Miten RevOps-mallin käyttöönotto onnistui Avoin.Systemsillä?

Me Avoin.Systemsillä uskomme yhdessä kehittämiseen. Myyntijohtajamme Joni Winsten kertoo, kuinka hän innostui RevOps-mallista ja vei sen menestyksekkäästi käyttöön yhdessä kaikkien tiimiemme kanssa. Lue blogista Jonin tärkeimmät opit ja oivallukset matkan varrelta!

Mistä Avoin.Systemsin Revenue Operations -projekti lähti liikkelle?

Kuulin Revenue Operations (lyh. RevOps) -termistä ensimmäisen kerran jo vuosia sitten, mutta vasta vuonna 2023 aloin googlailla aihetta tarkemmin. Se vaikutti heti mielenkiintoiselta, ja ajatus jäi muhimaan. Vuoden 2024 aikana huomasin selaimessani olevan kuukausitolkulla auki välilehtiä, joissa oli linkkejä eri verkkojulkaisuihin RevOpsista.

Keväällä LinkedIn toi eteeni Revory Oy:n Kati Huusko-Viikilän kirjoittaman suomenkielisen oppaan RevOpsista, ja ajattelin, että nyt tai ei koskaan. Olin juuri saanut myyntitiimimme hyvin rullaamaan, ja tekemisessä oli selkeä flow. Nyt tuntui olevan oikea hetki ottaa jotain uutta osaksi omaa repertuaariani – ja RevOps tuntui olevan seuraava looginen askel.

Ensimmäiset askeleet RevOpsin parissa

Keväällä tein Avoin.Systemsin johtoryhmälle esityksen, jossa ehdotin, että lähtisimme edistämään RevOps-toimintoja yrityksessämme. Elokuussa, heti kesäloman jälkeen, tein ensimmäisen konkreettisen esityksen siitä, miten asiaa lähdettäisiin edistämään sekä mitä aikatauluja ja resursseja siihen tarvittaisiin.

Aikataulutin RevOpsin käyttöönoton ajatuksella. Aloittaisimme elokuussa työpajatapaamisilla, joihin osallistuisivat myynnin, markkinoinnin, toimituksen ja asiakaspalvelun keskeiset henkilöt. Pyysin heiltä noin 10 tuntia aikaa syksyn työpajoihin. Yrityksen johto sitoutui tähän, ja lähdimme liikkeelle.

Kesäloman aikana kävin läpi kirjan loputkin sisällöt ja hahmottelin selkeän suunnitelman etenemisestä ja tavoitteista.

RevOps-toiminnot esiteltiin koko yritykselle kuukausitapaamisessa. Esityksessä kerrottiin yleisellä tasolla, mitä RevOps tarkoittaa, miksi otamme sen käyttöön ja mitä hyötyjä sen avulla voidaan saavuttaa.

RevOpsin käyttöönoton vaiheet

Lähdimme toteuttamaan RevOpsin käyttöönottoa seuraavissa vaiheissa:

1. Työpajat ja nykytilan kartoitus

Ensimmäisessä työpajassa kartoitettiin nykytilanne ja esiteltiin, mitä RevOps on. Työpajan jälkeen osallistujille jaettiin roolikohtaisia kotitehtäviä:

• Myynti/markkinointi: Miettikää, millainen olisi meidän unelma-asiakkaamme.
• Projektijohto: Tutkikaa asiakasdataamme ja selvittäkää asiakkaidemme kannattavuus ja tuotot.
• Asiakastuki: Tehkää nykyasiakkaistamme neljän portaan luokittelu (esim. kumppani, ulkoistus).

2. Unelma-asiakkaiden määrittely

Toisessa työpajassa määrittelimme unelma-asiakkaamme yhdessä kaikkien toimintojen (markkinointi, projektitiimit, asiakaspalvelu) kanssa. Eri tiimien näkemykset yhdistettiin, ja saimme hyvän yhteiskuvan siitä, millaisia asiakkaita haluamme tavoitella.

Tässä työpajassa kävimme myös läpi kotitehtävät ja huomasimme esimerkiksi puutteita datassamme: nykyjärjestelmämme ei tarjoa riittävää näkyvyyttä kannattavuuden seurantaan. Tämä havainto oli erityisen silmiä avaava yrityksen johdolle.

Uutena kotitehtävänä osallistujat saivat:

• Toimitus/myynti/markkinointi: Tunnistakaa, ketkä kohdeasiakkaistamme tekevät ostopäätöksiä ja mitkä ovat heidän tittelinsä, tehtävänsä ja muut taustatekijänsä.
• Asiakastuki: Käykää läpi asiakkaidemme yhteyshenkilöt ja listatkaa heidän taustatietonsa.
• Operatiivinen johto: Pohtikaa, miten itse teette ERP-hankkeeseen liittyviä ostopäätöksiä: mistä haette tietoa ja ketkä muut osallistuvat päätöksentekoon?

3. Ostajapersoonien rakentaminen

Kolmannessa työpajassa syvensimme keskustelua ja siirryimme ostajapersoonien rakentamiseen. Keskustelut siitä, miten esimerkiksi oma COO (operatiivinen johtaja) tai CTO (teknologiajohtaja) tekee ostopäätöksiä, herättivät paljon ajatuksia.

Ostajapersoonat saatiin hyvin kasaan markkinoinnin aiemmin tekemän ostajapersoonatutkimuksen avulla. Tämä auttoi myös koko henkilöstöä tunnistamaan ostajapersoonat yhtenäisellä tavalla.

Työpajan kotitehtävänä oli analysoida ostamisen polkua ja tunnistaa kaikki kohtaamispisteet asiakkaan kanssa – sekä miettiä, miten voimme vaikuttaa niissä. Tämä osoittautui haastavimmaksi kotitehtäväksi, mutta se myös nosti RevOpsin ajatusmaailman suurimmat hyödyt esiin.

4. Ostopolun tarkentaminen ja vastuiden määrittely

Neljännessä työpajassa syvensimme ostopolun analyysiä ja siirryimme konkreettisten vastuiden määrittelyyn. Keskusteluissa korostui, että jokainen meistä on osa asiakkaan ostopolkua ja voi vaikuttaa siihen merkittävästi.

Työpajan lopuksi aloimme määritellä selkeitä vastuualueita. Tämä oli haastavaa, sillä sitoutuminen vaadittuihin toimenpiteisiin herätti vastarintaa. Keskustelu jatkui työpajan jälkeen viestien kautta Slackissa.

Huomioita työpajavaiheesta

Työpajojen suunnittelu ja toteutus osoittautui haastavammaksi kuin odotin. Tiivis agenda ja avoin keskustelu on haastavaa yhdistää, ja lisäksi 13 ihmisen kalenterien yhteensovittaminen kahden tunnin mittaiseen työpajaan oli oma haasteensa. Lisäksi työpajojen väliin tuli jäädä ei liian lyhyt, mutta ei liian pitkäkään aika kotitehtäville. Tässä kohtaa tunnistin, että erityisesti Katin kaltaisesta ulkopuolisesta RevOps-ammattilaisesta olisi ollut arvokasta apua. Tämä olisi vapauttanut omaa aikaani vielä enemmän strategiseen johtamiseen ja viestintään.

Lisäksi osa osallistujista ei aluksi nähnyt RevOpsin hyötyjä, mikä aiheutti turhautumista ja jopa vastarintaa. Tämä opetti minulle, kuinka tärkeää on korostaa RevOpsin hyötyjä jo alussa ja saada koko organisaation tuki taakseen.

Yhteenveto: RevOpsin opit puolelta vuodelta ja seuraavat askeleet

Koen että olen RevOps matkallani vasta alussa, mutta jo nyt oppinut valtavasti. Ennen kaikkea olen todella iloinen, että olen pystynyt avaamaan niin monelle ihmiselle näkyvyyttä myynnin ja markkinoinnin toimintaan ja syihin, miksi kohdeasiakkaat ja ostajapersoonat ovat tärkeitä ymmärtää.

RevOps on äärimmäisen mielenkiintoinen tapa johtaa liiketoimintaa, samalla kun se on yllättävän haastava kokonaisuus yhdelle henkilölle. RevOps haastaa kokeneemmankin myynnin ammattilaisen miettimään kokonaisuutta ihan eri kulmalta, mutta samalla se tuo todella paljon lisäarvoa yritykselle.

Suurimmat opit ovat olleet:

• Selkeä viestintä RevOpsin hyödyistä on avain onnistumiseen – sillä tasolla, että yksittäinen ihminen ymmärtää sen hyödyt ja tavoitteet.
• Koko organisaation sitoutuminen on välttämätöntä, alkaen ylimmästä johdosta ja tiiminvetäjistä kaikkiin työntekijöihin. Mikäli et saa tukea koko organisaatiolta, voi RevOpsin vieminen läpi olla todella kivinen mäki kiivettäväksi.
• Työpajojen valmistelu vie enemmän aikaa kuin itse työpajat, ja keskustelut kannattaa tallentaa. Jos keskustelussa on yli 10 henkilöä, on haastavaa pysyä mukana ja saada kaikki olennainen kirjattua.

Parasta RevOpsissa:

Kun koko organisaatio sitoutuu RevOpsin käyttöönottoon, tulee tekemisestä äärimmäisen mielenkiintoista, ja on palkitsevaa seurata ihmisten ajatusten kehittymistä aivan uudelle tasolle.

Seuraavat askeleet:

Meidän RevOps-matkamme on vasta alussa, mutta jo nyt se on avannut meille uusia näkökulmia ja mahdollisuuksia – ja olen varma, että tulokset puhuvat puolestaan. Jatkamme edelleen RevOpsin jalkauttamista osaksi päivittäistä tekemistä. Uskon, että olemme vuoden kuluttua täysin eri tasolla tekemisessämme kuin koskaan ennen!