Työpajankatu 2b E, Helsinki, Finland
+358-40-759 9695

Tarina tehokkaasta myyntiprosessista

Tässä blogikirjoituksessa esittelemme oman yrityksemme myyntiprosessin sekä myyntiputken vaiheet. Meillä Web-veistämöllä on kaksi eri liiketoiminta-aluetta (Web-veistämö verkkopalveluiden toteutukseen ja Avoin.Systems toiminnanohjausjärjestelmiin) ja nämä alueet on jaettu kahteen eri myyntitiimiin, jotka kuitenkin noudattelevat samaa prosessia ja myyntiputkea. Myynnissä hyödynnämme Odoo-toiminnaohjausjärjestelmää, jonka asiakkuudenhallinnan (CRM) sekä myyntitoiminnallisuuksiin on mallinnettu oma liidivaiheensa sekä myyntiputki vaiheineen.

Kaikki hyvät myyntiprosessit käynnistyvät automaatiolla 🙂 Omassa toiminnassamme olemme automatisoineet prosessin alkupäätä niin, että LeadFeeder-palvelu syöttää meille automaattisesti liidejä verkkosivustollamme käydeistä yrityksistä. Palvelu tallentaa tiedon mistä yrityksestä verkkosivustoillamme on vierailtu, millä sivuilla ja kuinka pitkään ja toimittaa nämä tiedot meille. Lisäksi tiettyyn sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit luovat automaattisesti liidin, jota voidaan alkaa viemään eteenpäin tai osoittaa se toisen henkilön hoidettavaksi. Vielä kattavampaa ja monipuolisempaa seurantaa on mahdollista saada markkinointiautomaation kytkemisellä Odooseen.

Karrikoiden Odoon myyntiprosessi toimii siis seuraavasti: Liidi -> Mahdollisuus (myyntiputken vaiheet) -> Tarjous -> Tilaus. Liidi on karkean tason kiinnostus, josta ei välttämättä tiedetä muuta kuin yhteystiedot tai yritys (kuten esimerkiksi messuilla tavatuista henkilöistä). Liidivaihe ei ole Odoossa pakollinen, mutta meillä se helpottaa myyntiä, koska liideinä on paljon erityisesti LeadFeederistä tullutta materiaalia, joista vain osa päätyy käsittelyyn. Hauskana yksityiskohtana erityisesti Web-veistämön joulupeli 2014 kiinnosti paljon kaupunkien työntekijöitä 🙂

Kuvassa näkyy mahdollisuudet eli myyntiputki, jossa on (testiympäristön) mahdollisuuksia eri myyntiputken vaiheissa.

Liidi muunnetaan myyntimahdollisuudeksi aktiivista työstöä varten, jolloin se päätyy myyntiputken ensimmäiseen Uusi-vaiheeseen. Myyntiputkessa mahdollisuuksia aletaan käsittelemään eli niille tehdään aktiivisia toimenpiteitä. Omassa myynnissämme järjestelmä pitää kirjaa tehdyistä toimenpiteistä: lähetetyt sähköpostit, soitetut puhelut, tapaamiset, tehdyt tarjoukset, vaiheiden muutokset ja muut tehtävät. Lisäksi kirjaamme myyntimahdollisuuksiin oletetun liikevaihdon. Odoo vaihtaa myös automaattisesti myyntimahdollisuuden laskennallista todennäköisyyttä, joka vaikuttaa mahdollisuuksien raportointiin (alla listauksessa näkyy myös vaihekohtainen laskennallinen todennäköisyys, jota käyttäjä voi myös itse vaihtaa).

Myyntiputkemme vaiheet ovat:

  • Uusi = Uudet mahdollisuudet, joiden käsittelyä ei vielä ole aloitettu (laskennallinen todennäköisyys 0%)
    • Vaatimukset: Asiakkaan koko (liiketoiminta ja henkilöstömäärä) kyseiseen projektiin arvioitu sopivaksi. Asiakkaan todellinen mielenkiinto on varmistettu ja karkean tason vaatimukset kartoitettu.
  • Odootellaan = Myyntiputkessa edenneitä myyntimahdollisuuksia, jotka ovat jostain syystä jääneet odottamaan päätöstä, budjettia tai aikataulua (todennäköisyys 1%)
  • Tarvekartoitus = Asiakkaan tarpeiden tarkempi selvitys sekä tyypillisesti myös tapaaminen sekä demo (todennäköisyys 0%)
    • Vaatimukset ennen seuraavaa vaihetta:
      • Asiakkaan ilmaisema tarve
      • Aikataulu
      • Budjetti
      • Päätöksentekijä(t)
      • (Päätöksentekokriteerit)
      • (Kilpailijatilanne)
  • Tee tarjous = Asiakas on todettu sopivaksi ja heille halutaan lähteä tarjoamaan  (todennäköisyys 10%)
  • Tarjous lähetetty = Tarjous tai hinta-arvio on lähetetty asiakkaalle. Sisältää tyypillisesti asiakkaan päätöksen odottelua, tarjouksen esittelyä tapaamisessa sekä tarkempia neuvotteluita. (todennäköisyys 20%)
  • Voitettu = Tarjous hyväksytty. Voidaan siirtyä toteutusvaiheeseen eli sopimus allekirjoitetaan sekä projekti käynnistyy. (todennäköisyys 100%)
  • Hävitty = Tarjous on hylätty. Kirjataan syy häviämiselle. Kysytään palaute hinta-arviosta ja toiminnastamme tarjousprosessissa.
  • Peruttu = Tarjouspyyntö on peruuntunut jostain syystä asiakkaan tai meidän toimesta.
Malli verkkosivutarjouksesta

Myyntimahdollisuuteen liitämme asiakkaalle lähetettävän tarjouksen, joka on pdf-muotoinen dokumentti tai verkkosivupohjainen esitys. Verkkosivupohjaisen tarjouksen etu on siinä, että siihen voidaan liittää kuvia, taulukoita, otsikoita ja muita visuaalisia elementtejä tekstin lisäksi. Asiakas voi myös hyväksyä verkkosivutarjouksen suoraan saamastaan linkistä tai kommentoida muuten saamaansa tarjousta. Hyväksytty tarjous hyväksytään asiakkaan tai meidän toimesta tilaukseksi, joka käynnistää omat prosessinsa esimerkiksi luo automaattisesti projektin tehtävineen ja tuntiarvioineen.

Odoo kerryttää raportoinnillista dataa jokaisesta vaiheesta. Tekemämme KPI-raportit (engl. Key Performance Indicator) olemme tallentaneet valmiiksi suosikeiksi, joita katsellaan myyntipalavereissa sekä johtoryhmän tapaamisissa. Odoon kattavat raportointiominaisuudet helpottavat yrityksen myynnin tilanteen ja toteuman seurantaa merkittävästi. Tietoja voidaan tarkastella liidi-, myyntimahdollisuus-, tarjous- tai tilaustasolla. Lisäksi tietoja voidaan kuutiomaisesti porautuen katsella myös myyntitiimin, myyjän, asiakkaan, tuoteryhmän tai esim. tuotteen näkökulmasta vertaillen.

Raportointinäkymä lajiteltuna myyntitiimeittäin ja myyjittäin per asiakas

 

Mitä hyötyä on määritellystä myyntiprosessista? Yhteisesti sovittu sekä työkaluun visualisoitu myyntiputki mahdollistaa myynnin tilanteen seurannan ja ohjaamisen. Ilman näkyvyyttä avoimiin liideihin tai myyntimahdollisuuksiin on myyntijohdon mahdotonta arvioida sekä ohjata tilannetta ja puuttua mahdollisiin epäkohtiin. Lisäksi toimenpiteiden merkitseminen järjestelmään auttaa muita myyjiä kehittämään toimintaansa, kun kaikki asiakkaan kanssa käyty keskustelu on helposti löydettävissä. Sama pätee tietysti myös poissaolotilanteisiin – toinen henkilö pystyy ottamaan tilanteen haltuunsa, kun kaikki viestintä ei ole yksityisissä sähköpostilaatikoissa. Järjestelmän käyttäminen mahdollistaa myös datan hyödyntämisen aivan uudella tavalla. Raportoinnissa on mahdollista katsella esim. liidien aukioloaikaa päivissä, myyntimahdollisuuksien edellistä toimenpidepäivää, myyntimahdollisuuksiin liittyvää liikevaihtoennustetta, tarjousten katetta asiakkuuksittain ja montaa muuta tekijää. Hyvin määritelty ja käyttöönotettu myyntiprosessi työkaluineen sitoo koko organisaation mukaan myyntiorientoituneeseen toimintaan.

Mikä sitten tekee myyntiprosessistamme tehokkaan? Paras indikaattori tehokkuudesta on se, että myyntimme kasvaa ja kehittyy jatkuvasti. Olemme määritelleet yhteiset käytännöt, joita hyödynnämme päivittäin toiminnassamme. Kun kaikki tekijät tekevät sovitulla tavalla niin toiminta on mitattavaa. Mitattavuus taas mahdollistaa myynnin seurannan, ennustamisen sekä kehittämisen aivan toisella tasolla. Lisäksi kehitämme myyntiprosessiamme sekä työkalujamme jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön tarpeita vastaavaksi. Hyödynnämme kehityksessä myös erittäin kokeneita asiantuntijoita myynnin sekä asiakkuudenhoidon saralla.

 

Haluaisitko kuulla lisää myyntitoiminnallisuuksista? Ota yhteyttä!

Liittyvät artikkelit