Suomalaisen Kirjakaupan IT-johtaja Alexander Leppäkoski analysoi Odoo Experiencessä, miten ensin ERP-uudistus ja sen jälkeen laaja versiopäivitys vietiin maaliin hallitusti aikataulussa ja budjetissa. Onnistumisen taustalla oli muutosjohtaminen ja kumppani, joka ymmärsi liiketoimintaa.
Kun järjestelmä alkaa jarruttaa bisnestä
Suomalainen Kirjakauppa on yli satavuotias brändi, jolla on yli 50 myymälää ja yli miljoona tuotetta. Vuonna 2021 todettiin kuitenkin karu totuus: yrityksen ERP-järjestelmä pohjautui yhä 1990-luvun koodiin. Sen ylläpito vaati harvinaisia osaajia, joista useimmat olivat jo eläkkeellä. Kehittäminen oli liian kallista ja riskialtista, eikä vanha teknologia enää tukenut liiketoiminnan tarpeita.
IT-johdon näkökulmasta kysymys oli kriittinen: kuinka kauan yrityksen tulevaisuutta voidaan rakentaa vanhentuvan teknologian varaan?
Visiona saumaton asiakaskokemus kaikissa kanavissa
Uudistukselle asetettiin kirkas tavoite: asiakkaan tulee saada yhtenäinen kokemus myymälässä ja verkkokaupassa. Teknologian tuli tukea tätä tavoitetta.
ERP-uudistukselle asetettiin kolme kriteeriä:
- Helppokäyttöisyys kaikille käyttäjille
Järjestelmän tulee olla intuitiivinen, jotta sesonkityöntekijä oppii sen käytön muutamassa tunnissa ja esihenkilö hallitsee kokonaisuuksia ilman monimutkaisia ohjekirjoja.
- Eurooppalainen, avoimeen lähdekoodiin pohjautuva ratkaisu
Teknologian on oltava moderni, tietoturvallinen ja jatkuvasti kehittyvä. Sen tulee skaalautua miljoonien tuotteiden hallintaan ja mahdollistaa uusien digitaalisten palvelujen integrointi.
- Kumppani, joka ymmärtää liiketoimintaprosessit
Toteuttajan on nähtävä muutakin kuin teknologia. Kumppanin on tunnettava varaston, myynnin, verkkokaupan ja talouden kokonaisuus – ja toimittava yhdessä Suomalaisen Kirjakaupan kanssa, jotta järjestelmä tukee liiketoimintaa ja kasvaa yrityksen mukana.
Uudet perustukset Odoolla
Ratkaisuksi valittiin Odoo Enterprise ja toteutuskumppaniksi Avoin.Systems. Yhteistyön tuloksena syntyi moderni digitaalinen kokonaisuus, joka toi Suomalaisen Kirjakaupan liiketoimintaan aivan uudenlaista joustavuutta ja tehokkuutta.
Odoo Enterprise -ympäristö sisältää yli 80 lisäosaa sekä integraatiot tietovarastoon, verkkokauppaan ja CRM-järjestelmään. Järjestelmä suunniteltiin venyttämään Odoon rajoja ja mukautumaan juuri kirjakaupan monimuotoisiin tarpeisiin.
Projektin onnistumisen taustalla oli vahva kumppanuus. Avoin.Systems keskittyi alusta lähtien ymmärtämään syvällisesti Suomalaisen Kirjakaupan toimintaa ja sen erityispiirteitä. Tämä mahdollisti ratkaisun, joka ei ollut vain tekninen alusta, vaan aidosti liiketoimintaa tukeva ja kehittävä järjestelmä.
Vinkki! Kuuntele koko Alexander Leppäkosken puheenvuoro YouTubesta.
Muutosjohtaminen ratkaisi onnistumisen
Kyse ei ollut pelkästään teknologiaprojektista, vaan ennen kaikkea muutosprojektista, jonka keskiössä olivat ihmiset. Vuosien aikana vanha järjestelmä oli vakiinnuttanut tietyt toimintatavat ja prosessit, joten muutoksen onnistuminen edellytti koko henkilöstön osallistamista.
Työntekijät otettiin mukaan jo varhaisessa vaiheessa: he osallistuivat prosessien määrittelyyn, ratkaisujen testaukseen ja lopputulosten hyväksyntään. Kun henkilöstö pääsi vaikuttamaan ja näkemään oman työnsä jäljen, uusi järjestelmä alkoi tuntua omalta jo ennen sen virallista käyttöönottoa. Tämä lisäsi sitoutumista, madalsi muutosvastarintaa ja loi pohjan sujuvalle siirtymälle uuteen toimintaympäristöön.
Versiopäivitys vahvisti mallin toimivuuden
Alkuperäisen ERP-uudistuksen jälkeen Suomalainen Kirjakauppa toteutti myös järjestelmän laajan versionkorotusprojektin, joka onnistui aikataulussa ja budjetissa. Avaintekijät onnistumisen taustalla olivat:
- Huolellinen alkukartoitus ja suunnitelma ennen projektin aloitusta
- Tiukka rajaus toteutukseen – uusia ominaisuuksia ei lisätty lennossa, vaan siirrettiin jatkokehitykseen
- Vahva sisäinen omistajuus – dedikoitu projektivastaava, jonka päätehtävä oli hankkeen onnistuminen
- Toteutuskumppani, joka ymmärsi liiketoiminnan prosessit ja toi mukanaan kovaa osaamista
Tuloksena oli projekti, joka monessa yrityksessä olisi megaluokan riski, mutta tässä muutos vietiin IT-johtaja Alexander Leppäkosken johdolla maaliin hallitusti.
Tulokset puhuvat puolestaan
ERP-uudistuksen ja versionkorotuksen myötä Suomalainen Kirjakauppa on saanut:
- Reaaliaikaisen näkymän yli miljoonaan tuotteeseen
- Tehokkuutta yli 50 myymälän ja verkkokaupan arkeen
- Vapautettua henkilökunnan aikaa asiakastyöhön
- Joustavan ja skaalautuvan alustan tulevaisuuden kasvulle ja kehitykselle
Opit muutosjohtamisesta ERP-hankkeissa
- Teknologia yksin ei ratkaise, vaan onnistuminen syntyy prosessien uudistamisesta.
- Osallista organisaatio alusta alkaen, jotta varmistat, että järjestelmästä tulee luonnollinen osa arkea.
- Pidä fokus kirkkaana, rajaa toteutus ja ohjaa uudet ideat jatkokehitykseen.
- Valitse oikea kumppani, sillä onnistuminen edellyttää sekä teknistä että liiketoimintaprosessien ymmärrystä.
Kun liiketoiminta ohjaa teknologiaa, isotkin järjestelmähankkeet pysyvät aikataulussa ja budjetissa
Suomalaisen Kirjakaupan ERP-uudistus ja onnistunut versionkorotus osoittavat, että muutosjohtaminen on merkittävin menestystekijä suuren mittakaavan hankkeissa.
Kun ihmiset osallistetaan ja kumppani valitaan viisaasti, jopa megaluokan järjestelmäprojektit voidaan viedä maaliin aikataulussa ja budjetissa – ja luoda pohja kasvulle sekä merkityksellisille asiakaskokemuksille.
Rakennatko järjestelmää, joka vaatii syvällistä Odoo-kokemusta ja liiketoimintaymmärrystä?
Viemme vaativatkin ERP-projektit hallitusti maaliin kumppaninasi.
