa tehtävän kohdalla näkyy tiimalasi-ikoni.
AI-ominaisuudet
Uusi Odoo 17 esitteli sisäänrakennetun AI-työkalun, joka on käytettävissä myös projekti-moduulissa. Tätä voi käyttää apuna esimerkiksi tehtäväkuvauksen kirjoittamisessa tai kuvauksen kääntämisessä toiselle kielelle.
Omat tehtävät (My tasks)
Omien tehtävien hallintaa on helpotettu. Jokaisella käyttäjällä on oma näkymä (My tasks), jossa näkyvät kaikki henkilölle vastuutetut tehtävät ja johon voi lisätä myös omia yksityisiä tehtäviä.
Pikakomennot
Pikakomennot nopeuttavat tehtävien luomista, sillä ne mahdollistavat tehtävien nopean luomisen suoraan kanban-näkymästä. Tehtävälle voi asettaa suoraan tunnisteet, asettaa vastuuhenkilön, määrittää käytettävät tunnit sekä asettaa korkean prioriteetin ilman tehtäväkortin avaamista.
Kirjoittamalla pikakomennot tehtävän otsikkokenttään saat luotua tehtävän haluamillasi tiedoilla hetkessä.
#-merkin avulla voit luoda tehtävälle tägin.
@-merkin osoitat tehtävän tietylle henkilölle.
Kirjoittamalla tuntimäärän, esim. “1h” voit määrittää käytettävät tunnit tehtävälle.
!-merkin avulla voit asettaa tehtävälle korkean prioriteetin, jolloin tehtävällä näkyy tähti-merkki kanbanissa.
Yhteenveto – mitä hyötyjä Odoo 17 uudet projektinhallinnan ominaisuudet tuovat sinulle käyttäjänä?
Uusi Odoo 17 tuo seuraavat hyödyt projektien hallintaan:
- Aiempaa parempi näkymä projektin edistymisen ja kannattavuuden seurantaan Projektin päivitykset -raportin avulla
- Parempi kokonaiskuvan hallinta visuaalisten parannusten ansiosta.
- Tehokkaammat prosessit ja saumaton käyttökokemus, paremman integroituvuuden ansiosta.
- Tehostunut asiakasviestintä ja yhteistyö, projektin tilanne on aiempaa helpompi jakaa asiakkaalle ja tehdä yhteistyötä suoraan Odoossa.
- Tiedonkulun ja näkyvyyden merkittävä parantuminen, kaiken tiedon saa yhteen paikkaan.
- Projektinhallinta on aiempaa nopeampaa ja vaivattomampaa, parannetun käyttöliittymän, pikakomentojen sekä uusien toimintojen ansiosta.
Odoon projektinhallintaan on tuotu kaivattuja parannuksia ja uusia tehostavia toimintoja yksittäisen ihmisen työpäiväkokemusta unohtamatta. Kokonaisuus, jossa käyttäjien tarpeita on kuunneltu aidosti tekee Odoosta uniikin toimijan ERP-markkinassa.